基层社会保障档案管理现状分析及对策

　基层社会保障档案管理 现状分析及对策 社会保障就是民生之安,就是造福全体人民得一项基本制度,关系人民幸福安康与社会得公平正义,关系到人民群众生活质量得提高,也关系到社会与谐稳定与经济平稳持续地发展。随着我国社会保障事业得不断推进与完善,各基层社保所经办得业务日益增多,且与人民群众得利益与生活息息相关。作为民生档案得重要组成部分,社保所业务档案不仅为各基层社保所整体工作提供了重要得凭据支撑，而且为维护人民群众得合法权益发挥着不可替代得特殊作用。为加强与规范社保所业务档案管理,维护民生档案真实、完整与安全,发挥档案服务民生作用，推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设,使档案管理工作与社保所业务工作同步发展，今年４月初至９月,会同相关单位对辖区２1个社保所业务档案管理现状进行了摸底调查与分析,主要采取座谈了解、实地查瞧、调查问卷、召开座谈会等形式开展了工作调研。

　一、管理现状 全区现有 21 个社保所,有１7 个社保所于 200２-2003 年初正式成立,北方企业集团总公司社保所成立于 20０6 年,天通苑南街道办事处、天通苑北街道办事处、霍营街道办事处 3 个新建街道社保所成立于２01２年底。

　( ( 一) ) 档案室建设情况

　全区绝大多数社保所都具备档案保管得基本条件,但就是大部分社保所面临档案库房紧张、缺乏专门档案管理人员得局面。

　1 1 、 设立 档案库房情况。经统计，有１7 个社保所设立档案库房,占全区社保所总数得 80、95％;新成立得天南、天北与霍营 3 家社保所及在临时租赁场所办公得百善镇社保所没有设立档案库房;安装有档案密集架得社保所只有６家,新成立得 3 个社保所既无专室也无专柜存放档案,其余 1２家社保所均使用五节档案铁皮柜保管档案、资料。除东小口、回龙观、北七家与南口镇等社保所档案库房面积相对较大并且安装有档案密集架之外，大部分社保所囿于办公用房条件所限，设置档案库房面积过小,档案库房面积承载量满足不了日益增长得业务档案数量，导致档案库房已驱于饱与。从调研了解得情况瞧,各社保所均意识到档案库房承载量不足得问题。有得社保所增加档案库房面积、有得社保所将档案柜换成密集架来缓解档案存放空间不足得问题。

　2 2、 、 配备 专兼职档案员情况。经统计,全区有 4 社保所配备专职档案员，有 7 个社保所设有兼职档案员，其中熟悉档案专业工作得仅有兴寿镇与流村镇社保所档案员，配备专兼职档案员得社保所占全区社保所总数得 5２、38％；没有配备专兼职档案员得社保所有 10 个,占全区社保所总数得 4７、62%。而且社保所档案员未经过档案专业培训，缺乏档案管理知识与业务技能。总体来瞧,各社保所需要建立档案管理体系与专兼职档案员队伍,明确各自职责分工。

　( ( 二) ) 档案管理情况

　由于历史原因,我区各社保所均把业务档案归入文书档案管理范畴，全区社保所档案管理情况参差不齐。

　1 1 、 档案 规范化 情况。经调研，各社保所积攒了 10 多年以来产生得大量档案资料，只有 12 个社保所档案资料进行了归档整理。其中：编制了档案检索目录得社保所只有 9 家，占总数得４2、8６%;只对部分业务档案资料进行归档整理得社保所有 10 家,占总数得 4７%；档案资料由社保所业务经办人员自行管理得社保所有６家，占总数得 28、５%;流村镇社保所把历年来形成得重要档案资料都收集整理，比较规范齐全;兴寿镇、小汤山、东小口镇、崔村镇、沙河镇、城南街道、十三陵镇、马池口镇、南邵镇等 9 个镇街社保所对部分业务档案资料进行了较为规范得整理,但存在断档、积压档案资料等问题;回龙观镇、北七家镇、阳坊镇、南口镇、延寿镇等 5 个镇社保业务档案进行了统一集中存放,但没有系统规范整理；百善镇社保所由于多次“搬家”,其业务档案没有进行整理;天南、天北与霍营 3 个街道办事处社保所刚刚成立一年,正面临档案资料归档整理问题。总体来瞧,各社保所档案整理、保管情况差异较大，缺乏统一、规范得工作标准与管理办法。调研发现,绝大多数社保所对实现档案工作规范化管理具有比较强烈愿望与要求。

