大数据环境下高校档案数据治理体系建设研究

■ 陈 青 陈龙基 林 林

《“十四五”全国档案事业发展规划》围绕“提升治理效能、优化资源建设、推进利用服务、加强安全保障、增强科技创新、健全人才建设、实现数字转型”等方面，提出要全面推进档案治理体系建设。大数据时代，高校档案数据呈几何级指数增长，高校档案数据治理对于建立统一数据标准、实现数据规范管理和实现数据有效共享具有十分重要的意义。因此，高校档案数据治理体系建设不仅有利于更好地开发档案数据资源，提升档案数据管理效率，提高档案利用服务水平，也符合高校档案工作的转型和发展方向，契合大数据时代发展的要求。

档案数据治理是指以档案部门为主导、社会参与为协同，遵照一定的法规标准，利用现代化信息技术，对档案数据生成、采集、管理、存储、利用整个生命周期进行全程管理，挖掘档案数据价值，满足社会利用需求，实现档案数据善治的活动和过程。[1]高校档案数据治理体系建设是实现档案数据深层次利用的重要保障，是建设智慧校园的重要组成部分，是提高高校档案工作服务水平的重要内容。

1.高校档案数据治理是推动高校管理体系发展的重要条件。高校档案数据不断朝着智慧化、服务化和数据化发展，数据治理强调对数据的深层次利用、碎片化服务，将档案数据治理成果渗透到教学、科研、管理和服务的各个角落，对高校师生在教学、科研、管理等领域全方位的业务和行为数据进行有效分析和利用，从而提高高校管理体系智能化服务质量。同时，通过高校档案数据治理和提升，可以将原来静态、孤立、滞后的数据变为动态、交互、实时的数据，实现“数据多跑路，办事少跑腿”的目的。

2.高校档案数据治理是推进档案治理现代化的客观要求。高校档案数据治理作为一种有主体意识的治理实践活动，蕴含着基层实践的价值选择。新时代档案事业发展为高校档案数据治理指明了目标和方向，高校档案数据治理则为推进新时代档案事业提供力量支撑。档案治理所要解决的是“档案由谁治理、治理的对象是什么、治理的目标是什么”等一系列问题，高校档案数据治理是开辟高校档案事业新局面的具体实践，可以进一步明确档案数据治理的基本问题，确定由高校档案部门治理，[2]以高校各个业务系统产生的档案数据为治理对象，以提供优质服务最终实现数据共享为目标。

3.高校档案数据治理是适应大数据发展的必然要求。信息化是新时代档案事业发展的必经之路，制度化是新时代档案事业的顶层设计，新时代档案事业发展需要的是不断调整的现代化治理体系。档案数据治理体系建设，是国家推进大数据战略和档案治理现代化的重要内容，要求高校档案数据治理要有科学完整的工作程序，按照规定的程序履行数据治理职能，充分调动学校各个业务数据部门的积极性，充分发挥高校档案数据的共享功能，共同推进大数据时代高校档案数据治理的科学发展。

在大数据发展的背景下，高校档案数据治理朝着深层次利用、碎片化服务趋势发展，然而在高校档案管理实践中还存在一些不足和问题。

1.档案数据质量偏差。与档案管理的对象不同，高校档案数据治理的对象是高校档案数据，不仅局限于数字档案，还包括学校其他部门产生的电子文件、数据和元数据等具有档案性质的数据记录。高校档案数据质量反映的是高校档案数据在高校中所要具备的一系列属性特征，包括精确性、标准性、完整性等。[3]第一，高校业务系统一般采用单体架构系统，由于开发语言和系统架构方式不同，档案数据保存在各自产生的业务系统，还有部分数据保存在个人电脑或账号中，不同架构系统之间难以数据互通，从而造成数据收集困难，影响数据的完整性。第二，高校不同架构的业务系统有不同的数据标准，产生的数据会有不同的格式和字段，出现数据缺失、数据重复、数据格式不正确等问题，对档案高校数据的一致性产生影响。第三，高校档案部门对收集的数据集中管控能力弱，无法保证数据在生成端的收集效果，并且还有很多高校使用的是手工著录编码方式，容易对数据的规范性产生影响。第四，高校档案部门进行数据收集的过程中，档案数据流转泄漏风险高，档案数据传输过程简单，高校档案馆使用的数据库和文件传输工具保密措施相对简单，容易造成档案数据泄漏、丢失和篡改等风险。

