ppt2003教程_PowerPoint,2003教程

　 PowerPoint 2003教程

　PowerPoint2003的使用

　 在教学演示、商业会议、科学技术交流等领域中，如何将需要交流传播的信息以更生动、更吸引人的方式展示出来，以产生强烈的感染力，已成为信息交流中的一个关键问题。Microsoft公司的PowerPoint就是一个优秀的演示工具，它可以将文字、图形、图像、声音以及视频剪辑等多媒体元素融为一体，赋予演示对象更强的感染力。      

　 PowerPoint2003是Microsoft Office2003软件包中的专用于制作演示文稿的办公软件。它包含许多制作精美的设计模板，并自带PowerPoint配色方案和动画方案，可以根据制作者的喜好将其套用到演示文稿中，而不需要在制作文稿版式和演示方式上花费大量的时间。

　与Word 2003、Excel 2003相比，PowerPoint 2003的改进不大，主要从丰富创作素材入手进行了改进。例如增加了新的动画效果、在进入和退出动画、计时控制等方面都增加了许多新功能。此外，提供了新的图库，使模板的选择更丰富。由于PowerPoint2003中采用了新的绘图工具，对于较大的组织结构图文件，减小了文件的大小，并且更易于编辑。

　在PowerPoint中，演示文稿和幻灯片两个概念有一定的区别。利用PowerPoint做出来的作品称为演示文稿，它是一个文件。而演示文稿中的每一页称为幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。

　第一部分PowerPoint初步

　一、PowerPoint的启动与退出

　与Office2003的其他组件一样，在Windows XP操作系统环境下，PowerPoint2003也有多种启动与退出的方式，下面将介绍两种常用的方式。

　启动：选择【开始】菜单 【所有程序】 【Microsoft Office】 【Microsoft PowerPoint 2003】

　退出：具体方法是：打开【文件】菜单，从中选择【退出】命令；或单击标题栏最右边的关闭按钮。

　从打开的PowerPoint 2003界面可以看出，PowerPoint界面与Word、Excel等界面很类似，

　首先，我们来熟悉一下PowerPoint的工作界面。 启动PowerPoint2003，一个同Word2003很相似的窗口就呈现在眼前了。

　1、标题栏：显示出软件的名称(Microsoft PowerPoint)和当前文档的名称(演示文稿1)；在其右侧是常见的“最小化、最大化/还原、关闭”按钮。

　 2、菜单栏：通过展开其中的每一条菜单，选择相应的命令项，完成演示文稿的所有编辑操作。

　 3、常用工具栏：将一些最为常用的命令按钮，集中在本工具条上，方便调用。

　 4、格式工具栏：将用来设置演示文稿中相应对象格式的常用命令按钮集中于此，方便调用。

　 5、任务窗格：在右侧的任务窗格中显示的是设计演示文稿时经常用到的命令。利用这个窗口，可以完成编辑“演示文稿”一些主要工作任务。

　 6、工作区/编辑区：编辑幻灯片的工作区。

　 7、备注区：用来编辑幻灯片的一些“备注”文本。

　 8、大纲编辑窗口：左侧显示的是大纲视图及幻灯片预览的窗格，在本区中，通过“大纲视图”或“幻灯片视图”可以快速查看整个演示文稿中的任意一张幻灯片。

　 9、绘图工具栏：可以利用上面相应的按钮，在幻灯片中快速绘制出相应的图形。

　10 状态栏：在此处显示出当前文档相应的某些状态要素。

　二、创建演示文稿

　（一）、演示文稿的制作过程

　演示文稿的制作，一般要经**面几个步骤：

　1、准备素材：主要是准备演示文稿中所需要的一些图片、声音、动画等文件。

　 2、确定方案：对演示文稿的整个构架作一个设计。

　 3、初步制作：将文本、图片等对象输入或插入到相应的幻灯片中。

　 4、装饰处理：设置幻灯片中的相关对象的要素（包括字体、大小、动画等），对幻灯片进行装饰处理。

　 5、预演播放：设置播放过程中的一些要素，然后播放查看效果，满意后正式输出播放。

　 （二）、演示文稿的制作原则

　1、主题鲜明，文字简练

　2、结构清晰，逻辑性强

　3、和谐醒目，美观大方

　4、生动活泼，引人入胜

　（三）具体操作：在PowerPoint中，选择【文件】 【新建】菜单命令，打开“新建演示文稿”任务窗格，该界面提供了四种新建演示文稿的方法，下面将这些方法逐一做介绍。

　1、创建空演示文稿

　在“新建演示文稿”任务窗格中选择【空演示文稿】，即可进入空演示文稿的编辑界面。实际上，在打开PowerPoint时，程序已经自动地新建了一个空的演示文稿。空演示文稿是一种形式最简单的演示文稿，它没有应用设计模板、配色方案以及动画方案，然而空演示文稿留给用户的设计空间是最大的。在设计时，根据演示文稿的内容对其进行修饰，从而设计出完美的具有个性的演示文稿。

　2、根据“设计模板”创建文稿

　在“新建演示文稿”任务窗格中选择【根据设计模板】，屏幕右侧显示出“幻灯片设计”任务窗格。

　设计模板是一种已编排好的母版式幻灯片，它包括幻灯片的背景、装饰图案、文字的布局、颜色和大小等。利用设计模板创建演示文稿可以使用户付出较少的时间就能取得较好的效果。