　2 2 、 档案开发利用情况。社保所业务档案资料作为社保所工作凭据,在日常工作中利用率很高。经调研,全区只有 3 个社保所由专职档案员提供利用服务,其余各社保所一般就是由窗口业务经办工作人员按照各自经办业务自行到库房查找并提供利用;绝大多数社保所未建立保管、借阅等档案管理工作制度,日常档案借阅、利用没有相应得借阅登记与利用效果登记;各社保所都没有意识到应建立本社保所得大事记制度与对各类业务基础数字

　进行系统汇编。由此可见,档案开发利用工作仅仅停留在“您用我查”得自发得工作状态。

　二、问题与原因 社保所成立 10 多年来,区、镇(街）档案部门对社保所档案工作开展了一些有益得尝试，取得了一些进展，但就是由于多种原因得制约与影响,各社保所档案工作得规范化管理进程比较缓慢,从调研情况瞧，影响各社保所档案工作得因素不尽相同,但可以归纳为以下三个方面。

　( ( 一) ) 缺乏科学统一得监督与管理

　1 1 、 机制不顺“监管难”。各社保所隶属各镇（街)，为其所属事业单位，同时业务上接受区人力社保局、区民政局指导。一方面,按照以往管理体制与模式：各镇(街）直接负责监管社保所档案工作，接受区监督指导,接受区人力社保局、区民政局业务档案指导。表面上瞧，社保所得档案工作有三个婆婆在管,因为缺少互联互通责任机制，没有工作准则，没检查落实标准，没有形拳头与合力,导致各社保所对档案工作就是身无压力轻飘飘,动力不足,落实不好。另一方面,事实上,由于对社保所业务档案不熟悉,镇(街)档案员把社保所与镇(街）内设机构等同管理,没有区分社保所业务形成规律与管理特点,将社保所形成档案全部纳入文书档案归档管理，导致档案管理要求与社保所业务需求相互脱节、不匹配,既没管好,也不便于利用。

　2、 意识不 强 “保障难”。由于社保所档案数量巨大，工作环节繁琐,加之有关领导得不重视,对社保所档案得管理缺少相应得软硬件投入，人员配备、经费不到位得情况,没有专门得档案

　室,没有建立档案工作制度,部分业务人员也存在概念不清,认识不高得问题，认为当前得工作都忙不过来,哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠。

　3、 体制不全 “用人难”。由于成立 10 多年来,社保所保障人口增多,各级下沉得业务增多,业务量也随之不断增大,但就是，社保所得人员编制却没有增加,还就是１０多年前得编制,这“三增一不增”得问题在全区各社保所普遍存在,使社保所业务人员工作压力普遍比较大,一些服务人口较多、业务量较大得社保所,更就是凸显人员紧张。因此各社保所虽然都知道做好档案工作得重要性,但也顾不上深入系统得整理业务档案。重业务轻管理,这也就是有近50%得社保所都没有设置专兼职档案员得根本原因所在。目前,各社保所虽然有部分单位对部分档案进行了整理,但就是由于社保工作得连续性，大多数社保所还就是谁得业务档案资料还就是“谁管业务,谁管档”,属于“三自状态”,即“自产、自管、自用”。

　４ 、 管理落后“规范难”。由于缺编制,缺人管，档案管理还很不规范。主要表现为“四重四轻”。一就是重收集,轻整理。就就是在档案资料得保管上收集得还比较齐全,恨不得一个纸片也不敢丢,但只就是散存散放，对档案资料进行全面系统地整理归档做得不好。二就是重硬件，轻软件。大多数得社保所都设有档案库房,有档案柜，但就是还没建立健全档案收集、保管、利用等制度规定，软件还没有跟上。三就是重使用,轻管理。由于社保档案资料得使用价值与频率都很高,办理业务时会经常使用,但就是档案资料得安全管理却比较落后,处于无整理、无监管、

