数字环境下开发利用科技档案资源的思考

党景丽，尹欣红

（甘肃省科学技术情报研究所/甘肃省科技评价监测重点实验室，甘肃 兰州 730000）

在创新引领发展，科技成就未来的发展理念下，推动一个国家和民族向前发展的重要力量是创新。而在发展中，始终要秉持科学技术是第一生产力，要充分发挥科技创新在全面创新工作的引领作用，构建创新型体系，塑造多种依靠创新驱动引领优势产业创新发展的典型。科技档案信息也逐渐发展成影响经济发展的重要信息资源，它所带来的巨大经济和社会意义不可估量。因此，不断整合优化科技档案信息资源，能最大限度地开发、挖掘科技档案的价值，提高科技档案的资源利用率[1]。数字环境下的档案信息技术也得到了与日俱增的发展，是档案信息资源开发的外在动力之一，对科技档案信息资源开发既是机遇也是一种挑战。

档案信息资源的开发利用就是将本馆及其单位所收藏的整套档案信息，加以发掘、整理和开发，通过多种渠道与方式，传递给档案信息的需求者，从而实现档案信息资源的活化和共享。开发和直接提供档案，为国民经济和社会发展服务，是档案管理诸环节中的最后一项工作，是档案整体工作的目的和归宿。因此，只有加大对档案信息资源的开发利用度，才能最大限度满足社会对日益增长环境下档案信息的需求，也是广大档案工作者的最终目标。

随着社会信息化程度提高及网络技术的日益完善，档案资源的数字化共享模式已经成为档案管理中非常重要的环节，人们逐渐加大了对档案信息资源的需求量，传统科技档案管理工作中主要存在思想观念、利用方式、运行机制、数字化程度等问题，影响了科技档案资源开发与服务的水平，档案信息利用方式已经远远不能适应数字环境下信息服务的要求，更不能满足当前现代社会的发展需求，提供方式以被动服务为主，提供的内容也比较单一，表现出明显的滞后和欠缺。在新形势下，如何合理、高效地运用高科技手段开发利用科技档案资源迫在眉睫，在数字环境下，可以通过数字网络为档案利用提供有利条件，不但节省档案需求者的时间，还加大了对档案信息的影响，使档案信息充分发挥应有的作用。

目前，在档案服务工作中，将其与大数据平台的深度融合，实现档案服务模式的创新，使档案服务工作符合时代发展潮流，全面促进档案服务水平的提升，能根据档案用户需求，提供更具多样性、多样化和智能化的档案信息服务，更好地满足社会发展过程中档案利用者不断变化的档案需求，确保档案信息服务质量的提升。

对科技档案信息资源做好保护工作是科技（档案）馆发展不可或缺的部分。数字技术的加入势必会对科技档案事业创新活力，实现飞跃式发展，能让档案管理者改变管理方式，进入先进档案馆行列。多年来在日常工作中产生大量的纸质档案，经过规范整理，已被完整保存下来，这些来自不同领域的档案案卷，真实记载了科技发展的历程，凝聚着科研人员大量心血，是科学研究的宝贵财富，具有重要的保存、研究价值。但是，多年来这些档案的管理却同其它档案一样是作为一种实体的原始凭证来加以收藏，其数字化管理程度一直停留在最基本的目录数字化管理阶段。如何挖掘数字环境下科技档案资源开发利用，最大限度地发挥其使用价值，是我们必须面对的课题。建立快捷、方便的数字化档案利用渠道，使公开的档案信息得以有效共享，以满足社会的利用需求，最大限度地发挥科技档案的潜在价值，更好地为科技决策与科技创新服务。

3.1 认识数字环境下科技档案资源开发利用的重要性

科研档案是科研生产活动中产生的真实记录，是促进科技创新、知识创新以及科技成果转化的前提和依据[2]。档案是人类社会发展到一定时期技术进步的产物，具有很高的社会价值，科研档案信息资源的合理开发，为科研人员工作的推进奠定了坚实基础，对于实现科技档案资源整合的优化配置有很大的帮助。在科技档案管理工作中，了解科研档案在管理中的重要性，对于处理科研事件起到关键性的作用。科技档案是科研过程中的原始信息记录，通过对历年的归档数据和各类档案信息进行分析研究，可以客观反映本省科研项目档案的变化情况，同时为科技管理工作提供强有力的技术支撑。

