青年志愿者协会全体大会策划

　青年志愿者协会大会策划书

　6 2016 年 年 X XX 大学青年志愿者协会

　全体大会策划书

　目录

　一、大会主题：

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　2 2

　二、大会目的：

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　2 2

　三、大会时间：

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　2 2

　四、大会地点：

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　2 2

　五、出席人员：

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　3 3

　六、前期准备: :

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　3 3

　七、活动流程

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　7 7

　八、后期工作

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　9 9

　附件一

　布场图

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　9 9

　附件二

　各部门工作表

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　10

　 一、大会主题：

　薪火相传，扬帆起航 二、大会目的：

　2016 年，XX 大学青年志愿者协会在为 XX 大学成立至今已到第十一个年头。这是一个新的起点，13 届新部委的到来和 13 届管理层的成立为校青协这个温馨的大家庭注入了新鲜的血液，他们将继续发扬青协“奉献、友爱、互助、进步”的精神，为协会新的辉煌贡献自己的一份力量。本次全体大会将正式确立 XX 大学青年志愿者协会的领导核心，增强青协凝聚力，加深 13 届正式部委对校青协的认识，保持青协工作的传递性，使协会日后的工作能够协调有序高效的进行。让青协一路扬帆起航！

　三、大会时间：

　2016 年 10 月 27 日（周日）

　18:00-20:00 四 、大会地点：

　图书馆讲学厅

　五、出席人员：

　1、XX 大学校团委指导老师 2、XX 大学青年志愿者协会前任理事会成员、新任理事会成员 3、新旧部长及各个部门新干事 4、XX 大学各大组织学生代表（XX 大学学生会、社团联和会、红十字会、自律委员会、职业发展委员会、BBS、广播台、妇委会等）

　5、XX 大学 21 学院青协分会学生代表 6、外校组织学生代表 六、前期准备: :

　1 1 、时间安排

　日期

　工作内容

　负责人

　备注

　 10 月 22 日 （星期二）

　1、拟写好相关邀请函内容并发给理事层的审核 2、电子版邀请函内容发给【宣传部】

　3、拟写邀请前任各部门部长、部委的短信模板并发给理事进行审核

　秘书部

　 联系、申请并确认大会地点

　 人力部

　 相关部门负责电话联系校团委指导老师、各大校级组织、学院青协分会、外校组织，确定可参与会议的人员名单并交给【秘书部】

　 秘书部

　校园部

　外联部

　 各部门配合网络部拍摄大会所需部门视频并完成剪辑。

　 网络部

　 联系前手语队的现任部长，进行会歌《在你身边》手语表演排练 志拓部

　排练时间自行安排 1、通知部委练习会歌《在你身边》 2、各部门确定本部门的口号

　 各部门

　提醒部委一定要记住歌词

　1、完成主持人的选拨工作 2、根据会议流程拟写好主持稿初稿

　 外联部

　 设计好电子版还有纸质版邀请函模板，并交给理事层的审核

　宣传部

　秘书部确认参与会议嘉宾名单

　 10 月 23 日 （星期三）

　收集各理事层成员、以及各部长自我介绍的资料（包括个人相片，自我介绍，未来寄语）

　 网络部

　用于制作大会 PPT 1、负责事前联系旧理事会成员，确认出席人员以及跟新旧理事会确认讲话人员以及讲话内容的安排 2、【各部门】收集工作人员名单（部门、姓名和联系方式）