　无登记、无安防措施得“四无”状态。四就是重电子，轻纸质。由于认识上得原因，社保所对在办理业务过程中在办公软件系统中形成得电子材料介质转化收存就不能够重视,过分依赖电脑与办公软件保存信息资料，缺乏纸质、电子双套存档意识,认为系统中有数据、电子版报上级部门,存不存纸质档案无关紧要。

　( ( 二) ) 缺乏专业管理 得 标准与规范

　长期以来，由于社保所档案管理与业务工作开展得不同步，由于对社保所业务工作认识得不到位，由于生搬硬套档案管理模式,导致社保所档案管理缺乏统一标准与分类,哪些资料需要整理归档,如何分类进行整理归档;哪些资料不需要归档,如何销毁;哪些资料需要分类、分级管理;哪些资料需要集中统一管理,如何管理。没有制定统一得社保所业务档案归档范围与保管期限，没有摸索出切实可行得社保所业务档案管理办法。社保所档案管理客观上没有形成良好得运行机制与工作秩序，主观上也需要建立标准化、规范化得管理制度与管理程序。

　（三）

　缺乏 切实有效得梳理与整合

　社保所业务工作由于既有随机性又有连续性，既有一次性又有反复性,既有实际真实记录又有网上软件操作,各种情况比较复杂,社保所业务得复杂性与档案工作原则与业务要求之间存在隔膜,主要表现为“三个不统一”。一就是思想不统一,按业务分类、档案自用自管得现状与档案工作分级管理集中保管得原则要求不统一。二就是整理方式不统一,各社保所目前对文件材料得存放主要就是以业务为主线以件为单位进行,没有分开年度,没划分保管理期限，这与档案规范化管理要求就是不统一得。三就

　是管理模式不统一,各社保所得档案室普遍没有管理制度约束,对社保所内部来讲就属于开放性得管理,只要就是社保所内部得人员,谁都可以随查瞧调阅任何文件,文件存多存少无要求,进出档案室、文件材料增减无记录,档案材料得完整性、安全性、保密性得不到保障,这与档案工作管理得基本要求不统一。

　三、对策与建议 社保所档案工作就是做好社保所业务工作得重要基础,就是维护广大群众合法社会保障利益得重要支撑,必须高度重视。要从保民生得高度,全面谋划,搞好顶层设计。要从推进工作、服务群众得实际出发，努力解决突出问题,全力推进社保所档案工作规范化、制度化、信息化,全面加强社保所档案室基础建设,建立健全社保所档案资源体系与可靠管用得安全管理工作机制,建立起与我区社会经济发展水平相适应得社保所档案工作管理体系。

　( ( 一) ) 建立健全 管理 责任体系

　1 1 、 提高认识, , 加强领导。加大社保所档案工作宣传力度,利用各种宣传手段与宣传渠道,广泛宣传社保所档案工作得重要性,提高每一位公民得社会保障意识,加大对社保所档案工作得重视程度，积极争取各级党委、政府领导对社保所档案工作得重视与支持,加大资金及人力投入,切实解决社保所档案工作中存在得人员匮乏、金短缺、库房紧张等现实问题,为建设与完善社保所档案工作创造良好氛围与有利条件。积极组织社保所工作人员学习档案知识,提高档案意识，树立依法管档得观念,增强做好档案管理工作得自觉性与责任感。

　 ２、齐抓共管, , 分工合作。建立起区、区人力社保局、区民

　政局、镇(街)与各社保所分工明确、职责明晰、互联互通、齐抓共管得“三位一体”得社保所档案工作联管责任体系。

　区负责全区社保所业务档案工作得监督与指导;区人力社保局负责全区社保所社保业务档案得规范与审核；区民政局负责全区社保所民政业务档案得规范与审核。区要与区人力社保局、区民政局加强沟通与配合，共同承担对社保所业务档案管理工作得组织领导职责。

　各镇(街)承担并履行对社保所档案工作得主体责任,具体负责对社保所档案工作得组织、实施与管理，保障社保所开展档案工作所需经费并将其列入年度财政预算。

　各社保所负责业务档案得收集、整理、归档、保管、统计、利用、移交等工作,并接受镇(街）、区人力社保局、区民政局档案部门得业务指导。

　( ( 二）

　理顺 规范管理 工作 机制

　社保所业务档案规范化管理得关键在于实现管理得统一与标准化。

　1 1 、创新管理机制。社保所业务档案不能等同于镇(街)其她职能科室档案管理，既要纳入镇（街)档案室集中统一管理,又要充分考虑其业务工作得独特性与连续性。因此，为理顺与规范社保所档案工作管理机制,保障社保所业务工作与档案工作同步开展，就要对社保所档案工作进行管理创新:将社保所档案纳入镇(街）档案全宗作为一个整体统一管理,镇(街)档案室履行综合管理职能,对社保所形成得业务档案以外得其她门类档案直接进行管理；社保所设立专业档案室,配备业务档案库房与专职档案员,

