人事档案管理制度范本

　员工档案管理制度

　 第一章

　总则

　第一条 目的：为加强公司员工档案的科学管理，逐步实现员工档案管理科学化、统一化、标准化，特制定本办法。员工档案工作，是人力资源工作的重要组成部分，是人力资源工作的基础之一。

　第二条 适用范围：本制度适用于 xx 公司及其下属项目部，凡在本公司试用、在职和离职的正式员工，自入职开始均应建立员工档案。

　第三条 归档范围：凡员工的简历、由公司保管的证书、各类证书复印件、应聘申请表、面试评价单、入职体检单、背景调查文件、担保书、入职通知单、员工异动表、薪资调整表、公司奖励证明、员工调查表、转正审批表及转正材料、劳动合同、离职通知单等只涉及员工本人的资料均应归入员工档案。

　第四条 职责分工：人力资源部负责员工档案的管理工作，指定专人（兼职）负责员工档案的收集、整理、保管、统计和借阅工作。公司全体员工有义务提供建立档案所需资料。

　第五条 密级分类：公司档案分为绝密、机密和一般档案，公司副总及以上领导档案密级为绝密，其它员工档案除特别注明密级应为机密。

　第二章

　员工档案的建立

　第六条 归档时间：员工应聘申请表审批结束后，7 个工作日内应当建立员

　工档案。员工在工作过程中产生的需补充至员工档案的文件，应在文件正式完成后的 7 个工作日内存入档案。

　第七条 归档要求：

　（一）

　归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　（二）

　在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、过程文件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，合并立在一起，不得分开；适用于员工档案归档范围且涉及副总及以上领导的绝密文件可归入员工档案，适用于员工档案归档范围但涉及副总以下员工的绝密文件应单独立卷归入其它人事档案。

　（三）

　员工档案每名员工分设一卷，每个部门（或项目部）分设一档。

　（四）

　卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。

　（五）

　永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

　（六）

　有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

　（七）

　案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

　（八）

　案卷装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一

　并立卷。

　 第二十五条 库房档案按照从左向右、由上至下顺序排列，档案柜与墙壁保持一定距离，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。

　（一）

　卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　（二）

　案卷各部分的排列格式：案卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

　（三）

　归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

　（四）

　企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案管理员检查验收文件材料并及时归档。

　（五）

　企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案管理员归档。

　（六）

　企业各类文件材料归档一式一份，比较重要和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。

　（七）

　照片档案归档要求：照片、底片、说明三部分组成；录像、磁盘要求附编号、内容、摄制者时间。

　第一条

　档案借阅制度 （一）

　借阅档案者应先向档案管理员说明借阅理由和要求，借阅只限本人工作范围内，查阅后必须在利用登记簿上认真登记，写明借阅理由，如借阅要求不当，档案员有权拒绝借阅。

　（二）

　外单位查阅者一律凭单位公函、介绍信，经有关领导批准后方可查阅。凡抄录复制档案的单位和个人都必须严格履行审批手续，经有关领导批准方可复制抄录。

　（三）

　档案利用者，归还档案时，工作人员必须当面查清、注销，如有损坏和丢失应及时追查，并报领导，追究处理。

　（四）

　借阅密级档案，必须经过主管领导和档案管理员同意批示，方可借阅，手续不齐，档案员有权拒绝借阅，借阅者应严格遵守保密制度。

　（五）

　借阅者要精心保护好档案，不得在档案上随意涂划、折页、作记号，如造成档案资料损坏、遗失或失密者，应写出书面检查，并视情节经重追究处理。

　第二条

　档案保密制度 （一）

　档案管理员对企业档案的保密负有主要责任，档案管理员必须有高度的责任感，反对麻痹思想，严防事故的发生。

　（二）

　不该说的机密绝对不说，不该知道的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，绝对不利用机密谋取私利。