　 人力部

　1、收齐各个部门最终干事人选，并交给【秘书部】存档。

　2、【各部门】通知新干事全体大会的时间、地点，并确认可参与的人员名单一并发给秘书部。

　3、【各部门】联系前任部长以及部委确定出席会议人员名单并发给秘书部。

　秘书部

　名单格式根据 【活动名单模板】制作

　相关部门负责发邀请函给校团委指导老师、各大校级组织、学院青协分会以及外校组织

　秘书部

　校园部

　外联部

　 联系参与会议的院青协学生代表，确定 1 个上台演讲的学院代表并告知【人力部】

　校园部

　通知准备演讲稿

　10 月 24 日 （星期四）

　对工作人员进行分组，确定小组负责人和各小组组员名单，并将各组名单发给小组负责人

　制作大会流程并发给【秘书部】

　 人力部

　1.准备前任理事会成员及各部门部长、部委的聘书 2、确定所有参与会议的人员名单，制作并打印签到表 3、收集参加会议的外校组织全称（联系【外联部】）

　4、根据确认参与大会的嘉宾名单准备好嘉宾座前卡 5、根据人力部制作的流程表打印大会流程 6、准备宣誓誓词

　 秘书部

　1、由于本次大会参与人员较多且来源不同，签到需分开签到。老师、校外嘉宾、学院、青协内部用表格签到（该处由秘书部商定，报理事层审批）

　2、会议流程需用红纸打印，数量为当天出席的嘉宾的总和（秘书部商定）

　 制作好大会当天所需 ppt 与视频资料并交给理事层的审核

　 网络部

　 主持人根据大会流程写主持稿并交给理事审核 统计好参加全体大会的高校名称、人数及名单，并发给秘书部 外联部

　 统计好参加全体大会的院青协名称，人数及名单，并发给秘书部 校园部

　 踩点，安排好会议当天布场并制作简要布场图

　 人力部

　 10 月 25 日 （星期五）

　根据物资表准备好所有会议需要的物资

　秘书部

　 各部门提醒新干事们会议时间和入场时间

　各部门

　网络部 准备会前播放的图片及音乐 网络部

　 联系会议当天所有工作人员沟通工作安排并进行一次简单的彩排 人力部

　 备注：前期的准备工作请各部门在规定时间内完成，人力资源部安排人员监督落实。

　2 2 、 工作人员安排

　组别

　人数

　（包括组长）

　负责人

　工作内容

　主持组

　3 XXX 会议主持工作 签到组

　7 XXX 1、人员集中时向物资组领取签到工作所需物资。

　（签到表等）

　2、工作分协会人员与特邀嘉宾两个部分

　 4 人负责协会人员签到

　 2 人负责特邀嘉宾签到

　礼仪组

　7 XXX 1、工作期间必须穿支援者服，佩戴绶带。（穿着要求：长裤、不准穿拖鞋。）

　2、人员签到后指引其到对应部门的座位就座。（特别注意对外校嘉宾的指引）

　3、大会期间递送聘书及会旗上台 物资组

　8 XXX 1、按照全体大会策划如期准备好大会所需物资。

　2、大会开始前两日确认一遍所有物资是否准备齐全。

　3、本周日（10 月 17 日）下午将物资运至会场。

　4、物资运抵之后与控场组合作布置现场。

　5、大会结束后收集清点物资，确认无误后将物资运回青协办公室。

　6、收发大会物资时必须做好登记工作。

　技术组

　3

　XXX

　1、10 月 26 日（星期六）确认影像器材（相机、笔记本等）及影音材料（ppt 及视频资料）准备完毕。

　2、大会当天工作人员集中后调试现场影音设备，确保无故障。

　3、与会人员签到期间播放校青协图片材料及暖场音乐。

　4、会议开展期间配合会议进程操作电脑及投影设备等操作。

　摄影组

　3 XXX 负责大会的摄影工作。

　控场组

　9 XXX 1、结束后做好会场清洁工作（清理垃圾和杂物）

　2、资运抵后开始布场工作（按照布场图进行场 3、布置、悬挂会旗及横幅等）

　4、悉现场座位分布。签到时维持会场秩序，适时协助引导组指引与会人员就座。

　（大会开始前 6 人在室内维护秩序，2 人在会场后门把守）

　5、大会期间维持现场秩序 （维持大会现场安静、有序）

　6、会议期间配合会议进程开关灯，负责准备好会旗和聘书。（2 人，一男一女）

　7、大会结束后协助物资组进行收场工作。

　备注：

　1、各负责人不参与具体的工作，主要负责监督与落实各自小组工作，如有任何