　3、根据“内容提示向导”创建文稿

　在“新建演示文稿”任务窗格中选择【根据内容提示向导】，将出现引导屏幕。在引导屏幕中，单击【下一步】按钮，对演示文稿类型、演示文稿样式、演示文稿选项分别进行选择和设置，完成以上选择和设置后，单击【完成】按钮。PowerPoint 2003内容提示向导中提供了各个行业使用的多种不同主题的演示文稿范本，默任情况下有6类主题可供选择。

　4、根据已存的PowerPoint文稿创建新演示文稿

　当完成一个演示文稿后，如果想使用这一现有演示文稿的一些内容或风格来设计其他的演示文稿，这时就可以使用PowerPoint的“根据现有的演示文稿创建”这一功能了。这样可以得到一个和现有演示文稿具有相同内容和风格的新演示文稿，只需在原有的基础上进行修改即可，从而提高了工作效率。

　在“新建演示文稿”任务窗格中选择【根据现有演示文稿】，打开“根据现有演示文稿新建”对话框，然后找到希望使用的演示文稿名称，单击【创建】按钮即可。

　三、视图方式

　PowerPoint主要有三种视图方式，它们是普通视图、幻灯片浏览视图和幻灯片放映视图。每种视图都有其特定的显示方式，因此在编辑文档时选用不同的视图可以使文档的浏览或编辑更加方便。

　在演示文稿窗口的左下角，将会看到视图按钮，它能在不同视图中来回切换。

　1、普通视图

　普通视图实际上又分为两种形式，主要区别在于PowerPoint工作窗最左边的预览部分，即左边窗格中有两个选项卡，它们分别是【大纲】和【幻灯片】选项卡，【幻灯片】选项卡用于显示、设计和美化当前的幻灯片。而【大纲】选项卡能同时看到整个幻灯片的标题和内容。

　2、幻灯片浏览视图

　幻灯片浏览视图能显示出演示文稿中所有的幻灯片，以便于迅速看到它们的布局**序。在该视图中，不能改变个别幻灯片的内容，但可以删除多余幻灯片、调整各幻灯片的次序或向其他文稿传送幻灯片，例如可向Word文档中传送幻灯片。若要修改某张幻灯片，在其上双击鼠标左键即可回到其他视图进行修改。

　3、幻灯片放映视图

　在幻灯片放映视图下，可以看到幻灯片的最终效果，如果不满意则可按键盘上的Esc键退出放映进行修改。在幻灯片放映视图下，对幻灯片的内容是不能编辑的。

　此外，还有一种观看演示文稿的方法：先将演示文稿打开，单击菜单中的【幻灯片放映】、【观看放映】。在放映过程中可通过单击鼠标左键以切换幻灯片，所有幻灯片放映完毕后，屏幕上会出现“放映结束，单击鼠标退出”，此时在单击鼠标，则放映结束。如果中途需要退出，单击屏幕左下角的第三个按钮，在弹出的放映菜单中选择【结束放映】。

　四、演示文稿的打开与保存

　首先启动PowerPoint，在PowerPoint打开的界面下，有三种打开演示文稿的方法，它们是：

　1、单击窗口右边任务窗格中的【打开】下的演示文稿。

　2、选择【文件】菜单下的【打开】命令。

　3、单击工具栏中的打开按钮。

　在PowerPoint中保存演示文稿和其他Microsoft程序保存文件是一样的，选择【文件】菜单下的【保存】命令，或单击工具栏中的保存按钮。有下列两种情况：

　1、如果是第一次保存就会打开【另存为】对话框，在提示符后输入演示文稿名。

　2、如果演示文稿已有名字，可用该名将其保存。

　五、插入新幻灯片

　打开演示文稿后，即可插入新幻灯片并对其进行编辑，方法是：

　1、选择要在其后插入内容的幻灯片。

　2、选择【插入】菜单下的【新幻灯片】命令。

　3、在右边的【应用幻灯片版式】窗格中选择需要的版式。

　4、在新插入的幻灯片中，输入内容，然后保存，就完成了一张新幻灯片的制作。

　第二部分编辑演示文稿的基本操作

　一、文本操作

　1、文本的输入

　（1）在预留区中输入文字

　在预留区中用鼠标单击，鼠标就会变成“I”型，同时预留区中的默任文字消失，此时可键入文字或粘贴已经拷贝的文字。输入完后，单击预留框外任意位置，就完成了文本的输入。可以看出，在幻灯片预留区中输入的文字，在左侧大纲窗口也显示出来，两者相同。

　（2）在大纲窗口中输入文字

　A 在大纲编辑区的图标后，输入标题文字

　B 单击【插入】菜单中的【文本框】，选择【水平】或【垂直】。用鼠标在幻灯片上需要添加文本的位置拖出一个矩形框。文本框的左右宽度可以随时用鼠标拖动框调整，上下高度可以随着文字的增多而自动改变。

