浅谈在企业合同管理中财务部门应发挥的管理职能

罗 倩

衡阳市烟草公司财务科 湖南 衡阳 421001

从2017年7月,财政部公布了修订的《企业会计准则第14号—收入》（简称“新收入准则”）,该准则于2021年1月1日起已全面施行,“新收入准则”的五步法自始至终都是围绕“合同”这个主体而展开的,到2021年1月1日起施行的《民法典》,其合同编共计526条,所占条文总数1260条的比例约为42%,几乎占据了“半壁江山”。由此可见,在当今社会市场经济中“合同”的应用程度之广泛,间接地说明了市场经济也就是契约经济。而企业的经济运行主线就是围绕在这一个个的契约秩序中,不断地实现自己的经营目标。现代很多企业都将合同管理列为企业的核心管理,实行多部门联动化、体系化、动态化的管理模式。在此企业外部环境的激发和企业内部管理的要求下,财务部门也相应参与到了合同订立、合同履约、合同变更和合同风险控制等各个合同管理的环节当中。因此,财务部门也应该从《民法典》和“新收入准则”的要求出发,结合企业的实际情况,研究企业的合同在其整个生命周期内的财务部门应当发挥的管理职能。

财务部门参与合同管理的目的是有利于规避企业运营过程中的各种内外部风险和提高企业生产经营过程中所获得的效益。如果财务部门在合同管理环节中审查出薄弱环节和风险点,有效规避企业的资金风险、财务核算风险、税务风险和法律风险等,再会同相关部门一起分析出风险形成的原因和症结之所在,共同制定切实有效地防范和应对措施,这也就是提高企业经营效益的途径之一。这样便有效地促进了实现企业经济利益的更大化,维护了企业在中国特色社会主义新时代下健康、稳定和高质量的发展。

第一,企业的内部管理更加体系化。加强合同管理多部门联动化,使内部管理更加规范化、全盘化和系统化。第二,企业的风险管理更加严密化。财务部门及时收集和分析有关合同风险的各种信息,预测将会发生的风险,并对其进行监控或预警,紧密地织牢了企业合同风险防控这张网络。第三,业务和财务的融合更加深度化。合同管理促使财务部门更多参与到业务事项的事前、事中、事后,掌握了经济业务的第一手资料信息,更好地保障了财务为业务工作的开展提供更快更好地服务。第四,财务核算更加规范化。依据合同识别交易事项,使企业能够严格地执行《新收入准则》,准确核算合同的交易价格,识别出合同中的各项履约义务,有利于准确核算收入及结转相应的成本,为企业管理者的决策提供更有力地数据支撑。第五,财务数据更加及时和真实化。财务部门第一时间掌握合同变更及补充协议的签订等情况,便能够及时区分未完成地履约义务、未开始履约义务或新的履约义务,能及时出具的真实可靠的财务报表数据。第六,财务档案管理更加完整化。将合同作为财务原始凭证附件资料,提高了财务档案的真实性和科学性。第七,财务管理更加精细化。财务部门依据合同及时清理应收款项并向业务部门进行通告,敦促业务部门进行催收,缩短了应收账款的周转天数,加强了应收账款的管理,有效地杜绝了坏账的发生。第八,财务人员的素质更加综合化。合同在企业的整个生命周期内设置财务部门职能管控,倒逼财务人员必须不断学习专业及专业领域之外的知识以提高自身的履职能力,同时还要提高职业道德修养水平,严守合同中的商业秘密和技术秘密。

管理职能是指职责与效能的管理。它具体是指提出和发现问题,继而制定解决问题方案和建议的过程。财务部门在经历合同订立前的风险预测,风险辨析;合同履约中的资金支付控制;合同结算阶段的验收和履约监督等合同全生命周期财务管理控制过程中,怎样才能发现事件的问题并及时进行风险预警呢?首先,我们先来探讨一下财务部门在合同管理过程中应该关注的问题:

1.合同取得和订立时的管理关注问题

在合同取得和订立前,财务部门要有商业战略意识,既要充分全盘考虑年度经营目标预算又要对其是否符合企业经济利益可行性进行判断,才能充分促使合同具备完成缔约目的又能持续带来后期经济利益的作用,这也是财务部门管理从执行到战略转型的体现。

在合同订立之时,财务部门要审查合同内容的合法性、效益性、严谨性。第一,合同标的是否符合企业的经营范围。第二,合同数据是否严密准确。包括标的数量、单价、金额、型号等,其计算方式和大小写金额是否正确,是否符合国家和行业质量标准,是否符合相关价格政策、符合采购预算等规定;分期付款的金额是否与合同总金额一致等;第三要关注增值税发票的开具和税率问题。是否开具增值税专用发票,在全球新冠疫情的大环境下,税率是否加上“随同国家政策的调整而调整”这一条;第四要关注付款方式、付款期限和付款条件。是否根据不同类型的采购合同选择是一次性付款还是分期付款,而分期付款的节点是否具体到“完成**后的XX个工作日内”,是否设置了制约对方按时按质完成履约义务的付款条件,如设备是否安装到位并试运行**日验收无问题后;第五要关注合同的相关风险性。合理预测合同可能存在的风险,充分利用《民法典》等法律资源中的担保制度、保险制度以及纠纷法律制度制定相应条款避免风险陷阱。如是否对履约保证金（或保函）的具体内容加以明确:何种情况下扣除、保函生效失效时间、履约保证金退还的时间及利息约定,定金比例是否符合法律规定,是否需要预扣质保金及质保金时限是合理有效,是否明确违约金的扣除条款,违约金的设定比例要适当,过低起不到防止违约的目的,过高则法律也不会予以支持。特别值得关注的是合同执行期间的安全措施和发生安全事故的责任赔偿方是否明确,诉讼和律师等费用的归属方等问题。