　 特殊情况请及时与【控场组】沟通。

　2、每小组组长需带工作证。【签到组】、【礼仪组】、【控场组】、【技术组】组员要穿志愿服以

　及【礼仪组】要佩戴绶带。

　 3 3 、 物资及预算

　物品

　数量

　单价

　总价

　备注

　常规物品 会旗 1 面 — —

　科中服务队队旗 1 面 — —

　志愿者服

　40 件 — —

　胶凳

　20 张 — —

　绶带 20 条 — —

　红桌布 1 张 — —

　签到桌 2 张 — —

　拖车 1 台 — —

　包装绳 1 卷 — —

　剪刀 3 把 — —

　透明胶 3 卷 — —

　双面胶 3 卷 — —

　物资表 5 张 0.1 元 0.5 元

　签到表

　3 份(10 张) 0.1 元 1 元 秘书部制作 红纸 2 张 — — 嘉宾签到 流程表（工作人员用）

　20 张 0.1 元 2 元

　流程表（嘉宾用）

　50 张 0.1 元 5 元 数量待定

　 布场图 20 张 0.1 元 2 元

　 嘉宾名牌 50 张 0.1 元 5 元 数量待定 笔 10 支 — —

　矿泉水 50 瓶 2 元 100 元 数量待定 活动所需物品 排插 1 个 — —

　U 盘 1 个 — — 网络部自备 手提电脑 1 台 — — 照相机 2 台 — — 聘书

　— —

　横幅 1 条 — —

　聘书封面 5 个 — —

　七、活动流程

　时间

　内容

　备注

　16:45-17:30 布场 【物资组】【控场组】布场 【技术组】调试好各项设备 17:30-18:00 嘉宾签到、入场 【签到组】签到

　【礼仪组】引导嘉宾入座 【技术组】播放青协图片及暖场音乐 【控场组】维持入场秩序 18:00-18:05 大会开始，介绍与会的嘉宾及大会流程

　18:05-18:15 前任副会长对青协上学年工作的总结发言 若前副会无法参与，则安排前理事发言 18:15-18:25 前任理事会成员给前任理事会及前任部长们颁发聘书 【控场组】准备好聘书 18:25-18:30 会旗交接仪式

　【控场组】准备好会旗 18:30-18:40 新任副会长介绍，会长对青协未来一学年发展方向的发言。

　不需要主持人介绍，PPT 要显示介绍内容。

　18:40-19:00 理事层、八个部门及桂花岗分会视频介绍 【控场组】注意开关灯 19:00-19:30 理事层成员、八个部门的部长及桂花岗分会的副会长副秘书长上台作简介 1、部门上台顺序：秘书部，人力部，外联部，网络部，向日葵，校园部，宣传部，志拓部，桂花岗分会 2、每位理事、每个部门 2 分钟发言时间 19:30-19:35 学院青协分会代表致辞 学院代表自行准备 PPT 19:35-19:40 新干事代表发言并带领全体新干事宣誓 新干事代表：王雯（待定）

　19:40-19:45 广东科学中心志愿服务队换届仪式 主持人介绍，PPT 播放 【控场组】准备好科中服务队队旗 19:45-19:50 广东科学中心服务队亮相 主持人介绍，PPT 播放 19:50-19:55 《在你身边》歌曲大合唱，大会结束 所有部长上台领唱，进行手语表演 19:55-20:00 青协大合照

　注意事项：

　1、 所有参与会议的理事及部长需正装出席。部委需穿长裤，不可以穿拖鞋。

　2、 在大会期间如非必要，请不要擅自离场，如有急事需立场请先告知各部门部长。

　3、大会期间请将手机关机或者调成震动。

　4、 在大会期间请不要交头接耳以及大声喧哗。

　5、 大会结束后，请带走随身物品，不要留下任何垃圾。

　6、现场所有事宜请服从工作人员安排。

　7、如遇特殊情况，具体事宜另行通知。

　八、后期工作

　负责部门

　工作内容

　秘书部

　1、 干培结束后清点物资，确保物资数量无误 2、 做好干培活动的工作记录，并在活动结束后通知各个部门写活动感想并收集。

　人力资源部

　干培结束后安排工作人员清理场地和归还场地 网络资讯部

　1、收集并制作好此次干部培训活动的视频、进行照片的筛选后，在网络媒体（微博、网站等）发布 2、为青协开设此次活动的宣传专题，保证新闻稿的更新与同步，进一步扩大广大校青协的知名度。