　注意：文本框内的文字不出现在大纲视图内。

　2、文本的选取

　（1）在幻灯片窗口中选取文字

　A文本框内文字的局部选取：用鼠标左键拖动。

　B 文本框内文字的全部选取：先将鼠标点到文本框内，按Ctrl+A或按两下F2键。

　C 整个文本框的选取：鼠标单击文本框内文字即可。

　（2）在大纲窗口中选取文本

　A 一个整张幻灯片文本的选取：用鼠标单击幻灯片图标。

　B 幻灯片中一整段文字的选取：将光标移到要选取的段落前，待出现十字型光标时，按一下左键。

　C 多张幻灯片或多段文字的选取：在要选取的文字前按下鼠标左键，并按住鼠标往下拖动直至要选中的文字结尾处松开鼠标。

　3、文本的移动

　（1）在同一幻灯片窗口中移动：

　A 文本框的移动：先选中文本框，然后将光标置于文本框的边框附近，待光标呈现十字状时，按鼠标左键拖动。

　B文字的移动：目标位置有文本，先将被移动的文字涂黑选中，然后按住鼠标左键拖至要放置的位置。若

　（2）在不同幻灯片窗口中移动： 用“剪切”和“粘贴”命令完成，与Word的使用相同。

　（3）在大纲窗口中移动文字

　A 选中被移动文字，按住鼠标左键将选中的文字拖到目标位置。

　B选中被移动的文字，利用大纲工具栏中的上移、先移、升级、降级达到移动的目的。

　4、文本的格式化

　（1）改变字体、字号、效果：先选中文字，单击【格式】菜单下的【字体】，打开字体窗口进行具体设置。

　（2）文本行间距：先将插入点置于要调整行间距的段落中，单击【格式】菜单下的【行距】，调整相应参数。

　（3） 共用文本样式：

　A 将光标置于格式化好的文本的任意位置。

　B 在“常用工具栏”上选择格式刷按钮 ，光标会带着一个“刷子”一起移动。

　C 用带着刷子的光标“刷”过要接受格式的文本，就完成了文本格式的传递。

　5、文本框的旋转与翻转

　（1）文本框的旋转

　A选定要旋转的文本框。单击绘图工具栏中的【绘图】，在弹出的菜单中选择【旋转或翻转】、【自由旋转】，此时文本框的四角出现四个绿点，即为“旋转控点”。将鼠标移到某个旋转控点上，拖动鼠标，此文本框开始绕其中心旋转。

　已经组合的图形可以使用【取消组合】命令来解释组合。对于已经取消组合的图形可以使用【重新组合】命令将其再次组合，而不必将原有的图形全部选中后再组合。

　二、调整对象的叠放次序

　当有多个图形相互重叠时，对于不透明的图形有上下层次之分。在PowerPoint中，后面的图形默认为覆盖在先画的图形上，用户可以根据自己的需要，调整已有的多个图形之间的叠放次序。

　调整的方法是选中图形，单击“绘图”工具栏上的“绘图”按钮，选择【叠放次序】选项，在弹出的菜单中单击相应的命令，可将任意多个图形中的一个图形调整其叠放的层次。另外还可以右击需要调整叠放次序的图形，在快捷菜单中的【叠放次序】选项中选择调整方式。

　三、调整对象颜色

　1、选择配色方案

　配色方案由幻灯片设计中使用的8种颜色组成，这8种颜色是预先设置好的，自动应用背景、文本线条、阴影、标题文本、填充、强调和超链接。演示文稿的配色方案由所应用的设计模板确定，用户可根据需要更改模板中原有的配色方案。

　选择配色方案的方法是，选择【格式】菜单中【幻灯片设计】命令，打开“幻灯片设计”任务窗格，单击【配色方案】，打开“应用配色方案”任务窗格，对配色方案进行选择。配色方案是储存在幻灯片模板中的，所以在“应用配色方案”列表中所看到的内容会因幻灯片所应用的设计模板不同而不同。

　若将鼠标移至所需的配色方案上方，单击右侧的下拉列表框按钮，在出现的下拉菜单中选择合适的命令即可。选择【应用于所有幻灯片】命令，将所选的配色方案应用于当前演示文稿中的所有幻灯片；选择【应用于所选幻灯片】命令，则只将所选配色方案应用于选中的幻灯片。

　2、编辑配色方案

　当PowerPoint所提供的标准配色方案不能满足设计要求时，可以自己动手来配置一些项目的颜色。单击“幻灯片设计—配色方案”任务窗格底部的“编辑配色方案”，打开“编辑配色方案”对话框，即可按自己的需要修改或添加新的配色方案。

　四、调整演示文稿背景

　在PowerPoint中，除了在应用模板或配色方案中可以更改幻灯片的背景外，还可以按需要随时更改幻灯片的背景颜色或背景设计。当只希望幻灯片背景为简单的底纹或纹理，而不需要设计模板中的所有其他设计元素时，可以更改背景的颜色、添加底纹、图案、纹理或图片。

　1、调整背景颜色

　打开一个演示文稿，选择【格式】菜单中的【背景】命令，打开“背景”对话框。单击“背景填充”下拉箭头，在弹出的下拉列表框中可以选择背景的颜色。

　2、调整背景的其他设置

　打开一个演示文稿，选择【格式】菜单中的【背景】命令，打开“背景”对话框，单击“背景填充”下拉列表，在弹出的下拉列表框中单击【填充效果】选项，弹出“填充效果”对话框，单击“渐变”、“纹理”、“图案”、“图片”标签，分别进行设置。