3.2 数字环境下科技档案资源的利用价值

档案工作的根本目的和重点任务是为借阅者提供利用档案，充分挖掘档案中包含的信息资源，为档案的利用尽可能多地提供方便，也就是档案工作的出发点和归宿。加强科研档案的开发利用，能推动社会科技进步。数字化中开发的科技档案资源利用主要是满足国民经济和社会发展，其经济价值和利用价值都比较高，尤其在科技资源的评价中更为重要，档案资源为科技成果评价工作提供坚实的理论基础，为科研项目推进创造了更加有利的条件。

4.1 科技档案资源管理的现状

计算机的诞生带来了电子商务、电子货币、电子军事、电子政府等一系列新事物，特别是电子计算机和通信技术结合形成了信息技术产业，科技档案信息资源是重要的创新资源。我国的高校及科研院所作为技术端的源头，不断在政策导向的影响下，结合自身实际特点，尝试各类科技创新，使得科研成果的产出量逐步上升，为各类工作者带来极具价值和丰富的科技研究档案。

基于网络环境下科技档案资源管理的现状，按照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》制定了《科技档案数字化加工规范》和《全文科技档案信息网络平台管理办法》，进一步从政策层面明确了科技档案开放范围、共享程度与共享模式。通过提出“数字水印+数字权限管理”的版权保护方案，实现了数字化科技档案的水印嵌入和访问控制功能，有效防止了档案信息的二次传播，规避了数字化科技档案在管理与共享过程中的版权问题，从技术层面保障了科技档案的传播、访问和应用。

随着科技的不断发展，档案信息资源开发的研究范围在进一步扩大，基于诸多因素的影响，业界开始关注置于智库型、大数据、新媒体环境下的档案信息服务研究，服务模式经历了从“馆员型”“资源型”“用户型”“智慧型”的转变。

4.2 科技档案信息资源的开发与管理意识淡薄

随着档案信息化建设的推进，档案的规范化管理已上升为档案信息化建设的基本战略，这一点在国际档案界已达成广泛的共识，并在实践中遵行。2015年国家档案局印发了《企业电子文件归档和电子档案管理指南》，对电子档案的归档和管理提供了有力依据[3]。在实际工作中，科研人员普遍存在重科研轻档案资料的收集管理，并未意识到档案信息资源的开发利用具有重要意义，有的虽有管理制度，但缺乏管理监督和检查措施，造成档案资源的不完整，大大降低了档案的利用价值。通过电子化网络平台对科技档案信息资源进行存储，有利于实现档案资源的量化管理，这种管理方式基于数字环境，使原来难以查阅的档案变成可以迅速方便检索的电子资源，传播利用更加方便，实现数字化科技档案资源的开放共享，真正发挥科技档案资源的利用价值[4]。

科技档案信息涵盖了不同地域、不同行业、不同类别的内容，单纯地凭借法规以及政策对科技信息进行管理，是不可能取得成效的。在这种情况下，必须进一步完善法律法规，整合科技档案信息资源，才能有层次地开展科技档案的管理工作，使科技档案信息进行交流共享。

5.1 坚持以服务为中心

开发利用档案信息工作，在于根据档案信息内容实现社会实践读物，能尽最大限度保障在社会信息日益增长下对档案信息的需求量。档案工作是党和国家事业的有机组成部分，必须以积极服务党和国家为中心思想。服务至上，归根结底就是利用者至上为中心的思想。档案工作者必须明确服务方向，坚定服务思想，及时调整工作思路，完善服务手段，满足社会各方面利用档案的需求，主动、积极地为科研工作者服务，从整体上提升科技档案的发展，提高工作效率，促使科技管理工作不断创新。

