国有企业建设商旅平台的应用效果与要点分析

文｜曹湘翎

随着“大数据”时代的到来，越来越多国有企业在数字化转型趋势下开展实施商旅平台建设，有效缓解差旅业务管控水平低、出行不便捷、报销繁琐等问题。本文通过透析国有企业商旅平台建设历程与应用效果，提出了建设过程中的关键要点和后续优化建议，旨在为企业数字化转型提供相关参考。

当前世界已进入数字经济时代，新技术、新方法的不断应用正加快企业创新发展并促进财务转型。占据费用管理半壁江山的差旅业务，正随着技术革新面临一场新的管理变革，打造高效的商旅平台成为众多国企深化改革、技术赋能的重要举措。某国有企业结合自身管理情况，在充分调研、评估的基础上，尝试通过外接商旅服务商模式构建商旅平台，成功上线运行后取得了一定管理成效。

某国有企业为国有大型集团企业，拥有众多分子公司和多元经营业务。近年来，企业积极贯彻落实国家政策，认真调整集团产业布局，业务规模逐步扩张，人员数量稳步递增，国内点多面广局面越发突出。随着各大能源项目陆续实施，集团差旅费大幅增长，传统差旅管理弊端凸显。

一是管控水平低，采用多平台自由预订、纸质发票报销、财务人工审核、逐笔付款的传统管理方式，票据、业务等流转链条长，过多依赖人工操作，难免出现超标预订、审核错漏等情形，存在一定管理风险。二是出行体验差，个人需自行预订行程，事先垫付费用，自行收集、保管原始票据，一旦票据遗失或开票有误，还需换开发票，出差便捷性和体验感较差。三是技术水平低，现有出差管理、报销系统间相互独立，缺乏出行预定的中间环节系统支撑，信息传递的透明度、实时性和准确性较差。四是采购成本高，企业下设的票务服务公司所合作服务商及产品有限，未实现规模化集中采购，整体议价能力不足。五是报销效率低，报销往往不及时且手续相对繁琐，涉及填单、贴票、审批、打印单据、审核付款等多道环节，财务审核还需关注是否超标、核对发票信息、审核流程与补助等，难免存在疏漏与差错。

（一）建设过程

为有效缓解差旅管理存在问题，提升整体差旅管控能力，企业以报销系统升级改造为契机，着手开展智能商旅平台建设。整个建设过程大致分为三个阶段，采用“统筹管理、分步实施、逐级推广”的方式进行。

第一阶段为调研评估阶段，在完成报销系统服务化重构基础上，通过相关单位调研走访，综合实施基础、成本效益等因素，确立商旅平台建设目标，选择接入现有服务商平台资源，形成系统初步建设方案；
第二阶段为建设实施阶段，在管理层支持下成立了项目工作组，通过合作商谈判、业务方案研讨，进一步修改完善系统方案，设计商旅应用模块，进行系统模块对接、系统测试与验收、上线试点与培训等工作，用几个月的较短时间快速完成平台初步建设，实现部分单位上线试运行；
第三阶段为运维推广阶段，半年的试运行结束后系统性能基本稳定，在集团内逐级实施推广，推广不到一年时间实现商旅平台在集团范围内全覆盖。

（二）应用效果

1.差旅一体化管控能力提升

平台建设以报销系统为中枢和纽带，将原OA中的出差申请模块在报销系统重置改造，同时外接商旅三方平台，并集成人员统一身份管理平台，打通了申请、预订、报销间系统壁垒，差旅标准可由系统自动控制，数据传输更加详尽、透明、及时，差旅业务全流程、一体化管控能力得到提升。

2.出差更为方便快捷

商旅费用采用与服务商定期月结的方式结算，员工出行无需取票、垫资，办理报销无需贴票、更易填单，实现随时随地移动审核审批，并增设出行管理、跟踪待办等多项附加功能，支持他人代订、多人同行等多场景应用，出差更方便快捷。

3.财务报销效率提升

办理报销时，出差人员只需选择出差申请单、自行勾选订单行程，系统自动生成报销信息，如特殊情况发生线下票据，可支持票据OCR自动识别与信息补录，信息核对无误后线上递单审批；
财务审核时，系统可判断提示因私绕道、超支预警情况，核算时可自动算税、自动制证，同时月结方式使支付频率降低，报销工作更加智能高效。

4.创造一定分析价值

系统初步建设了数据分析平台，可一键输出消费情况、报销金额、预算执行等财务数据，还汇集了出行地点、方式、路线、次数、报销时间等大量非财务数据，从而可透过商旅数据对成本节约、趋势比对、行为偏好等情况进行分析，为企业管理决策提供更多价值信息。

图1 商旅平台基本流程及功能效果图

（一）系统方面

建设商旅平台主要就是进行系统建设，首先，最为重要的是基于业务基础及管理要求，合理确定建设目标，并按照目标要求分阶段实施，系统建设应留有接口、灵活配置，以便后续管理调整变化。其次，要充分评估现有系统架构、接口等情况，综合考虑出差申请、人员信息、发票管理、差旅报销等模块关联设置、数据传递方式等，组织专家研讨进行综合论证比选，提出一套简便、顺畅、稳定、安全的系统方案。再次，要考虑子企业系统应用差异性，应用系统越统一，标准化程度越高，在整体层面实施阻碍越小、越易实施。最后，要特别注重系统安全性，网络安全对国有企业至关重要，人员及差旅等信息需与商旅平台频繁交换，应尽量减少外部数据推送频率，重要数据应避免外部系统传输。