　单击【确定】按钮，返回【背景】对话框。单击【全部应用】按钮，所选择的效果就应用到了整个演示文稿。

　第三部分增强演示文稿效果

　一、图形的绘制与编辑

　1、绘制基本几何图形

　在绘图工具栏中提供了四个基本图形绘制按钮，分别为直线、箭头、矩型、椭圆，绘制时可先单击这些按钮之一，然后在需要绘制图形的区域内单击并拖动鼠标，直到图形满意时松开鼠标，就会出现相应的图形。

　注意：若绘制时按住Shift键，则绘制直线时可以使其倾斜角度为15度的整数倍；绘制矩型时得到正方型；绘制椭圆时得到圆型。若绘制时按住Ctrl键，则在绘制直线时可以以起始点为中心向两边延伸；绘制矩型时以起始点为中心得到矩型；绘制椭圆时也是以起始点为中心绘制椭圆。若绘制同时按住Shift+Ctrl键，则效果正是上两种情况的综合。

　2、自选图形的绘制

　单击绘图工具栏中的自选图形，在子菜单中继续选择适合的图形,然后在幻灯片编辑区内单击并拖动鼠标即可。其中，【自选图形】下拉菜单中的【线条】选项下有【曲线】、【任意多边型】的操作方法较特殊，步骤如下：

　A 用鼠标单击绘图工具栏上的【曲线】、【任意多边型】之一。

　B 将鼠标移动到起始位置并单击，然后松开鼠标键，可以沿任意角度移动鼠标到下一个位置后，再次单击。

　C 逐次单击鼠标，到最后位置处双击鼠标完成绘制。

　3、图形对象的选取

　一个图形对象的选取：只需用鼠标单击图形对象即可。

　4、图形对象的微移

　A 选中要微移的对象。

　B 单击绘图工具栏中的【绘图】、【微移】，选择相应移动按钮即可。

　5 、图形对象的对齐和分布

　A 选择要编辑的多个对象。

　B 单击绘图工具栏中的【绘图】、【对齐和分布】，再设置是否【相对于幻灯片】选项，然后从菜单中选择相应的命令即可。

　二、幻灯片母版的使用

　幻灯片母版是一种与众不同的特殊的幻灯片，它是创建演示文稿中所有幻灯片所遵循格式的基础，其中包括标题、副标题、文本等。应用幻灯片母版可以使演示文稿中所有幻灯片的外观都协调一致，即具有相同的格式、背景和配色方案及文本字体等，有助于统一演示文稿幻灯片的风格，增强其观赏性。

