采购付款管理制度【酒店采购付款管理制度】

　 酒店采购付款管理制度

　 财务部政策与程序

　政策

　采购付款管理制度

　编号

　ACCT-37

　涉及部门及职位

　各部门

　部门总监

　副总经理审核

　总经理批准

　第一章

　 总

　则

　第一条 目的

　为了规范**天翼新商务酒店有限公司（以下简称“公司“）物资采购、报销行为，加强物资采购的管理，明确采购各环节经办人员的职责,提高工作效率，根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》及财政部发布的有关准则应用的规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

　第二条

　比质比价采购

　业务人员应当广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资信息变化。物资采购部门应当根据市场信息做到比质、比价采购。

　第三条

　分级分权管理

　公司应根据采购物资类别和金额的大小，实行分级分权管理，明确各级管理者、各有关部门及人员的权限。

　第二章

　 《采购合同》管理

　第四条

　为明确双方权利与义务，采购物资必须与供应商签订《采购合同》。

　第五条

　价格直接维系着企业的经济利益，《采购合同》所标价格，必须是经财务部门核准的价格。

　第六条

　合同是落实计划完成的保证，为监督合同的执行情况以及有利于资金计划的制定，所签合同必须及时报送财务部门。

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　涉及部门及职位

　各部门

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　总经理批准

　第七条

　公司任何一项计划内采购业务，均必须与供应商签订采购合同。未签订《采购合同》的业务，财务部门将不予报销。

　第三章

　 采购付款涉及的组织与职责

　第八条

　财务部门职责

　（一） 根据采购合同条款及公司总体资金计划，编制采购付款计划，并严格控制；

　（二） 负责根据具体情况，按照授权制度的规定以及审批合格的手续，及时办理采购款项的支付；

　（三） 负责每月与供货商进行账款核对；

　（四） 定期分析应付款项的账龄及偿还情况；

　第九条

　业务部门职责

　（一）会同财务部门和使用部门对供应商进行分析评价；

　（二）定期与公司财务部门核对账目和付款情况；

　（三）负责请购单的填制和报送。

　第十条 使用部门职责

　（一）负责及时报送本部门采购申请；

　（二）参与对供应商的评价；

　（三）参与制定采购物资验收标准，必要时应参与采购物资验收。

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　第十一条 仓储保管部门职责

　（一）组织采购物资的验收入库，负责采购物资价值和数量的管理；按月向

　财务部门报送仓库资金月报表。

　（二） 妥善保管采购物资，按照规定正确填写库存卡片和库存台账，保证账

　实相符；

　（三） 定期与财务部门进行账账核对，发现差异应及时查明原因，并按规定

　报批处理。

　（四）每半年及全年进行物资盘点工作。

　第四章 管理程序与内控要求

　第十二条 采购付款内部控制要求

　（一）建立供应商库制度

　1、所有物资均应从合格供应商采购，严格控制从非定点单位进行采购。

　2、凡发现有欺诈行为和两次以上供货质量不合格,应立即否定其合格供应商

　资格。

　（二）采购审批

　1、采购员根据《采购合同》规定的内容或零星采购审批同意的采购申请单

　或报告,将填制符合要求的支票申请单报经本部门主管领导签字后，报财务部门主管领导以及总经理审批，连同《采购合同》或零星采购审批同意的采购申请单

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　总经理批准

　或报告，作为支付采购物资付款的依据。

　2、 根据付款的金额大小、是否为预算内采购等因素，规定具体采购审批制

　度及程序，并严格执行。

　3、公司采购应根据采购预算或计划进行。

　4、预算外的采购申请，应由使用部门、采购部门以及财务部门负责人分别

　审核和批准；并同时还应经总经理批准后，方可进行。

　（三）采购方式

　1. 根据原材料的性质及其供应情况确定采购方式。

　2. 公司大宗原材料的采购以及其他金额较大的原料采购等，具备招标采购

　条件的，应尽量实行招标采购。

　3. 一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式，小额零星

　物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

　4. 采购物资可实行分类管理。

　(四) 验收入库

　1、只有经过检验合格并取得合格证合格品才能办理入库，不合格品不得使

　用。

　2、根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由指定专人对

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　所购物品等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。

　3、 物品到货时，库房主管根据到货物资的有关明细表与《采购计划》核对无

　误并签字方可进库，保管员根据入库物资有关凭证登记台帐。

　4、对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部

　门报告；有关部门应查明原因，及时处理。

　（五）物资出库

　1、只有经过检验并合格的合格品才能出库使用，不合格品不得使用。

　2、结算时间要求：保管员必须在取得出库单据的当日，序时登记帐簿。做到

　日清月结。

　（六）付款

　1、应当按照《现金管理暂行条例》、《资金管理结算办法》和《内部会计控制

　规范——货币资金（试行）》等规定办理采购付款业务。

　2、财务部应根据公司资金情况及采购欠款余额编制采购付款计划。

　3、财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相

　关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

　4、应当建立预付款和定金的授权批准制度，严格按照合同规定进行审批和支付。采购物资如果存在必须先付货款，方可签定合同的情况，则主管业务人员必须出示书面报告，根据预付款资金数额大小，经主管领导逐级审批后，方可办理预付款

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　请款。

　5、应当加强应付账款管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管

　理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。

　6、应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回

　收等作出明确规定，及时收回退货货款。

　7、应当定期与供应商核对应付账款、预付账款等往来款项。如有不符，应查

　明原因，及时处理。

　8、财务部门要定期进行应付账款的分析并上报管理层。分析的内容包括：应

　付账款账龄、应付账款周转天数、实际付款期与合同约定付款期的差异、付款条件和现金折扣等方面。

　（七）请款报销

　1、一项完整的采购业务，必须具有供应商开具的增值税专用发票、符合规定

　的入库单据和应付帐款证明单及合同所规定的应由需方承担运费所开具的运杂费发票。方可办理报销手续。

　第五章

　监督与检查

　第十三条

　检查机构与检查方式

　公司审计部门会同相关部门负责担保业务的监督检查。检查包括年度定期检查与不定期检查。

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　总经理批准

　监督检查的内容：

　（一） 采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况，重点检查是否存在采购

　与付款业务不相容职务混岗的现象。

　（二） 采购与付款业务授权批准制度的执行情况，重点检查大宗采购与付款

　业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

　（三） 应付账款和预付账款的管理，重点审查应付账款和预付账款支付的正

　确性、时效性和合法性。

　（四） 有关单据、凭证和文件的使用和保管情况，重点检查凭证的登记、领

　用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

　（五） 对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，单位应

　当采取措施，及时加以纠正和完善。

　第六章

　附则

　第十四条

　本制度自签发之日起生效。

　第十五条

　本制度委托财务部负责解释。