　所有部门

　进行部门内的总结感想，部门间进行活动后感想交流 附件一

　布场图

　讲学厅布场示意图

　说明：

　1. 每格代表实际现场座位 5 行（讲学厅总共大约 14 行）； 2. A 区：左边座位区域，B 区：右边座位区域 ，C 区：签到处；

　3. 前门只开一扇门。

　 附件二

　各部门工作表

　部门

　工作

　完成时间

　备注

　 秘书部 1、拟写好相关邀请函内容并发给理事层的审核 2、电子版邀请函内容发给【宣传部】

　3、拟写邀请前任各部门部长、部委的短信模板并发给理事进行审核

　0 10 月 月 2 22 日（星期二）

　1、统计各部门正式成员名单 2、发送邀请函给校级组织，老师 0 10 月 月 3 23 日（星期三）

　1、准备前任理事会成员及各部门部长、部委的聘书 2、确定所有参与会议的人员名单，制作并打印签到表 3、收集参加会议的外校组织全称（联系【外联部】）

　4、根据确认参与大会的嘉宾名单准备好嘉宾座前卡 5、根据人力部制作的流程表打印大会流程 6、准备新干事宣誓誓词

　 0 10 月 月 4 24 日（星期四）

　根据物资表准备好大会物资 0 10 月 月 5 25 日（星期五）

　 人力部 联系确认大会场地 0 10 月 月 2 22 日（星期二）

　1、联系旧理事会成员，确认出席人员以及跟新旧理事会确认讲话人员以及讲话内容的安排 2、收集工作人员名单（部门、姓名和联系方式）

　0 10 月 月 3 23 日（星期三）

　1、对工作人员进行分组，并将分组结果通知组长 2、把大会流程发给秘书部 3、踩点并制作好场地平面位置图 0 10 月 月 4 24 日（星期四）

　安排分组组长会议并进行简单彩排 0 10 月 月 5 25 日（星期五）

　 外联部

　 电话通知各高校青协负责人有关全体大会事宜 0 10 月 月 3 23 日（星期三）

　1、选拔主持人，并根据会议流程拟写主持稿 0 10 月 月 3 23 日（星期三）

　1、发送邀请函给各高校青协负责人。

　0 10 月 月 4 24 日

　（星期四）

　 1、统计好参与全体大会的各高校的高校名称及人数，发给秘书部 2、将主持稿发给理事审核 0 10 月 月 4 24 日

　（星期四）

　安排主持人参加彩排 0 10 月 月 5 25 日（星期五）

　 网络部 完成全体大会部门介绍视频剪辑 0 10 月 月 2 22 日（星期二）

　收集各理事层成员、以及各部长自我介绍的资料（包括个人相片，自我介绍，未来寄语）

　0 10 月 月 4 24 日（星期四）

　制作好大会当天所需 ppt与视频资料并交给理事层的审核 0 10 月 月 5 25 日（星期五）

　准备好会前播放的图片及音乐 0 10 月 月 5 25 日（星期五）

　宣传部 设计好电子版还有纸质版邀请函模板，并交给理事层的审核

　0 10 月 月 3 23 日（星期三）

　 校园部 通知各学院青协全体大会有关事宜 0 10 月 月 2 22 日（星期二）

　 给各学院青协发放邀请函，并通知一个学院青协代表准备好演讲稿上台发言 通知好科中服务队的前队长及新队长 0 10 月 月 3 23 日（星期三）

　 统计好各学院青协的学院名称及参会人数，发给秘书部 0 10 月 月 4 24 日（星期四）

　志拓部 联系原手语队的部长，进行会歌的手语排练 0 10 月 月 2 22 日（星期二）

　全青协 1、通知部委练习会歌《在你身边》 2、各部门确定本部门的口号 0 10 月 月 2 22 日

　（星期二）