　1、给幻灯片母版添加页眉和页脚

　A单击【视图】菜单中的【母版】、【幻灯片母版】。

　B 对【日期区】、【页脚区】、【数字区】进行设置。

　C 单击“幻灯片母版视图”工具栏中的【关闭母版视图】。回到普通视图，查看效果。

　2、移动母版页眉和页脚信息

　A 单击【视图】菜单中的【母版】、【幻灯片母版】。

　B 单击母版中的【日期区】，当其四周出现虚线框时，按住鼠标拖动到目标位置，松开鼠标。【页脚区】和【数字区】以相同的方法进行移动。

　C 单击“幻灯片母版视图”工具栏中的【关闭母版视图】。回到普通视图，查看效果。

　三、模版的使用

　模板是保证演示文稿一致性的一组母版和配色方案，包含了所有用于创建演示文稿的基本元素，如颜色

　1、打开演示文稿，在“幻灯片设计”窗格中，选择【设计模板】，并在下拉的窗口中选择具体的模板。

　2、打开演示文稿，单击“幻灯片设计”窗格中最下方的【浏览】，打开“应用设计模板”对话框中，选择模版文件，单击应用完成模板的套用。

　四、在幻灯片中插入图片

　1、在幻灯片中插入剪贴画：

　单击【插入】菜单中的【图片】、【剪贴画】，在弹出的【选择图片】对话框中选择好图片，单击【确定】。（一般office中的剪贴板为空）

　2、导入外部图片：

　选择要插入图片的幻灯片，单击【插入】菜单中的【图片】、【来自文件】，在弹出的【插入图片】对话框中选择好图片文件，单击【插入】。

　五、在幻灯片中插入声音

　1、选择要插入声音的幻灯片。

　2、单击【插入】菜单中的【影片和声音】、【文件中的声音】。

　3、选择一个声音文件，单击确定。

　六、在幻灯片中插入表格

　1、利用幻灯片版式插入表格幻灯片

　A 在演示文稿中新增一个幻灯片，在【应用幻灯片版式】窗格中选只有表格的版式。

　B 双击表格预留区，设定好列数和行数，单击【确定】。

　2、向已存在的幻灯片中添加表格

　A 在常用工具栏中按住插入表格按钮 ，并进行拖动，选择好行和列的数量，松开鼠标即可。

　B 或者单击【插入】菜单中的【表格】，在弹出的【插入表格】对话框中，设定好列数和行数，单击【确定】。

　3、表格的修改

　通过【表格与边框】工具栏中的命令对表格进行修改，如插入行与列、改变列宽和行高、绘制不规则表格、修饰表格边框与填充等。

　七、插入组织结构图

　1、组织结构图的创建

　方法一：创建带有组织结构图的幻灯片

　A新增一个新幻灯片，在【应用幻灯片版式】窗格中选取带有组织结构图的自动版式。

　B 双击组织结构图预留区，弹出【图示库】对话框。从中选择一个图示类型，单击【确定】。

　方法二：在已存在的幻灯片中插入一个组织结构图

　A 选定要插入组织结构图的幻灯片。

　B 单击【插入】菜单中的【图示】命令，打开【图示库】对话框。从中选择一个图示类型，单击【确定】。

　2、组织结构图的文本编辑

　A文字的输入：将鼠标指针移到应该输入信息的位置上单击，这样就可以输入文本了。

　B文字的格式设置：选中文字，单击【格式】菜单中的【字体】，在弹出的【字体】对话框中可对文字的“字体”、“字型”、“颜色”等进行设置。

　3、图块的添加与删除

　在插入的组织结构图中单击其中一个图块，并在【组织结构图工具栏】单击【插入形状】按钮右端的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择需要添加图块的类型，包括如下类型：

　A 下属：选择添加【下属】将会在所选的图块下面直接插入一个新的图块，并且用一条垂直线将两个图块连接。

　B同事：选择添加【同事】将会在所选图块同级方向插入一个新的图块。

　C 助手：选择添加【助手】将会在所选图块下面的一侧插入一个新的图块，并用一条成直角的连线将两个图块连接。

　如果需要删除图块，只需单击图块的边框将其选中，然后按键盘上的Delete键即可，或者右击需要删除的图块，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令。

　4、移动图块

　在组织结构图中可以直接用鼠标拖动图块来改变它在图中的位置，拖动时，会有一个虚线框出现，当虚线框与目的图块重合时，松开鼠标即可。

　5、更改版示

　单击“组织结构图”工具栏上的【版式】按钮，在弹出的下拉菜单中列出了4中较为常用的组织结构图版式，它们分别是【标准】、【左右悬挂】、【左悬挂】和【右悬挂】。组织结构图中不同的级别可以应用不同的版式，应用“组织结构图”版式，可以根据结构图的内容调整其大小，使其适合于幻灯片的尺寸。

　6、修饰组织结构图

　A 单个图块的修饰：双击需要更改设置的图块，可以打开【设置自选图形格式】对话框，对该图块的格式进行设置。

　B整个组织结构图的修饰：一般情况下，组织结构图中的图块以及文字风格要统一，所以将整个组织结构图选中，然后选择【格式】菜单下的【组织结构图】命令，打开【设置组织结构图格式】对话框，对整个组织结构图的格式进行设置。

　C自动套用格式的使用：单击“组织结构图”工具栏上的【自动套用格式】按钮，可以打开【组织结构图样式库】。其中列出了PowerPoint预先定义好的组织结构图样式可供选择。组织结构图在应用了组织结构图样式库中的样式后，以前所做的格式设置将全部消失，此时用户将不能再单独修改组织结构图中图块及线条的设置，只能更改图块中的文字属性。

　八、插入图表

　1、图表的创建

　方法一：创建带有图表的幻灯片

　A单击工具栏中新幻灯片，在新幻灯片对应的【应用幻灯片版式】对话框中选取带有图表的自动版式。

　B 双击图表预留区，进入图表处理程序。

　C 在幻灯片以外的地方单击，就可退出图表处理程序。

　方法二：向已存在的幻灯片中添加图表

　A 选定需要插入图表的幻灯片。

　B 单击【插入】菜单中的【图表】。

　C 编辑图表后，在幻灯片以外的地方单击，返回幻灯片编辑窗口，新建的图表就出现在幻灯片的中央位置。

　注意：进入图表处理程序后，系统会自动用图表处理程序的菜单取代PowerPoint的菜单。

　2、选择图表类型

　在图表编辑状态下，选择【图表】菜单下的【图表类型】命令，打开【图表类型】对话框，

　3、输入/导入图表数据

　图表中的图形是根据数据表中的数据计算出来的，所以在插入图表后，首先要输入自己的数据，替代原来用做模板的样本数据，图表会根据输入的变化显示出新的数据。

　输入图表数据的方法是：单击单元格，使其成为活动单元格，随后键入的内容就会取代旧标签。

　导入图表数据的方法是：首先，数据应已经制作成Excel文档，此时可以选择【编辑】菜单中的【导如文件】命令，打开【导入文件】对话框，在其中找到需要的文件，单击【打开】按钮，系统将弹出【导入数据选项】对话框，选择数据所在的工作表，单击【确定】按钮，该工作表中的数据即被导如PowerPoint图表中。