2.数据治理主体单一。高校档案数据治理的主体一般是高校的档案部门，但是目前高校档案数据治理还没有形成独立完整的治理主体结构，还存在着权责不明和数据“大杂烩”现象。大部分高校的档案部门包揽了几乎所有档案数据治理工作，高校其他部门和个人对档案数据治理的参与度不高。高校业务部门将产生的初始数据不进行任何规范化处理直接传输至档案部门，给档案部门后续的数据治理工作带来沉重压力。并且，高校档案数据处理是一项与大数据技术密切相关的工作，缺乏技术支持，高校档案部门处理和存储档案数据的技术能力还较为薄弱。高校业务部门既是数据的生产者，也是数据的服务对象，档案部门作为单一治理主体，势必造成档案数据治理工作缺乏着力点，业务支撑能力不足，无法了解服务对象数据需求，师生使用数据难等问题。治理主体的多元化和治理过程的互动性更加契合新时代档案事业发展要求，单一的治理主体与强调多元开放的档案治理现代化进程相悖。

3.治理人员综合素质有待提升。高素质的档案数据治理工作人员是推进高校档案数据治理体系建设的保障，现阶段的高校档案部门的数据治理人员综合素质还有待提高。第一，高校进行档案数据治理工作人员结构不合理，很多高校的档案数据治理人员年龄结构呈现“老龄化”现象，缺乏对档案数据治理过程的探索和创新。同时，高校档案数据治理工作人员也存在知识结构单一问题，缺少兼具大数据知识和档案知识的复合型人才，对档案数据处理不及时。第二，受传统的档案工作思想影响，一些档案工作人员对档案数据治理认识不到位，缺乏数据治理的逻辑思维和行为方式[4]，对档案数据监控不严格，容易出现数据丢失、数据堆积等现象。第三，《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出要加大档案工作人员培训力度，拓宽人才培养渠道。目前高校档案部门对档案工作人员的后期培训工作不够完善，导致档案数据治理人员的知识结构与大数据发展脱节，造成档案数据治理在手段和工具上处于落后状态。

4.治理体系和制度还不完善。数据治理是一个长期且不断完善的过程，高校档案数据的治理，很大程度依赖于良好的治理体系和制度，作为高校档案数据治理支撑和落实的保障，目前各类与数据治理相关的体系、程序和制度还不够完善。例如，在档案数据治理组织架构上，缺乏完整的组织体系、组织层次不明晰，档案部门在数据治理上无法发挥出治理主体的统筹规划作用，各个业务系统之间存在数据壁垒，业务部门对所属档案数据权责不清等问题；
在高校档案数据治理程序上，对数据进行收集、整理、保存、维护和利用的过程中缺少任务目标和督办流程，使得数据在整个过程中缺乏合理的治理实施程序，容易造成数据治理的过程杂乱无章；
在档案数据治理制度上，对档案数据治理缺乏整体的规划，缺乏对数据治理主体的考核机制，高校各个业务部门对数据治理积极性不高。另外，高校应对数据治理过程中突发情况的管理预案不够完善，容易造成数据安全问题响应处理速度较为滞后。

《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出要从治理制度、治理机制、治理方式和监管模式等方面着手全面推进档案治理体系建设，提升档案治理效能。随着大数据时代的发展，高校亟需建立一个完善的档案数据治理体系。高校档案数据治理体系是一个系统性工程，也是一个高校档案工作适应大数据发展的工程，不仅需要档案部门参与，还需要更多业务部门参与构建。

1.建立数据质量管理体系。为了完善档案数据治理流程，需要将档案数据治理理念融入数据管理前端，实现档案数据质量治理。一是设立统一数据质量标准。档案部门结合各业务部门的系统架构和实际业务需求，分别从数据生成、数据收集、数据处理、数据存储和数据开发利用等阶段设立数据质量标准、监控标准等，包含：数据格式、存储格式、数据质量、元数据格式等标准，实现治理前预防，便于治理中控制和治理后分析，最大程度提高档案数据质量。二是数据清洗转换。在数据采集过程中，采用先进的数据集成平台实现各类型数据的采集，将采集的数据进行初步处理形成“数据湖”，然后进行一系列的数据清洗流程，对数据进行初步筛选，将符合要求的数据储存在数据仓库，对与标准不符的数据返回来源修正，并加强数据的后期监测，做好数据管理。三是采用增量方式的实时备份方式。需要自顶向下梳理数据资源目录，设计各类基础信息表，进行数据资源梳理，并建立数据UC矩阵表示数据分析结果，实现数据的完备性和一致性检验。通过数据监控机制，对档案数据库中的数据目录和数据实时监控，当数据库中出现新增的档案数据时，这种数据监控机制会发生响应，并通过Rsync算法精准识别出档案数据库中新增的档案数据，从而达到增量备份档案数据的目的。