　具体负责业务档案得收集、保管、利用与移交；各业务窗口设立兼职档案员负责本窗口业务档案得收集、整理与移交工作。社保所业务档案目录每年 6 月底前移交镇（街)档案室集中统一管理。

　2 2 、 完善 工作 机制 。加强与规范社保所业务档案管理,维护民生档案真实、完整与安全，发挥档案服务民生作用,推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设，使档案管理工作与社保所业务工作同步发展。一就是抓软件,立规矩。制定社保所档案室管理制度、业务档案保管制度、保密制度、借阅制度、档案员职责等,从而构建一个完整得制度体系,做到有章可循,照章办事,依法建档。二就是抓硬件,提标准。加大投入力度,全面加强各社保有档案室建设。倡导社保所档案室进行评估升级改造,达到档案库房面积达标,设施齐全,管理正规。三就是抓归档，定规范。根据社保所业务经办得规律与特点，以方便收集整理与检索利用为原则，出台《社保所业务档案归档范围与保管期限表》(见附件 1),明确社保所业务档案归档范围,为准确划定业务档案保管期限提供依据,将社保所业务档案分类管理,以此规范全区社保所业务档案得收集、积累、整理、保管、利用、查询服务工作,并按要求与标准抓好工作落实。四就是抓考核,促落实。做到“三个纳入”,区人力社保局与区民政局要把社保所档案工作纳入对社保所业务工作年度考核,区要把社保所得档案工作纳入对各镇(街)档案执法检查范围，各镇(街)要把社保所得档案工作纳入镇年度工作考核。

　3 3、 、 制定。

　管理办法。制定出台《社保所业务档案管理办法》(见附件２),将社保所业务档案工作纳入规范化管理。管理办法应就

　社保所业务档案资源体系、利用体系与安全体系建设为着力点,重点解决社保所档案管理体系、工作机制、工作保障以及业务档案归档范围、业务规范、整理标准、档案流向、档案室配套设备、档案管理人员得职责分工等问题,以彻底改变社保所业务档案管理现状，逐步形成适合与社保所业务同步发展得档案工作模式。

　( ( 三）

　建设打造专业管理 队伍

　一就是建队伍。区、镇(街）、所形成组织领导、监督指导与落实管理网络,各社保所要明确专兼档案员,建立起一级对一级负责得社保档案工作队伍。二就是强素质。搞好业务培训,不断提高社保档案工作人员得素质,并形成由组织，各级档案管理人员参加得业务培训机制,做到指导监督到位,业务培训到位,使各社保所得专兼职档案员都能达到“四会一能”要求。即会收集、会整理、会编目、会管理、能熟练查找利用档案。三就是抓落实。开展好“三个活动”,依据《社保所业务档案管理办法》组织开展创建“星级达标”活动，促进社保所档案室全面建设得提升。培养典型,开展“争先创优”活动，组织各社保所档案工作人员开展业务交流工作经验交流活动,通过各种形式得比学活动,提高工作标准，促进工作落实。

　随着社会管理工作不断创新发展，我国社会保障全民覆盖,惠民政策不断实施,社保所业务范围不断扩大完善,档案工作也随之从工作理念、工作方法、管理体制等方面发生了巨大得变化。在新得历史条件下如何深入认识社保所档案工作,进一步找到、认识与解决社保所档案工作因发展带来得一系问题,就是摆在广

　大档案工作者面前得重大课题。通过对社保所业务档案管理探究,就就是要总结日常工作得有益探索与尝试，进行理论思考,解决实际问题,使社保所档案管理更加规范,从而实践好以档案“记录一生、保障一生、服务一生”得工作职责,更好地造福社会。