　4、隐藏和显示工作数据表

　当“数据表”在图表编辑状态中隐藏时，可以选择【视图】菜单下的【数据工作表】命令，或单击工具栏上的【查看数据工作表】按钮，即可显示数据表，再单击则隐藏数据表。

　5、改变数据表的格式设置

　A 选定要修改的单元格。

　B 单击【格式】菜单，通过其下拉菜单可对【字体】、【数字】、【位置】、【列宽】进行设置。

　注意：对数据表上字体所做的设置并不改变图表的字体。

　6、图表格式化

　图表上有四类对象，分别是绘图区、图例、图表区域、系列。

　四类对象的设置：将光标点到部位上后，部位的名称会显示出来。若双击左键，就会有相关的格式化选项显示出来，设置好后，单击确定；若单击右键，相应的设置快捷菜单会显示出来。

　设置图表选项：激活图表处理程序后，单击【图表】菜单下的【图表选项】，进入【图表选项】对话框，可进入标题、坐标轴、网格线、图例、数据标签、数据表这六个卡片进行有关设置。

　第四部分幻灯片放映设计

　PowerPoint为用户提供了多种放映幻灯片和控制幻灯片的方式，用户可以选择最为理想的放映速度与放映方式，使幻灯片的放映结构清晰、节奏明快、过程流畅。动画是演示文稿的精华，在画中尤其以“进入”动画最为常用。

　一、设置幻灯片的动画效果

　动画效果是应用于幻灯片上的，使用PowerPoint 2003自带的动画方案进行动画设置，可以有以下两种方法。

　1、使用“动画方案”设置动画效果

　在“大纲视图模式”或“幻灯片视图模式”下，选择要添加动画效果的幻灯片。

　A选择【幻灯片放映】菜单下的【动画方案】命令，打开【幻灯片设计】任务窗格。任务窗格中将显示动画方案的所有设置项。不同的动画类型具有不同的动画展示效果。从中选择一个方案后，在幻灯片编辑区会立刻显示该动画效果，不过前提是选中复选框，否则用户选择动画的同时无法显示动画效果。

　B 选择了合适的动画效果后，单击按钮 ，则该动画效果将应用于该演示文稿中的所有幻灯片。

　C 如果复选框没有被选中，那么用户在选择了动画类型后单击按钮可启动当前幻灯片中的动画，效果与系统自动播放一样。如果不满意选择的动画效果，可选择【无动画】后重新进行选择。

　2、使用“自定义动画”设置动画效果

　动画效果的添加一般是以一个对象为单位，如文本框、图片、表格等。在添加动画效果之前，首先需要选中对象，然后选择【幻灯片放映】菜单下的【自定义动画】命令，打开【自定义动画】任务窗格。在【自定义动画】任务窗格中，单击【添加效果】按钮，打开一个快捷菜单，其中有4个效果分类：【进入】、【强调】、【退出】、【动作路径】，每一类都有一些可供选择的选项，选中一项，即可将起添加到幻灯片的动画片列表中。

　在【动作路径】分类中如果选择【绘制自定义路径】，这时供选择的类型有绘制【直线】、【曲线】、【任意多边形】、【自由曲线】。选择其中一种，将鼠标移至幻灯片编辑窗口中，此时鼠标指针呈十字形，拖动鼠标即可画出相应的图形，这样选中的幻灯片对象就会在幻灯片中按绘制的图形路径移动。当幻灯片中的对象被添加了动画效果后，在该项目前会显示一个动画效果的编号，表示该动画在当前幻灯片中的播放次序，其顺序与任务窗格中动画列表上的顺序一致。

　当幻灯片中添加了多个动画效果，如果需要对其播放顺序进行调整时，在【自定义动画】任务窗格中的动画列表上，选中需要调整顺序的动画，然后单击【重新排序】两侧的上下箭头，即可调整幻灯片动画效果的顺序。

　单击任务窗格中的【删除】按钮 ，即可将动画列表中选中的动画效果删除。

　二、创建交互式演示文稿

　1、动作按钮的使用

　PowerPoint提供了一些最常用的动作按钮，它们是预先设置好的一组带有特定动作的图形按钮，例如指向前一张、后一张、最后一张幻灯片等，方便地应用这些设置好的按钮来实现幻灯片放映时的跳转目的。在使用PowerPoint制作的多媒体培训课程中，动作按钮就更显得格外重要。例如在培训课程中，如果学员单击正确答案时，就可以进行到下一个问题，相反如果选择了错误答案，就将重新回到开始部分。

　在“普通视图”中，选择【幻灯片放映】菜单下的【动作按钮】命令，弹出按钮选择面板，PowerPoint的标准“动作按钮”都有自己的名称，但尽管如此，仍然可以将它们应用于其他功能，并决定它们所执行的动作。

　在弹出的按钮选择面板中单击一个按钮，鼠标指针变为十字形，在幻灯片中拖动鼠标可以画出一个图形按钮，同时系统自动弹出【动作设置】对话框，用来设置该按钮的动作。

　在该对话框中有【单击鼠标】和【鼠标移过】两个选项卡，选择【单击鼠标】开始动作更为安全一些，因为幻灯片放映过程中很容易出现误将鼠标移过按钮的情况。根据具体情况设定按钮的动作。设置完成后，单击【确定】按钮，并放映幻灯片，在放映过程中单击“动作“按钮”，确保设置好的动作能够正确地运行。

