永中表格高职人事管理论文-人事管理论文-管理论文

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　 1 数据有效性在高职人事基本信息设置中的应用

　在录入数据时，有些字段的数据长度是有规定的，利用预定的条件校验数据，可防止无效数据的产生。如身份证号字数要求 18 位，这时就需要用数据有效性来检查输入的字数是否满足要求。操作步聚如下。第一步，选定身份证号所在列，打开“数据有效性”对话框。第二步，单击“设置———允许”右侧的下拉按钮，选择“文本长度”，在“数据”中选择“等于”，在“长度”中输入 18。第三步，在“出错警告—出错信息”中输入“请输入 18 位的身份证号”。

　2 函数在人事基本信息管理与分析中的应用

　高职人事基本信息的数据主要包含了各教职工的个人情况：学历、学位、职称、 面貌、年龄及工龄等各方面的信息，并年龄、工龄每年都需变动。日常业务工作中还需要有人事基本数据的核实工作，对基本信息数据的分析工作等。所以，高校人事工作要使用现代化的手段，利用函数实现部分数据的自动化管理与计算。

　 2．1 利用函数从身份证号中获取相关信息

　人事基本信息中都有身份证号码的登记，可以充分利用身份证号码信息使用永中表格中的 MID（），ISEVEN（），IF（），TEXT（），DATEDIF（）等函数获取员工性别、出生日期，从而计算出员工年龄、工龄等信息。这样可以减少重复劳动，提高工作效率。在实例“×××职业技术学院人事基本信息”中将详细说明如何利用函数解决以下 4 个问题：自动从身份证号码中判别性别信息；自动从身份证号码中获取出生年月信息；自动根据自动出生年月信息计算出年龄；自动根据永中表格入职时间中计算出工龄。下面以工号 G0002 为例说明。

　2．1．1 根据身份证号码判别性别

　 身份证中号码第 17 位奇数分配给男性，偶数分配给女性。公式：＝IF（ISEVEN（MID（H3，17，1）），”男”，”女”）公式分析：MID（H3，17，1）用于获取身份证号码中代表性别的数字；ISEVEN（MID（H3，17，1）判断获取的数字是是奇数还是偶数，如果是偶数返回 true，否则返回 flase；IF（ISEVEN（MID（H3，17，1）），”男”，”女”）对获取到的第 17 位数进行判断，如果是偶数返回男，否则返回女。

　2．1．2 根据身份证号码获取

　出生日期公式：＝1*TEXT（MID（H3，7，8），”0000－00－00”）公式分析：MID（H3，7，8）从 H3 第 7 位开始取 8 位数，取出的数为年月日字符串；TEXT（MID（H3，7，8），”0000－00－00”）将获取的出生日期字符串转化为日期型文本；1*TEXT（MID（H3，7，8），”0000－00－00”）将文本转化为数字。

　2．1．3 根据出生日期求出年龄

　公式：＝DATEDIF（J3，TODAY（），”y”）公式分析：TODAY（）用于获取系统当前的时间；DATEDIF（）用于计算两个日期之间的年数、月数和天数之差；＝DATEDIF（J3，TODAY（），”y”）计算今天与出生年日期间年数差。2．1．4 根据入职时间求工龄公式：＝DATEDIF（L3，TODAY（），”y”）或＝YEAR（TODAY（））－YEAR（L3）公式分析：DATEDIF（L3，TODAY（），”y”）计算今天与入职时间年数差；YEAR（TODAY（））表示今天的年份数，YEAR（L3）表示入职的年份数；＝YEAR（TODAY（））－YEAR（L3）计算今天与入职时间年数差。根据以上 4 项内容的公式输入后，我们就可以用填充方法很快地完成制作整个表格的工作，而且年龄、工龄在随年份变化的同时会自动改变。

　2．2 利用函数进行在职人员情况统计分析

　 在人事日常工作中，时常要对部门人员基本情况（人数、性别、学历、学位、 面貌、年龄、工龄）进行统计分析。如何能快速地实现自动化统计，并能随人事基本信息表变化而改变呢？下面就以在职人员情况统计分析表中的有关院长室情况统计的几个典型字段为例加以说明。

　2．2．1 在职总人数

　公式：＝COUNTIFS（＇人事基本信息＇！C：C，＇人员情况分析＇！B4，＇人事基本信息＇！N：N，””）公式分析：COUNTIFS（）计算多个区域中满足给定条件的单元格的个数。＇人事基本信息＇！C：C，＇人员情况分析＇！B4：表示人事基本信息表中院长室成员人数；＇人事基本信息＇！N：N，””：表示离职时间为空，代表在职人员。

　2．2．2 学位－博士

　公式：＝COUNTIFS（＇人事基本信息＇！C：C，＇人员情况分析＇！B4，＇人事基本信息＇！N：N，””，＇人事基本信息＇！E：E，”＊博士”）公式分析:"人事基本信息"!E:E,”*博士”:表示人事基本信息表学位字段中的所有博士。通过上述两项典型的例子，可以看出都可用 COUNTIFS（）函数来完成，主要注意区域与条件的改变。这样就很容易将院长

　室情况统计出来。接下来只要用填充方法很快地完成整张统计表格的工作。并且这张统计表会随人事基本信息数据变化而自动改变。

　3 结语

　高职院校人事管理工作头绪多、数据繁琐、时效性强，工作中只有找到合适的方法，如借助永中表格这样的工具，就可以有效地解决高校人事管理中数据的问题，提高批量处理表格工作的效率，提升人事管理的水平，更好地为广大教职工服务。