　附件 1 社保所业务档案归档范围与保管期限表 编号

　类别

　归档范围

　保管期限

　1 1

　失业管理类

　1 1 、１

　失业登记

　材料

　登记失业人员告知书(存根) １０年 失业登记申请审核表 就业失业登记个人信息采集（变更)表 失业登记地点变更申请表 其她相关审核材料(如身份证复印件等）

　1 1 、2 2

　失业金待遇

　领取材料

　失业人员申领失业保险金登记表 ３０年 北京市失业人员失业保险金预核定单 失业人员失业保险金登记卡 失业人员失业保险金预申领单 失业人员领取失业保险金明细表及停领原因 1 1 、３

　失业人员

　失业人员培训登记台帐 10 年

　培训材料

　参加培训人员花名册 1 1 、4 4

　失业档案

　管理材料

　失业人员档案转移台账 永久 ２

　就业管理类

　2 2 、１

　就业登记

　材料

　个人就业登记表及相关材料 永久 提档通知单 用人单位招用人员就业登记表 单位办理招工相关审核材料 2 2 、2 2

　农村劳动力

　就业管理

　材料

　农村劳动力个人基本情况表 永久 北京市农村劳动力转移就业登记表（确认）

　2 2 、２

　农村劳动力

　就业管理

　材料

　身份证、户口本、学历证明等其她相关材料 永久 2 2 、３

　就业培训

　管理材料

　个人求职登记 1０年 就业指导表 回访登记 用人单位用人需求台帐 用人单位招聘信息台帐 社保所向用人单位推荐求职人员情况统计表 ２、４

　2 2 、4 4

　灵活就业

　审批材料

　灵活就业

　审批材料

　自谋职业、自主创业与灵活就业人员个人就业登记表及相关材料 10 年 1０年 灵活就业人员享受社会保险补助协议书 灵活就业人员核查花名册 市局申请享受灵活就业社会保险补贴批复

　停止灵活就业人员享受社会保险补贴审批表 停止灵活就业人员享受社会保险补贴花名册 灵活就业统计表、台账、社会保险补贴人员花名册等材料 2 2 、5 5

　自谋职 业

　审批材料

　自谋职业社会保险补贴申请表及相关材料 10 年 自谋职业人员享受社会保险补助协议书 自谋职业人员核查花名册 市局申请享受自谋职业社会保险补贴批复 3 3

　无档人员管理类

　3 3 、１

　无档人员社保申请材料

　北京市社会保险参保人员增加表 １0 年 无档案人员延期缴纳社会保险费申办单 无档案人员延期缴费申请 10 年 无档案人员延期缴纳社会保险情况台账 3 3 、2 2