　如果不选择内置“动作”按钮，也可以使用其他对象来链接到动作上，例如使用文本、图片、自选图形等。采用这种方式时，首先选中对象，然后选择【幻灯片放映】菜单下的【动作设置】命令，弹出的对话框与添加“动作”按钮时的对话框相同。

　2、超链接的使用

　超链接是指向特定位置或文件的一种连接方式，可以利用它将下一步的显示跳转到指定的位置。超链接只有在幻灯片放映时才能被激活，在编辑状态下不起作用。在幻灯片放映时，超链接的显示特点为，当鼠标移至超链接时，鼠标指针会变为一个“小手”形状，文本的超链接会显示下划线及不同的文字颜色。

　在PowerPoint中超链接可以跳转到当前演示文稿的特定幻灯片、其他演示文稿中的特定幻灯片、自定义放映、电子邮件的地址、文件或网页位置。

　不管是对文字、图片还是其他对象添加超链接，首先需要将对象选中，然后选择【插入】菜单下的【超链接】命令，或者右击选中的对象，在弹出的快捷菜单中选择【超链接】命令，打开【插入超链接】对话框。

　三、幻灯片的切换

　幻灯片切换的设计指的是每一张幻灯片放映之间的切换方式的设计。切换效果是添加在幻灯片之间的一种特殊效果，在演示文稿放映过程中，切换效果可以使幻灯片的切换带有电影的切换色彩。

　 增加切换效果的最好场所是幻灯片浏览视图，在幻灯片浏览视图中，可一次查看多个幻灯片，并且可以预览幻灯片的切换效果。要为幻灯片添加切换效果，可按下述操作步骤进行：

　1、单击演示文稿底部的【幻灯片浏览视图】按钮 ，切换到幻灯片浏览视图模式下。

　2、选择【幻灯片放映】菜单下的【幻灯片切换】命令，打开【幻灯片切换】任务窗格。

　3、选择要为其添加效果的一张或一组幻灯片。

　4、在【幻灯片切换】任务窗格的【应用于所选幻灯片】下拉列表框中，选择一种幻灯片切换效果。

　5、在【修改切换效果】选区的【速度】和【声音】下拉列表框中，为所选择的幻灯片设置切换时的速度和切换时播放的声音。如果选中复选框，则会在进行幻灯片演示时连续播放声音，直到下一个声音出现。

　6、在【换片方式】选区中，指定PowerPoint 2003在幻灯片放映时切换到下一张幻灯片的方式。如果希望单击鼠标时或经过指定时间后都能出现下一张幻灯片，就需要选中【单击鼠标时】和【每隔﹒﹒﹒﹒】  两个复选框，并在微调框中输入需要的时间间隔。

　7、单击【应用于所有幻灯片】按钮，可将选择的切换效果设置应用于演示文稿中的所有幻灯片。否则，将只应用于当前选择的幻灯片中。给幻灯片添加了切换效果之后，一个小的幻灯片切换图标就会出现在幻灯片的左下角，表示该幻灯片已经成功地添加了切换效果。单击该图标，即可直接观察真正的幻灯片切换效果。

　四、设置超链接跳转

　今天我们用动画的形式介绍在Powerpoint演示文稿中设置超级链接的方法和技巧。

　我们在Powerpoint演示文稿的放映过程中，希望从某张幻灯片中快速切换到另外一张不连续的幻灯片中，可以通过“超级链接”来实现。

　下面我们以“超级链接”到第10张幻灯片为例，看看具体的设置过程：

　1、在幻灯片中，用文本框、图形（片）制作一个“超级链接”按钮，并添加相关的提示文本（如“陀螺旋”）。

　2、选中相应的按钮，执行“插入→超链接”命令，打开“插入超链接”对话框。

　3、在左侧“链接到”下面，选中“本文档中的位置”选项，然后在右侧选中第10张幻灯片，确定返回即可。

　注意：仿照上面的操作，可以超链接到其他文档、程序、网页上。

　五、幻灯片的隐藏

　当演示文稿中使用了超链接或动作按钮，有时希望某些幻灯片只有在单击指向它们的链接时才被显示出来，也就是说，在正常的放映中不显示这些幻灯片，这时就需要用到幻灯片的隐藏功能。

　在幻灯片浏览视图模式下，单击幻灯片预览图形将其选中，单击【幻灯片放映】菜单下的【隐藏幻灯片】命令，或者右击该幻灯片并在弹出的快捷菜单中选择【隐藏幻灯片】命令，可以将正常显示的幻灯片隐藏。被隐藏的幻灯片编号上会出现一个带有斜线的灰色小方框，表示该幻灯片已被隐藏，在正常的幻灯片放映时不会被显示，只有当单击了指向它的超链接后，才会被显示。

　如果需要取消幻灯片隐藏，再次选择【幻灯片放映】菜单下的【隐藏幻灯片】命令，即可取消隐藏幻灯片。

　六、演示文稿的打印

　打印是人们平常工作中一个很重要的环节，使用PowerPoint编辑文稿，用户可以根据不同的需要将演示文稿打印出不同的形式，如幻灯片、备注和大纲视图等，并且很方便地设置打印页面格式。