　（三）

　各种机密档案材料，要实行定期清查和按时归档，收退、销毁。销毁的文件资料均应造册登记，并经领导批准，不得把密级文件刊物、资料向废品收购部门投售。

　（四）

　密级档案必须按规定范围阅读，严禁外借、外带。厂内借阅要经过主管领导和部门负责人同意批示，密级文件不准抄录、复印、转载。

　（五）

　档案存放室属机要重地，未经批准，不得擅自进入。

　（六）

　经发现泄密事件，应按级负责，追究责任，对泄密者，要进行批评教育，严重者给予处分。

　第三条

　保密范围 凡是形式上不能公开的，直接影响企业利益和内部团结的文件、表册、照片等档案材料均属保密范围。具体内容如下：

　（一）

　不作公开的厂务会议、党委会议的记录以及有关工作记事。

　（二）

　人事方面的关于个人档案及有关资料。

　（三）

　来信、来访反映有关情况记录等。

　（四）

　上级规定的密级文件。

　（五）

　财务档案中的机密事项。

　（六）

　重要的出口产品生产技术。

　（七）

　本企业创造发明的新工艺、新技术、新产品等。

　（八）

　其他应该保密的科技技术档案。

　第四条

　文书档案管理制度 （一）

　文书档案形成 文书档案的形成是本公司发展过程中逐步积累的资料，经办人员经过收集、记录，定期整理、归类，保持文书档案的完整性。

　文书档案书写一律用钢笔或毛笔，不得用非文书用笔或水，字迹要清楚，书写要端正。

　（二）

　文书档案的保管 立卷的文书档案根据其使用价值分为永久、长期、短期三种保管形式。

　文书档案专柜应统一集中保管，分类要清楚，取阅要方便。

　文书档案专柜，设在干燥通风，不易漏水的地方，注意受潮变质，防止虫蛀。

　（三）

　不归档的文书材料 1．无查考价值的临时事务文件。

　2．无特殊保存价值的信封。

　3．各部门之间互送的一般文字材料。

　4．以参考为目的从各方面搜集来的文字材料。

　5．参加会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文字材料。

　（四）

　文书档案的销毁 1．已满保管期限，确认失去继续保存价值的。

　2．上级文件有明文规定应销毁的。

　3．应销毁的文书档案，由档案管理员填写销毁文件登记表，召集有关人员进行鉴定和核对，并经批准后方可销毁。

　第五条

　人事档案管理制度 （一）

　人事档案由人力资源部在档案管理员的指导下收集和立卷，并定期向档案管理员提交档案目录。三年以上的人事档案可移交档案管理员保管。

　（二）

　人事档案的保管参照文书档案管理制度执行。

　（三）

　人事档案为秘密文件，一般不允许借阅。特殊情况，确实需

　要借阅的，需主管领导批准方可。

　第六条

　会计档案管理制度 （一）

　立卷和归档 1．会计档案的归档范围是一个核算单位在会计核算中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计核算专业材料，不包括与财会工作有关的政策、制度、预算、计划、工作总结和报表、统计资料及往来文书等材料。

　2．企业每年形成的会计核算材料，由财务部按照归档要求，负责建立案卷，连同移交清册交档案管理员保管。

　3．对以下会计专业材料另行组卷 土地征用及重大固定资产的买卖单据。

　债权债务单据。

　交通肇事、工伤事故处理单据。

　涉外（含港、澳、台地区）的会计材料。

　有必要延长保管期限的其他会计材料。

　4．会计档案分类方法 年度-----形式------保管期限 5．会计档案立卷后，可暂由本部门保存一至三年，保存期满前移交给档案管理员。移交会计档案时，要由财务部编造移交清单，档案管理员根据移交清单，认真核对清楚后办理移交手续，交接双方和监交人需在移交清单上签名盖章。

　6．撤销、关闭、停办、合并单位的会计档案，应随同本单位的其他档

　案一并移交给有关企业或档案管理员，并按规定办理交接手续。

　（二）

　管理和利用 1．企业要建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等各项制度。

　3．档案馆梨园保管的会计档案，应保持原卷册的封装，不得随意拆封，如确需要重新加工整理，需报分管领导批准，会同财务部门共同拆封整理，重新整理装订后，双方应加盖印章。

