六、公司采购规程 运行维护规程

来源:导游资格 发布时间:2020-03-18 点击:

  六、公司采购规程

 (一) 请购单

 第一条

 请购应按照存量管制基准和用料预算的有关规定,并参考库存情形开列请购单,逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项,经本部门主管审核后按规定逐级呈核并编号,最后送采购部门。

 第二条

 来源与需用日期相同的物品材料,可以一单多品方式提出请购。

 第三条

 特殊情况需按紧急请购办理时,可在“请购单”“备注”栏注明原因,以急件递送。

 第四条

 作业福利用品由物管部门按月实际耗用状况,并考虑库存条件,填具“请购单”办理请购。

 第五条

 以下总务性物品可免开清单,而以“总务用品申请单”委托总务部门办理,主要包括:贺电用物品、招待用品和书报、名片、文具、报表等,以及小额采购的材料。

 (二) 采购规定

 第六条

 内购由国内采购部门负责办理。外购由国外采购部门负责办理,其进口事务由业务部门办理。

 采购重要材料应由总经理与供应商(或代理商)议价。对于专项用料,必须时由经理或总经理指派专人或指定部门办理采购。

 表12-7

 材料准购单

 总号

 编号

 请购日期:

 年

 月

 日

 请

 购

 栏

 准

 购

 栏

 材料名称

 材料编号

 上次采购

 日期

 厂商

 厂牌

 单位

 编制科目

 材料规格

 材料标准

 供

 应

 商

 名称

 请购数量

 单位

 需用

 日期

 地址

 用

 途

 电话

 备注

 单价

 约定交期

 主管部门

 请购

 批示:

 经理

 采购

 第七条

 采购部门应按材料使用及采购特性,选择最有利的方式进行采购。

 1.集中计划采购:对具有共同性的材料,应集中计划办理采购。经核定材料项目,通知各请购部门提出请购计划,报采购部门定期集中办理。

 2.长期报价采购:凡经常使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,报批后通知各请购部门按需提出请购。

 3.采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况,分类划定材料采购作业期限,并通知各有关部门。

 (三) 国内采购作业

 第八条

 内购价格

 1.采购人员接到“请购单(内购)”后应按请购事项的缓急,并参考市场

 行情、过去采购记录或厂方提供的报价,精选三家以上供应商进行价格对比。

 2.如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品,采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明,报经主管核发,并转使用部门或请购部门签注意见。

 3.属于惯例超交者(如最低采购量超过请购量),采购人员应在议价后,

 在请购单“询价记录栏”中注明,报主管核签。

 4.对于厂商报价资料,经办人员应深入研究分析,并以多种方式向厂方议价。

 5.采购部门接到请购部门紧急采购口头要求,主管应即指定经办人员先做询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。

 第九条

 内购呈批手续

 询价完成后采购经办人员应在“请购单”详填询价或议价结果,拟定“订

 购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”,经主管核批,并按采购审批权

 限呈批。

 第十条

 内购订购程序

 1.采购经办人员接到已经审批的“请购单”后应向厂方传递“订购单”,

 并确定交货日期,要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方

 式”。

 2.分批交货时,采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章,以便识别。

 3.采购人员使用暂借款采购时,应在“请购单”加盖“暂借款采购”章,以便识别。

 第十一条

 内购进度控制

 1.国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段,依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。

 2.采购人员未能按既定进度完成采购时,应填制“采购交货延迟情况表”,并注明“异常原因”及“预定完成日期”,经主管批示后转送请购部门,与请

 购部门共同拟定处理对策。

 第十二条

 内购单据整理及付款

 1.来货收到以后,物管部门应将“请购单”连同“材料检验报告表”(其

 免填“材料检验报告表”部分,应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门与发票核对。确认无误后,送会计部门。会计部门应于结账前,办妥付款手续。如为分批收料,“请购单(内购)”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。

 2.内购材料须待试用检验的,其订有合同部分,按合同规定办理付款,未订合同部分,按采购部门报批的付款条件予以付款。

 3.短交待补足的,请购部门应依照实收数量,进行予以付款。

 4.超交应经主管批示方可按照实收数量进行予以付款,否则仍按原订货数付款。

 (四) 国外采购作业

 第十三条

 外购价格

 1.外购部门按照“请购单(外购)”需求急缓加以办理,依据供应商报价,并参考市场行情及过去询价记录,向三家以上供应商询价。特殊情形(比如独家制造代理等原因)下除外,但应于“请购单(外购)”注明,在此基础上进行比价、分析、议价。

 2.请购材料规范较复杂时,外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见,再转请购部门确认。

 第十四条

 外购呈批手续

 1.比、议价完成后,由外购部门填具“请购单(外购B)”,拟定“订购

 厂家”、“预定装运日期”等,连同厂方报价,送请购部门按采购审批程序报

 批。

 2.核决权限

 (1)采购金额在8000元以下者由部门经理核决。

 (2)采购金额超过8000元者由总经理核决。

 3.采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更,请购部门须按新的情况所要求程序重新报批。但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。

 表12-8 采购核准单

 年

 月

 日

 请购部门

 请购总号

 董 事 长

 品名数量

 报

 价

 总 经 理

 副总经理

 经

 理

 签

  呈

  意

  见

 承办部门

 第十五条

 外购订购程序

 1.“请购单(外购)”经报批转回外购部门后,即向供应商订购并办理各

 项手续。

 2.如需与供应商签订长期合同,外购部门应将签订的长期合同书,按采购审批程序报批后办理。

 第十六条

 外购进度控制

 1.外购部门依照“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。

 2.外购部门在每一作业进度延迟时,应主动开具“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策,凭以修订进度并通知请购部门。

 3.外购部门一旦发现外购“装船日期“有延误时,即应主动与供应商联系催交,并开立“进度异常反应单“记明异常原因及处理对策,通知请购部门,并按请购部门意见办理。

 (五) 价格品质复核

 第十七条

 价格复核

 1.采购部门应经常调查主要材料市场行情,建立供应商资料,作为采购及价格审核的参考。

 2.采购部门应对各分公司事业部所列重要材料提供市场行情资料,作为材料存量管制及核决价格的参考。

 第十八条

 品质复核

 采购单位应对公司内所使用的材料品质予以复核,并形成完整资料备查。

 第十九条

 异常处理

 审查作业中若发现异常情形,采购审查部门应即填写“采购事务意见反应处理表”(或附书面报告),通知有关部门处理。

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