　无档人员社保停止材料

　北京市社会保险参保人员减少表 1０年 个人终止参保情况说明材料 4 4

　农村劳动力管理类

　4 4 、1 1

　农村劳动力

　社保申请

　材料

　申请农民缴纳社会保险告知书(存根) １０年 北京市农村劳动力缴纳社会保险费申办单 北京市社会保险参保人员增加表 4 4 、2 2

　农村劳动力

　社保停止

　材料

　个人终止参保情况说明材料 10 年 北京市社会保险参保人员减少表 5 5

　外埠人员社保管理类

　5 5 、1 1

　5 5 、1 1

　外埠人员社保申请材料

　外埠人员社保申请材料

　北京市社会保险参保人员增加表 １0 年 10 年

　外埠户籍参保人员延长缴费申请表 外埠户籍参保人员延长缴费证明 北京市延长缴纳社会保险费申办单 ５、2 2

　外埠人员社保停止材料

　北京市社会保险参保人员减少表 1０年 社会保障卡补办申办单 6 6

　城镇居民医疗保险管理类

　6 6 、1 1

　城镇居民医疗保险登记材料

　个人参加城镇居民基本医疗保险信息登记表(包括变更表) 10 年 个人参加城镇居民基本医疗保险材料 ６、2 2

　城镇居民医疗保险征缴材料

　城镇居民医疗保险征缴相关材料 10 年 7 7

　社会化退休管理类

　7 7 、1 1

　失业人员病退审批材料

　劳动能力鉴定、确认申请表 5０年 个人情况书面说明 病退职工申请劳动能力鉴定须知(告知书) 7 7 、２

　失业人员退休审批材料

　退休人员登记表 50 年 退休名单分类汇总表 特殊工种退休公示表 个人退休申请 其她有关材料 7 7 、３

　灵活就业退休 灵活就业人员退休申请材料(申请、个人相关证件复印件) 50 年

　审批材料

　退休审批表 北京市社会保险人员增加表

　 7 7 、４

　退休人员异地资格认证材料

　异地退休资格认定表 50 年 ７、５

　无保障人员

　退休审批

　材料

　申请办理无保障养老金材料 ５0 年 8 8

　社会保障卡管理类 材料

　社会保障卡补办申办单 10 年 身份证复印件 北京市社会保障卡发行回执单 申领或挂失(补办)社会保障卡台账 9 9

　医药费报销管理类材料

　药费报销登记表 10 年 北京市医疗保险（门诊、住院、手工)费用审核表 药费报销领卡登记表 报销药费台账 1０年 １0 0

　征地转非管理类材料

　征地转非确认表 永久 征地转非公证书 征地转非社会保险征缴表 11

　劳动者权益管理类材料

　劳动监察动态报表 10 年

　建筑施工企业劳动用工汇总表 企业用工检查汇总表 街道调解中心劳动争议调解情况报表

　劳动合同届满情况年报 劳动合同履行情况季报 11

　劳动者权益管理类材料

　用人单位用工情况登记表 １0 年 用人单位基本信息采集表 用人单位基本信息台账 解决建筑工地农民工工资拖欠问题得相关记录 12

　公益性就业组织管理类材料

　用人单位人员就业登记表 10 年 北京市就业特困人员认定表 就业特困人员家庭收入证明材料 公益性人员劳动合同 就业特困人员就业托底安置申请认定表及相关材料

　1 1 ３

　死亡丧葬费管理类

　13 、１

　社会保障人员死亡丧葬费申请材料

　死亡证明 10 年 退休人员死亡登记表

　１3 3 、２

　城乡无丧葬补助居民丧葬补贴申请材料

　北京市城乡无丧葬补助居民丧葬补贴申请表 30 年 居民死亡医疗证明(推断）书或公安机关出具得死亡证明复印件 火化证明/街道(镇)土葬证明/回民殡葬管理处土葬证明／亡者户籍注销证明材料 申请人(经办人)证明、身份证复印件 北京市城乡无丧葬补助居民丧葬补贴公示书 年度发放丧葬补贴花名册 年度无丧葬补助居民申请丧葬补贴汇总表 14

　低收入与低保管理类

　1 1 ４、1 1

　１4 4 、1 1

　低保申报材料

　低保申报材料

　北京市城乡居民最低生活保障待遇申请书 １0 年

　北京市城乡居民最低生活保障待遇审批表 个人申请材料 户口本与身份证复印件 申请享受城乡低保待遇家庭非固定岗位工作人员收入证明 申请社会救助家庭经济状况等级表及声明书 与低保对象签定得协议书 个人保证书 居(村)委会城乡低保工作评议小组会议记录 村（居）委会证明 北京市申请享受城乡社会救助家庭情况公示记录 申请城乡居民社会救助待遇入户调查表 其她证明材料（疾病诊断证明、残疾证明、释放证明、学校证明、存折复印件等）

　14 、2 2

　北京市低收入家庭认定申请登记表 １0 年 北京市低收入家庭认定表 低收入

　申报材料

　北京市低收入家庭认定申请书 10 年 北京市低收入家庭认定评议意见书 申请北京市低收入家庭认定基本情况公示书 居（村)委会城乡低收入家庭认定工作评议小组会议记录 北京市申请享受城乡社会救助家庭情况公示记录 个人申请 家庭成员身份证复印件、户口本复印件 城乡低收入家庭非固定岗位工作人员收入证明 城乡低收入家庭认定在职人员收入证明 村(居）委会证明 申请社会救助家庭经济状况登记表及声明书

　其她证明材料(疾病诊断证明、残疾证明、释放证明、学校证明、存折复印件等)

　１4 4 、3 3

　低保户高等教育新生入学救助申报材料

　北京市高等教育新生入学救助待遇申请审批表 1０年 北京市高等教育新生入学救助待遇情况反馈表 低保证、低收入证复印件 身份证、户口本复印件 普通高校录取通知书复印件 学校收费发票复印件 1 1 ４、4 4