　4．会计档案管理要做到安全，有专柜（箱）存放，不得随意堆放，不得毁损、散失和泄密。

　5．档案管理员对会计档案的保管与同其他档案管理。制定管理制度，对违反制度的有权进行监督纠正，情节严重的向领导提出处理意见。

　6．积极开发会计档案信息资源，为本企业经济效益提供利用。会计档案原件原则上不得外借。向外单位提供利用时，要经本企业分管领导批准。

　（三）

　鉴定和销毁 1．会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 类。会计档案的保管期，从会计年度终了后第一天算起。

　2．会计档案保管期期满，需要销毁时，由档案管理员提出销毁意见，会同财务部门派人监销。

　3．企业销毁会计档案经企业领导审批，报上级主管部门批准，同时派员监销，监销人在销毁会计档案前，认真进行清点核对，销毁后在清单上签名盖章。

　第七条

　档案保管制度 （一）

　档案保管 1. 接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

　2. 存放档案必须有专用柜、架，存放方法要科学和便于查找。

　3. 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后底图入库，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。

　4. 存放照片、磁带要用特制的密封盒，胶片页夹和影集按编号顺序存放。

　5. 要定期进行库存档案的清理核对，做到账、物相等，对破损或载体变质的档案，要进行修补和复制，库存档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因，保存依据。

　（二）

　档案库房的一般要求 1．保持档案库房良好的卫生环境，档案柜、箱、木橱排列整齐有序。

　2．落实防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害物质，防污染等安全措施，发现隐患，立即整改。

　3. 保管、保养好库房内的工具、设备，定期进行保养。

　4. 库房系机要部位，除档案员及主管领导外，其他人员未经允许，不得进入库房。

　 2 本部门档案指本部门过去和现在从事招聘、培训、考核、薪酬福利管理等人事工作中，产生的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子文档等不同载体形式的记录，是人事部门全部档案的组成部份。

　3 归档的文件材料必须按年度立卷，本部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

　4 部门归档工作由部门负责人领导，按档案的分类指定人员负责收集、整理、立卷归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁 本部门档案分为：招聘类档案、考核类档案、培训类档案、薪酬福利类档案、员工档案、电子文档、 凡属本制度第二章归档范围中产生的音像、证件、证书、光盘、软件等特殊载体档案，以所含内容归属其相应类目。

　各类档案的归档范围：

　员工档案、人事异动表、劳动合同、 简历（书面、电子）、面试者资料、 考勤记录、考勤表、签到簿、 工资表、佣金表、餐费发放表、交通费发放表、过节费发放表、慰问品发放表、保险申报表 公司发文、各类批示、请示、批复、 培训资料 电子文档 声像资料 购买的资料 简报、 工作计划

　各类统计报表 为员工开具的各类证明：考试、收入证明、职工身份证明、婚育证明、情况说明 员工社保转移单、入职体检单、健康体检结果 借据 考核类：考核表

　1． 归档要求、时间和手续 3．1 公司各部门应根据本部门职责和文件材料归档范围的规定，对归档前的文件材料妥善保管。

　3．2 公司各部门应当指定人员负责文件材料的收集、积累工作，并根据文件材料的有机联系进行预立卷。

　3．3 凡属归档的文件材料一律用钢笔或毛笔书写，不得用圆珠笔、铅笔或复写纸复写，文件材料的纸张整齐、纸质优良，无污物、无撕裂。

　3．4 归档文件材料必须完整、准确地反映本公司生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

　3．5 照片档案必须连同底片一起归档，做到底片、正片相附；录音、录像、磁盘、光盘档案应填写其相应的技术内容和著录项。

　3．6 案卷装订前，档案部门应协同立卷单位对案卷质量进行一次认真地检查。

　(二)文件材料的收集管理

　第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

　第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

　第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

　1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

　2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

　第七条 各部门专(兼)职文书的职责：

　1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

　2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

　3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

　(三)归档范围〖HT〗 第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

　第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

　第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。

　第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

　第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　第十四条 信访工作材料。

　第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

　第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　(四)平时归卷 第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

　第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。

　第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

　第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。

　(五)立卷(案卷质量要求)〖HT〗 第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

　第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

　第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

　第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

　第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

　第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

　第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

　第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

　第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

　案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

　第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

　第三十五条 本制度自印发之日起实施。