2.建立多元治理主体管理体系。档案数据治理主体是治理内容的实施者和操控者，是在治理过程中发挥主观能动性的重要治理要素。与档案管理相比，档案治理强调的是治理主体的多元化，即改变传统的高校档案部门治理职能“一元化”，鼓励多元化治理，动员多组织和个人共同参与治理，打造一个共建共享共治的治理新局面。一是建立档案数据治理组织架构。由高校档案部门和信息管理部门联合牵头其他高校业务部门共同合作，成立档案数据治理领导小组，进行档案数据治理总体规划，并将各部门的相关人员纳入数据治理工作。[5]在此基础上构建以高校档案部门为中心的多元治理主体结构，包括高校档案部门、高校各业务部门、高校信息管理部门和各个院系。[6]二是明确各治理主体的职能。档案数据治理小组进行统筹规划，并负责档案数据管理工作，实现档案数据治理工作平稳运行。信息部门与档案部门共同构成档案数据治理体系的安全治理主体，信息管理部门主要负责数据质量控制和维护、数据备份与保存、网络设施维护等工作；
其他业务部门主要担当协助作用，做好档案数据治理成果应用工作。高校档案部门还应与其他高校档案部门建立合作关系，实现档案数据共享与开放利用。

3.建立高素质复合型人才培养体系。《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出要加快推进档案人才培养，提升档案智力支撑力，档案数据治理能力决定着数据治理水平，高素质人才是建设高校档案数据治理体系的重要因素。一是建立合理的人才管理制度。统筹规划高校现有的档案工作人员，针对不同类别和知识结构的人才对档案数据治理岗位和人员合理、科学、有效的配置。引进和培育专业化的档案数据治理人才队伍时，根据岗位性质选择高校内具有专业知识人员组成岗位确定委员会，并且人才引进时更加注重具有计算机知识的人才。二是加大高校档案人员的教育培训力度。提升档案数据治理人员的档案知识深度、拓展涉及高校各业务部门的知识广度，定期组织相关人员进行数据存储、数据分析、数据应用等技术培训，做到档案数据治理人员适应大数据信息技术发展的需要，同时提升综合管理数据的能力，为高校档案数据治理提供技术保障。三是提升治理人员的综合素质。档案数据治理人员是高校档案数据治理工作的重要参与者，要加强对数据治理人员的业务能力培养，增强他们对档案数据治理的认同感。从档案数据质量管理到数据治理共建共享等方面，要加强对云计算、大数据等专业技术人员的引进和培养，建设一支既有坚定专业思想、又有计算机、大数据等领域有一技之长的复合型、多学科背景的人才队伍。

4.完善数据治理的制度体系。数据治理体制机制是实现档案数据治理的支撑和保障，高校应重视档案数据治理工作，根据国家相关政策制度和发展目标，制定符合本校情况的档案数据治理制度体系，使高校档案数据治理工作有制度能遵循。一是建立数据考核制度。强化数据治理保障，建立档案数据考核体系，通过数据管理平台自动生成高校各业务部门数据贡献量化指标，并把各部门数据治理工作列入年终考核，营造良好的高校档案数据治理氛围。二是建立安全管理制度。通过高校信息部门的技术力量，加强数据仓库和业务系统的安全防护，将信息统一认证门户引入高校信息安全治理，通过学校信息中心管理和维护平台，做好高校档案数据治理的安全维护。针对各类突发状况建立应急处理制度，如建立自然灾害防护制度、灾后重建办法、数据安全管理办法等。三是建立档案数据安全监控制度。加强高校档案数据治理整个流程的监控，做到对师生开放利用的档案数据进行加密和脱敏，规避隐私泄露；
对档案数据传输和存储系统进行审计检查，规避数据丢失风险；
对档案数据安全状态进行综合评估，减小档案管理人员的泄露风险。

5.构建档案数据开放利用体系。数据治理立足于共建共治共享理念，将高校档案数据治理延伸至服务治理，主要表现为打破“数据孤岛”，实现档案数据的共享和开放利用，搭建统一数据开放平台，方便第三方和学校师生利用数据，进而推动智慧校园建设。首先，完善高校档案数据开放利用制度，治理主体协同制定高校档案数据开放利用规章制度，确保档案数据服务治理既有制度体系支撑又有规章制度的程序指引，破除档案数据服务的制度障碍，保障师生对开放高校档案数据的利用权力，提升高校档案数据的社会价值；
其次，利用数据关联和云计算等技术将分散的档案数据进行重组和聚类，并在此基础上建立高校档案数据库，构建档案数据服务平台提供一站式查询、利用服务；
最后，提升高校档案数据开放利用效果，促进档案数据资源的深度开发，构建精准、安全、开放的高校档案数据服务体系，推动档案数据服务的智能化、智慧化、精细化，主动分析和预测各部门的档案数据利用需求并建立利用反馈机制，充分发挥高校档案数据价值，推进高校大数据建设。

高校档案数据治理体系建设与大数据发展密切相关，面对高校档案数据多源异构的特性和档案工作发展的需求，高校应该进一步提高档案数据治理水平，提升档案数据治理效果，加强档案部门与治理主体的协同合作、协同治理，最大程度发挥各自优势，提高高校档案数据治理工作的科学性、规范性和专业性，更好地推动高校档案管理高质量发展。

〔本文为中国高等教育学会档案工作分会重点科研项目《大数据环境下高校档案数据治理与备份存储技术研究》（项目编号：ZGD-ZD2020-10）研究成果之一。〕