2.合同履约时的管理关注问题

在合同履约时,财务人员要根据财务预算执行情况监督合同的履约情况。第一要关注付款条件和时限。对方开具的发票是否合法合规,对方的付款请求是否可行,是否达到合同相应的付款条件,确保发票流、资金流、合同流、货物流的一致性才能支付款项,严格把好费用审核和资金安全关。第二关注履约异常的合同。一旦发现对方有履约异常或即将丧失履约能力等情形,一定要及时通知合同经办部门,配合相关部门一起采取相应的防范措施,力争将违反合同条款的行为扼杀在萌牙阶段。第三关注合同履约过程中的资金时间成本问题。从资金的时间价值角度出发,对照合同履约实际,尽可能作到“及早收取款项,最晚支付款项”,把好资金的统筹使用关。

3.合同结算时的管理关注问题

财会人员根据合同条款审核执行结算业务,应关注标的物所有权的转移,是否取得相关结算资料,如符合合同要求的结算报告、验收报告、质检报告、质量保修书等,凡未按合同条款履约的,或验收未通过的业务,有权拒绝付款。其次要关注债权债务的清理。是否按要求扣留了质保金,履约保证金和定金等的清算问题。

4.合同的其它情形管理关注问题

除上述之外,财务人员还就要具备严谨法律头脑,应关注合同文本中的一些常见的法律用语错误像“定金”与“订金”不分、“抵押”与“质押”混用的情形等。如果遇到合同的变更、补签、索赔等特殊情形下,财务人员首先判断该情形是否符合法律、法规和政策,以及相关文件的规定。重点关注变更后不同情形下的交易对价及收付款问题。如补签分期付款的合同是否根据实际情况调整付款条件和期限,以免因约定不当导致迟延支付的违约风险。

发现问题所在只是管理职能发挥的基本要求,怎样制定出解决问题的最优方案,才是管理职能发挥的最本质要求。下面,我们来探讨一下财务部门在合同管理过程中怎样能够更好地解决问题和提出可行性建议的方法。

第1,财务人员树立主动参与合同管理的意识。财务人员要顺应社会主义新时代发展趋势,积极主动参与企业的合同管理中来,树立财务管理是实现合同管理的重要保障而作好合同管理又是实现高效财务管理的重要基础意识。

第2,财务人员要有融会贯通,学思践悟的精神。使财务管理和合同管理相互合作,学习理论的同时思考联系实际,在实践中寻求解决问题的方法,提高企业的经济效益和社会效益,走自我实现与企业的发展有机结合的道路。

第3,财务人员要有部门间沟通协作的能力。财务人员在合同管理过程中要畅通企业部门间的信息交流的渠道,为业务部门提供财务专业服务支持,为相关部门再次审查把关,及时反馈发现的问题,积极主动作好应做的工作,不推诿、埋怨,与多部门统一意见,统一行动,协同制定解决问题的措施。

第4,多岗位财务人员参与合同管理。制定适当的岗位职责分离制度,管理会计可以参与到合同的拟订审查和谈判过程,核算会计可以参与到合同的签订审查与履约、结算过程,部门内人员即互相配合又相互制约,在团队共同的努力下才能更好地发挥合同管理中的财务职能。

第5,财务部门在合同管理中要遵循重要性原则。对于重要合同,要及时作好包含完整合同信息的台账以备查,包括但不限于合作商名称、合同编号、合同金额,发票信息、付款情况、合同生效及终止日期、质保金日期等信息,提高重要合同全过程监管,按月更新,做到账实相符,加强了合同的精细化管理和动态管理,以便于发现问题,及时止损。

第6,财务部门要统筹合同资金收支情况。合同的收支资金应遵循集中收支管理、综合平衡、安全高效、优化投向的原则。根据企业的内外部资金监管制度要求,对照合同履约实际,把好资金的使用和费用的结算关,以便对执行过程中可能存在的风险作风险评估预警。

第7,财务部门要对合同进行持续评估分析。通过实、际值与目标标准值的差异,作好定量数据分析,定期向管理层反馈合同管理中存在的财务问题,揭示差异形成的动因,制定相应的增收节支措施,进行有效的成本控制,总结经验和教训,客观地展现合同管理的成果。

在全球市场经济形势竞争日益激烈的大趋势下,企业想要保持良好的竞争态势,就必须秉持着供需双方合作共赢的商业契约精神这把尚方宝剑。企业的财务部门应该在加强自身财务管理水平的同时积极参与到企业的合同管理当中去,协同发挥出相应的管理职能。虽说探索合同管理中的财务管理之路是任重而道远的,但它也是一条企业通向持续、有效、健康发展的必经之道。