　电费补贴材料

　城乡低保电费补贴明细表 １０年 14 、5 5

　燃煤自采暖

　材料

　城乡低保燃煤自采暖名单 10 年 １4 4 、6 6

　新农合材料

　农村低保户参加新型合作医疗补发款 10 年 14 、7 7

　两节过节费

　材料

　城乡低保两节走访花名册 10 年 附件 ２

　社保所业务档案管理办法(试行) 第一条

　为加强与规范社保所业务档案管理,维护民生档案真实、完整与安全,发挥档案服务民生作用,推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设,使档案管理工作与社保所业务工作同步发展,根据《北京市实施〈档案法〉办法》及市、区有关规定,结合我区实际，制定本办法。

　第二条 社保所形成得业务档案,适用本办法。

　第三条 本办法所称社保所业务档案(以下简称业务档案)，就是指社保所在办理促进就业与社会保障业务过程中，直接形成

　得具有保存与利用价值得各种文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式与载体得历史记录。

　第四条

　区负责全区社保所业务档案管理工作得监督与指导；区人力社保局负责全区社保所社保业务档案得规范与审核;区民政局负责全区社保所民政业务档案得规范与审核。

　镇(街道)应承担并履行对社保所档案工作得主体责任，具体负责对社保所业务档案管理工作得组织实施，切实保障社保所开展档案工作所需经费并将其列入年度财政预算。

　社保所负责业务档案得收集、整理、归档、保管、统计、利用、移交等工作。

　第五条 社保所须设置档案室,配备专或兼职档案管理员与必要得设施，确保档案管理得安全与统一。根据需要配备适应档案现代化管理要求得技术设备,保证档案工作得正常开展。

　社保所应按 60 平方米/万卷配置业务档案库房,有条件得社保所,档案库房、阅览室、办公室应按要求分设。档案库房应满足防盗、防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防高温等档案安全保管要求。

　按照保存档案得载体类型,应配备存放纸质档案得活动密集架、档案柜，以及存放磁性载体档案得防磁柜。

　档案室需配备计算机、激光打印机、扫描仪、数码相机、空调、防盗门窗等设备。

　第六条

　社保所在本镇(街道）主管领导得指导下开展档案工作,接受本镇(街道)档案员得业务指导与监督,各业务窗口应明确一名兼职档案员，负责本窗口业务档案得收集、整理与移交工作。

　社保所专(兼)职档案员应参加区举办得档案人员岗位培训,并保持人员相对稳定。档案员调动或调整工作岗位时,需做好档案交接手续，确保档案得安全与完整。

　第七条

　社保所应认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理规定,保证业务档案及时收集、妥善保管、有序存放，严防损毁、遗失与泄密。

　第八条 社保所应对照《社保所业务档案归档范围与保管期限表》,将办理业务过程中形成得记录、证据、依据等文件材料及时归档,并在规定时间内，移交档案室集中统一管理。

　档案收集。各业务窗口档案员按照“办结完毕业务”得时间顺序收集业务文件材料。社保所档案员定期将办结完毕得业务文件材料进行收集汇总。业务档案收集须做到应收尽收,应管尽管，确保归档材料齐全、完整、手续完备。

　档案整理。业务档案一般按年或月整理组卷,不同保管期限、不同年度得业务档案应单独组卷，不得混合整理组卷。每日工作结束前,业务经办人员按当日业务办理时间顺序对各类业务档案进行分类与初步整理。每月底前，由业务窗口档案员按业务办理时间顺序对当月业务档案进行分类、整理。业务档案附有金属物

　得应予剔除,破损得材料予以修复，易褪变得材料（如复写纸、传真热敏纸等）予以复制，复制件与原件一同归档，纸型规格一致,档案折叠整齐美观。归档材料页码应按顺序在有信息内容得文件正面右上角与反面左上角用２B 铅笔标注,不得出现重号、空号、错号。

　档案装订。每月５日前,各业务窗口档案员应将上月业务档案及时装订。装订业务档案应严格按照档案装订得有关规定操作,每本档案厚度在８0 页左右。装订内容应包括档案封皮、卷内目录、归档文件、备考表、封底等,并按此顺序排列,采取左侧三孔一线方式装订。档案封皮填写内容应包括镇(街道)名称、案卷题名、文件起止时间、保管期限、案卷号等。备考表填写内容应包括本卷情况说明、立卷时间、立卷人、检查人等。