5.2 坚持三个基本原则

5.2.1 开放原则

这是《档案法》赋予的职责。遵守开放原则，要确保档案工作者能在科技档案信息资源工作的开发利用中，不断解放思想，更新观念，适应新形势的发展。根据社会实践利用档案的需求，在遵守国家法律、法规及标准的前提下，把不必要的利用限制降低到最低程度，尽可能地扩大科技档案信息的开放度，最大限度地提供档案信息，以实现科技档案信息资源共享。

5.2.2 法制原则

2020年新修订的《档案法》强化了档案馆、企事业单位档案部门的管理工作，加强了对档案信息化和档案服务的责任，为相关档案业务部门能充分发挥档案治理主体责任提供可靠的法律依据。一方面进一步开发科技档案，扩大利用的深度和广度；
另一方面坚持对尚未解禁的档案严格保密，既要充分合理利用，又要保护科研人员的成果不受损害，只有在法律和法规制度的规范、监督下才能健康发展。

5.2.3 效益原则

首先，应坚持开发利用工作与效益统一，以取得效益为目的，创造性地、针对性地开展科技档案开发利用工作；
其次，要认识到档案工作不同于其他经济部门的工作，应该始终如一地坚持社会效益与经济效益的统一，以取得最佳综合效益。

5.3 构建科技档案信息网络服务平台

随着现代化信息产业的发展，建立档案信息网络平台已成为开发利用档案信息资源的重要手段。它不仅具有方便、快捷等特点，还可以极大地积聚某一地域、某一行业或某一专业的所有档案信息，可以弥补馆（室）藏不足，有效发挥档案信息的的整体功能，满足档案信息对社会广泛、系统的需求。建立集“信息采集、数据筛选、数据发布、数据检索”四位一体的“互联网+”科技档案信息管理平台，打造各部门之间的数据运输共享平台，有效克服单一的档案部门开发能力弱、信息交流渠道不畅的弱点，有利于实现科技档案信息的共享，为档案部门之间、档案部门与其他单位之间进行信息开发合作创造条件。建立科技档案网络服务平台互通机制，加强档案管理人员队伍建设，打造“互联网+平台”，实现科技数据资源的共享化，运用“互联网+技术”，创建良好的网络环境，最大程度提升科技档案资源利用率，实时预测和评估用户需求，以此为用户进行科技档案信息推送，形成有效的“互联网+”电子政务环境下科技档案资源开发利用，实现科技档案管理新模式，以满足智慧城市中的档案信息服务要求，充分发挥科技档案对科技创新和经济发展的助推作用，全面提升档案工作服务效率和质量。同时，加大对科技档案管理的投入力度，使设施完善有相应的支持，给科技档案管理工作建立稳定的基础，在实际科技档案工作中提升科技档案管理水平。此外，档案管理要遵循以人为本的原则，强化各档案管理部门和档案使用者之间的沟通和交流，要保证档案用户在使用档案包含的信息过程中，便于借助智能检索工具，通过档案数据库能检索相关档案信息，为使用者提供高精度的档案信息。

另外针对科技档案管理与服务需求，通过研究科技档案案卷构成与管理规范，构建基于Web的科技档案信息网络平台。平台通过协议映射、元数据搜索、日志跟踪，有效提高了科技档案的管理与服务能力，在线浏览、案卷检索、全文调阅、文件下载等“一站式”服务。通过搭建集成化科技档案管理资源平台，优化科技档案资源整合内容，能挖掘大量有用的科研信息，为相关管理者提供决策支持，提高了档案信息在社会上的“知名度”，激发出社会对科技档案信息的巨大潜在需求，为社会各界的利用工作服务。

利用现代化技术开发科技档案信息资源，已成为开发利用工作的发展趋势和必由之路。现代化技术的选择，不仅能够广泛传播、深度开发，而且大大提高科技档案信息资源开发利用工作效率与效果，还能够使科技档案信息开发利用工作变被动为主动。总之，在数字环境下，科技档案资源开发要始终坚持以用户需求为导向，深入探究挖掘科研价值，推动科技档案工作向纵深发展，及时更新档案信息观念，紧跟时代发展，掌握档案工作发展的规律，运用新技术充分开发科技档案资源，为社会做更好的服务[5]。