　1、页面设置

　选择【文件】菜单中的【页面设置】命令，弹出【页面设置】对话框。用户可以选择幻灯片、备注、讲义和大纲的方向，并且可以设置幻灯片的大小、宽度、高度以及编号的起始值。

　2、打印预览

　用户在页面设置中设置好有关打印的参数后，在实际打印之前，可以利用【打印预览】功能先预览一下打印的效果，使用户避免打印失误或不必要的损失。

　选择【文件】菜单下的【打印预览】命令，切换到打印预览模式下，在此模式下，用户可以按需要分别预览演示文稿的幻灯片、将义、备注及大纲形式。单击工具栏上的【打印内容】下拉列表框，可以选择预览内容。在预览模式下，当鼠标指针形状变为放大镜符号时，单击鼠标左键可以放大预览页面，再次单击可以恢复整页预览。单击工具栏上的【关闭】按钮，可以退出打印预览状态。

　3、打印

　当用户对当前的打印设置及预览效果满意后，就可以连接打印机开始打印演示文稿。选择【文件】菜单下的【打印】命令，或者单击“常用”工具栏上的“打印”按钮，打开打印对话框。

　在【打印范围】选项组中，可以设置打印范围。系统默认情况下将打印当前演示文稿中的所有幻灯片。在【打印范围】中可以选择打印【当前幻灯片】或者在【幻灯片】文本框中输入需要打印的幻灯片编号或范围。

　在打印【份数】文本框中设置需要打印的份数以及打印出来的顺序，例如，选中【逐份打印】复选框将进行逐份打印，取消选中该复选框将会逐页打印。

　在【打印内容】下拉列表框中，可以选择需要打印的内容。选择【幻灯片】打印，可以将演示文稿中的内容按幻灯片的格式进行打印，这种方式主要用于将幻灯片打印到透明胶片或其他介质上；选择【讲义】打印，可以将演示文稿的内容打印为讲义，此时右侧的【讲义】选项区被激活，在【每页幻灯片数】文本框中可以设置每页中包含幻灯片的数量；选择【备注】打印时可以将演示文稿的内容打印为备注页；选择【大纲视图】选项可以将演示文稿的内容打印成为大纲视图形式。

　在设置好打印的各项选项后，单击【预览】按钮可以预览，确认满意后，单击【打印】按钮将打印内容送到打印机进行打印。

　七、加密保存演示文稿

　保存是应用程序最基本的操作之一，通过保存操作，可以随时将劳动成果妥善地保存在计算机硬盘上。

　加密保存可以防止他人在未经授权的情况下打开或修改演示文稿，从而达到增强文档安全性的目的。

　选择【工具】菜单中的【选项】命令，打开“选项”对话框，单击【安全性】选项卡，用户可以在【打开权限密码】文本框中输入密码，用来设置打开当前文档的权限。在【修改权限密码】文本框中输入密码，可以设置修改当前文档的权限。“打开”和“修改”的权限密码可以相同，也可以不同，可以同时设置，也可以只设置其中一个。

　如同管理其他密码一样，当对演示文稿设置了密码后，如果忘记了密码，将无法打开或修改加密过的文件。密码是区分大小写的，可以是字母、数字、空格和符号的任意组合，最长为15个字符。如果需要更为安全的加密设置，可以单击【高级】按钮，选择其他加密类型。

　八、打包演示文稿

　利用PowerPoint的“打包成CD”功能，可以自动检测演示文稿的所有链接文件及路径，并会自动在刻录光盘上创建相应的目录，将链接复制到相应的目录下，用户不需要为遗漏链接文件而担心，轻松实现演示文稿的分发或转移到其他计算机上进行演示。

　PowerPoint可以将演示文稿及其所有链接文件以及PowerPoint播放器一起打包到CD中，以便在没有安装PowerPoint的计算机上放映CD中的幻灯片。

　单击【文件】菜单下的【打包成CD】命令，打开【打包成CD】对话框。

　单击【打包成CD】对话框中的【选项】按钮，可以打开【选项】对话框，在该对话框中，可以设定在打包时包含的3类文件中的任何一种或是全部。选中【PowerPoint播放器】复选框，即可将PowerPoint播放器打包到CD中，方便用户在没有安装PowerPoint的计算机上放映CD中的演示文稿。当选中【链接文件】复选框时，PowerPoint在打包的过程中会自动将演示文稿中的所有链接文件打包到CD中。选中【嵌入的TrurType字体】复选框，可以将演示文稿中用到的TrueType字体一同打包到CD中，以便在没有演示文稿中所用到字体的计算机上放映时仍然保持原来的设计风格。

　将选项设置好以后，单击【确定】按钮，关闭【选项】对话框并回到【打包成CD】对话框。如果使用的计算机中已安装刻录光驱，将空白光碟插入光驱后，单击【复制到CD】按钮，即可按照设置将演示文稿、PowerPoint播放器、链接文件和TrueType字体等打包并

　复制到空白CD中，【复制到文件夹】对话框。

　单击【复制文件夹】按钮，打开【复制到文件夹】对话框，在【文件夹名称】文本框中输入打包后的文件夹名称，打包文件夹所在的位置默认为演示文稿所在的位置，也可以在【位置】文本框中输入打包文件夹的位置，或单击【浏览】按钮，在弹出的对话框中重新设置打包文件夹的保存位置。