（二）业务方面

业务决定了平台搭建的方向，对应用效果起到决定性作用。其中，管控方式最为重要，强管控模式要求必须配置出差申请单，行程应与申请单保持一致，优点是行程信息完整、填报更准确、可预算管控、管理更规范，缺点是必须审批后方可预订，变更行程需再次审批，不利于及时、灵活出行；
弱管控模式不强制要求配置申请单，灵活性强但管理不够规范。为减少实施阻碍，可采用由“宽”至“严”逐步过渡，慢慢培养用户习惯，形成差旅规范管理。此外，应充分考虑各个场景及满足制度合规要求，如可预订的产品范围、是否允许超标或因私预订、是否可代订及代订范围、交通住宿退改方式、多人出行与报销等。试运行时，可选择业务量大、场景多的单位试点，易于发现典型问题。

（三）财务方面

一方面，平台建设应基于成本效益原则，综合业务规模、资源基础、系统设施等因素考虑自建或外购模式。业务量水平一般的企业，通常采用外购方式更方便节约，企业应做好详细成本测算，如与哪些服务商合作、外购服务的程度、费用与折扣率、是否与铁路车票系统直连等。另一方面，商旅模式下需重构报销方式并设计单据，根据需要合理确定结算方式、票据要求与开票类型、成本中心与核算体系、预算批准与执行等，还应考虑部分特殊情况，如月结票据遗失责任划分、个人线下取票处理措施、因私绕道超支部分还款方式、交通退改对票价和税金的影响等。

（四）组织方面

为保障商旅平台顺利建设，一般成立以信息部门、财务部门牵头，联合人力部门、内部商旅服务单位及外部合作商的专业化项目团队，分工上由财务部门提出业务需求，商旅单位提出业务方案、信息部门开展系统建设、人资部门配和人员商旅信息建设、合作商按要求提供产品。各参与方应重视前期调研与方案设计，多听取下属单位需求意见，调研其他企业上线应用情况，结合业务实际充分交流互换意见，做好项目整体进度规划，实施过程中定期总结，注意把握细节和质量，上线运行后应持续跟踪反馈，适当开展问卷及电话回访，高效完成项目建设。

（一）完善系统使用功能

市场上服务商较多以个人客户起家，而对企业客户服务并不成熟和完善。原始订单数据对后续业务至关重要，因此，服务商应加强企业客户服务能力，建立一套适应企业客户需求的系统架构，如企业特有的项目点与地址库设置、多人出行预订与报销、交通票据价税分离、他人代订与差标执行、退改数据的及时准确传递等。同时，进一步完善优化现有报销系统，进一步加强系统集成、智能审核等功能，优化人员身份信息及其与商旅平台传递的同步性等。

（二）加强差旅业务管理

弱管控方式下，差旅预订、出行灵活度较大，如人员管理意识不足或错误操作，易发生因私退改或绕道等行为，不利于差旅业务规范管理与成本节约。随着商旅平台广泛应用，可逐步加强前端出差申请、预算等事前管理，引导员工增强责任意识、节约意识，进一步规范人员出差管理，在此过程中也应考虑特殊情况下订票紧急出行等问题，增设部分应急通道。

（三）全面提升服务能力

业务上，优化智能客服、住宿变更、交通退改等模块，加强服务人员培训和引导能力，提升员工综合满意度。系统上，开发智能行程推荐、语音识别等功能，利用数字化手段最大力度提升出差便捷性。资源上，持续拓展商旅平台资源，与酒店、航司、铁路等取得更多合作，开拓常驻地、偏远项目地等合作酒店，享受更多折扣优惠和增值服务。条件允许时适当上线个人因私预订业务，将受益面从单位覆盖到个人。

（四）建设数据分析平台

完善商旅数据分析平台建设，将价值创造真正落到实处。将各项数据进行层层分类与细化，如分析整体层面、部门层面的产品分布、节省情况、预算控制、趋势变动等情况，分析个人各月度、年度出行次数、天数、坐席折扣、报销及时性等情况，为企业提供经营决策、内部管理、绩效考核等数据支持，为个人提供出行提示、安全预警、疫情信息等价值服务。

（五）推行全行业电子票据

月结方式下，服务商统一开具住宿发票，定期打印火车票、机票，大量纸质票据不仅增加了核对成本，寄送过程也存在遗失风险，当存在交通退改、个人取票等情况，对账工作将更为困难。近年来，国家逐步推行电子发票，随着区块链等技术应用，建议加快交通电子发票实施、推广普及增值税电子专票，优化机票退改金额显示与计税方式，建设电子发票在移动端存储、调取与报销一体使用功能，进一步节约管理成本，提升信息共享与报销便捷性。

将数字技术与财务管理深度融合，用先进技术不断完善智能前瞻的财务数智体系，是国家关于加快中央企业建设世界一流财务管理体系的重要指导意见。商旅平台集合了差旅业务无纸化报销、一体化管理、集中规模采购等优势，是新型智能财务管理工具的体现，建设商旅平台平均周期短、应用效果好，数字化转型趋势下，国有企业可综合业务情况，创新差旅管理模式，开展商旅平台建设，进一步加强差旅业务管理，为企业经营持续降本增效。