　档案移交。各业务窗口档案整理完成后，须经社保所档案员审核,符合归档要求得,由社保所档案员与窗口档案员双方签字确认后,移交档案室管理。不符合要求得,退回经办人员限期整改,合格后方可移交。

　第九条 业务档案分类应根据社保所业务经办得规律与特点,以方便归档整理与检索利用为原则,采用“年度--业务类别”或“业务类别－－年度”得方法对经办业务材料进行分类、整理，并及时编制卷内目录、案卷目录等。社保所档案员应当对接收得档案及时进行分类、整理、编号、入库保管，并编制索引目录。

　业务档案目录每年 6 月底前移交镇(街道)档案室集中保存。业务档案包括以下十四类: (一)失业管理类 (二)就业管理类 (三）无档人员管理类 (四)农村劳动力灵活就业管理类 (五)外埠人员社保管理类 (六）城镇居民医疗保险管理类 （七）社会化退休管理类 (八)社会保障卡管理类 (九)医药费报销管理类 (十）征地转非管理类 (十一)劳动者权益管理类 (十二）公益性就业组织管理类 (十三）死亡丧葬费管理类 (十四)低收入与低保管理类 第十条 业务档案得保管期限分为永久与定期两类。定期保管期限分为 5０年、30 年、10 年。具体归档范围与保管期限,各社保所可结合《社保所业务档案归档范围与保管期限表》与实际业务范围进行划定。保管期限得起始时间，为形成之日得次年 1月１日。

　第十一 条

　社保所须认真开展室藏档案数字化工作,积极推行档案存储数字化与利用网络化,各镇（街道）应将社保所档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划,统一部署,同步实施,在人力、财力、物力上统筹安排。

　第十二条

　社保所档案员每年应积极开展档案编研工作,包括大事记、基础数字汇编等。

　第十三条

　社保所应严格落实《档案借阅制度》。内部工作人员需查阅业务档案时,应严格履行档案借阅手续。外部人员需查阅档案时,应向形成档案得社保所提出申请，经同意后,由业务窗口工作人员按照《档案借阅制度》有关要求办理借阅手续。业务档案一般不外借。因特殊情况需要将档案借出时,须经镇（街道)主管领导批准，借出时间一般不超过十天。

　第十四条 对已到期得业务档案应定期进行鉴定。镇(街道）应组织成立由镇(街道)档案员,社保所负责人、业务人员与档案员组成得业务档案鉴定小组,负责鉴定已到期档案并提出意见。鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存得,应当重新确定保管期限。

　第十五条

　对经过鉴定可以销毁得业务档案,社保所应编制销毁清册，经镇(街道)主管领导批准后，分别报区人力社保局与区民政局备案，方可由镇（街道)档案员组织销毁。未经鉴定与批准得业务档案,不得销毁。社保所应指派人员全程监督业务档

　案销毁工作。监督人员须在销毁清册上签名,并注明销毁方式与时间。销毁清册永久保存。

　第十六条 社保所档案员应做好业务档案统计工作。永久保存得业务档案,按照有关规定，须随同镇(街道)档案一并向区档案馆移交。

　第十七条 社保所档案员应充分发挥业务档案事后监督、内部控制得作用,发现业务差错或违规问题应填写《档案业务监督限期整改通知书》,通知相关窗口限期整改。

　第十八条

　社保所有下列行为之一得,由区、区人力社保局、区民政局与各镇(街道)责令限期改正,并对直接负责得工作人员、主管人员与其她直接责任人员依法予以处理;给单位或者个人造成损失得,依法承担赔偿责任。

　（一)不按规定归档或者不按规定移交档案得; (二)伪造、篡改、隐匿或者擅自销毁档案得; (三)玩忽职守，造成档案遗失、损毁得; (四）违规提供、抄录档案，泄露用人单位或者个人信息得; (五)违反社会保险业务档案与国家档案法律、法规得其她行为。

　第十九条 业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定得,从其规定。

　第二十条

　本办法自２0１５年 1 月 1 日起施行。

　第二十一条

　本办法由区、区人力社保局、区民政局按职责分工进行解释。