汽车4S,店内部控制现状及策略研究

李 宁

(徐州文峰伟杰汽车销售服务有限公司，江苏 徐州 221000)

汽车4S 店主要是指在汽车行业内由车辆销售、零配件销售、信息反馈与售后服务四个部分组成的四位一体特许经营销售模式，是整个汽车经营业务的核心。

内部控制是企业通过实施专业管理制度来有效监管规避企业风险，遵循相关法规保证财务报告的真实可靠、维护资产完整、保障实现经营目标等过程中，采取一系列自我规划评价的约束和动态调整的行为所形成的管理规范。

现阶段国内的汽车行业市场环境受到新冠肺炎疫情、城市汽车限购令、环境保护政策、汽车网上销售交易、综合维修保养商不断涌现等内外因素的影响，导致汽车4S 店的综合业务受到巨大冲击并有日渐下降的趋势，同时越来越低的利润率、趋于白热化的市场竞争等因素也给汽车4S 店模式带来了新的严峻挑战。

在这种新的形势下，已有部分汽车4S 店因无法继续运营而被迫关闭，此状况下的汽车4S 店要想健康稳步地提升业绩并持续平稳发展，则更加需要科学有效的内部控制体系来监督内控制度的执行运营，防范并规避风险，提升自身的核心竞争力，以实现企业的长远发展战略目标。

(一)提高4S 店整体管理水平

汽车4S 店有一整套的内部控制管理制度，在销售和应收账款、采购和应付账款、现金和银行存款、存货和固定资产等各类经济业务方面，建立了执行特定职能的授权机制。

汽车4S 店在高效运用内部控制体系时能保证客户和自身的资产安全，加强了各个环节的紧密衔接，促进了业务销售部门与财务部门的交流。

例如销售部门可以通过财务部编制的现金流量预算开展业务活动，有利于管理层更好地了解财务花销。

在收款方面提醒客户务必到收银台去交付车款或维修费用，业务人员不可代收或垫付，有利于资金和固定资产的控制。

汽车4S 店通过内控打破了各部门之间的壁垒，促进了交流并提高了整体的管理水平。

(二)促进4S 店内部管理规范

目前很多汽车4S 店执行的是集团总部统一下发的内控流程制度，在其理论化和程式化的指导下，内部管理往往滞后于外在发展，无法与店内实际情况相适应，不能及时解决出现的问题。

汽车4S 店完善内部控制管理规范机制，可以更好地明确各岗位管理职责，整合内部资源，高效利用资金并明确资金流向，有利于公司开展监督检查业务，及时修改和完善内部存在的缺陷和不足，防止员工舞弊行为的发生。

加强内部管理的执行力度，能更好地规范自身内部经营活动。

(三)加强4S 店的市场竞争力

汽车行业内的市场竞争已经愈演愈烈，汽车4S店在外部整体规模扩张的带动下，更需要建设科学合理的内部控制体系，使得内部控制系统能有效监督和引领各项经济活动，结合当下实际的市场环境做出经营方式的调整来提高公司运营效率。

利用合理的奖惩制度来监督考核员工的工作情况，激发员工工作热情的同时也能降低企业成本。

各部门之间有明确的分工职责和协作指导，能提高汽车4S店的合作力、凝聚力及盈利水平，为企业在激烈的市场竞争中提供了动力，最终使其在市场上占有一席之地并获得更多资源。

(一)不相容岗位未分离，关键岗位定期轮岗制度缺失

汽车4S 店内部控制管理制度的设计主体主要由不相容岗位分离、业务授权审批程序和企业风险评估三部分组成。

其目的分别为，不相容岗位分离以便确保企业资产安全完整，授权审批具体职责权限是用来保障有效处理经营业务问题，根据实际状况进行风险评估则能预防风险并及时堵塞企业内部漏洞。

其中在汽车4S 店里的不相容岗位指的是，由一人担任既可能发生错误和舞弊行为又可能掩盖这种错误和舞弊行为的职务。

比如出纳和收银是常见的不相容岗位，部分4S 店由于业务量下降而进行裁员，容易把出纳和收银合并由一人来担任，会造成个别人员通过收款和到账时间差利用各种优惠券进行售后结算，利用内控漏洞把优惠券套用到正常客户结算单上中饱私囊。

此外，关键岗位没有定期轮岗也容易造成管理层无法识别某些错误，如财务和行政管理层长期在单店，个别行政人员通过预算编制人为做高费用，在财务报销时候侵占多余费用。个别销售顾问还会存在截留随车赠予客户的精品礼物，或以少交车辆购置税为由进行低开机动车发票侵占公款。

(二)管理层未对业务进行严格审批

汽车4S 店必须通过主管领导审阅授权和总经理审批程序，才能进行各种经济业务活动，比如签订汽车销售打折、续保赠送或售后维修打折这些有权限的合同，但该授权审批制度在实际经营过程中往往会出现管理上的漏洞。

个别销售人员为了尽快签单，不经过财务部核价就直接收取客户定金并口头承诺赠送各种礼品、售后维修打折或保养等，在客户提车结算时找各种理由延时或推脱管理层的审批。管理层没有严格审批，导致失去有效控制业务和经费的作用，从而失信于客户，致使投诉增多，长此以往必然不利于4S 店的发展。

(三)汽车4S 店对审计工作不够重视

汽车4S 店内部控制中的审计部门保证了正确的财务信息和合法合规的经营活动，但在实际履行过程中，汽车4S 店里往往缺少专业专职且有经验的审计人员，现有人员在制定业务流程和政策制度时太过于理论化，同时又没有实际执行权，导致不能落实审计制度，比如在以公司相关制度审计内部重点账目时，即使审计人员从理论中发现问题，也无权对责任部门采取惩罚措施。

还有的4S 店在审计项目时，管理层经常是抽调单店财务人员进行交叉检核，审计缺乏独立性，甚至个别部门人员为了自身利益而篡改数据，不专业的审计人员不熟悉业务流程查不出存在的问题，在审计报告中缺少有针对性的整改意见，就造成了当事部门事后简单应付和稀泥的状态，最终导致审计流于形式，无法发挥审计的真正作用。

(四)库存管理不规范导致库存积压

当前很多汽车4S 店在存货管理方面缺少科学合理的工具和方法，一些4S 店即使采用了相对先进的ERP 系统来推进库存管理，但初期也仅限于在财务部门开展，这样导致管理人员无法获取有效信息数据进行存货核算，影响4S 店整合共享内部资源，在盘点库存时容易造成账实不符。

一部分4S 店通过加大存货库存量来获取厂家更多的返利，但是厂家给4S 店设置了考核机制与返利挂钩的政策，厂家系统提车计划不符合4S 店实际情况，产生了库存与销售不匹配的问题，再加上现有库存管理方法不规范，容易产生部分车型滞销积压、存货时间过长的现象，致使4S 店的大量资金和多余财务费用被占用，增大了4S 店的管理成本。

(五)财务人员的流动导致数据失真

汽车4S 店的员工离职率偏高，财务人员流失现象严重，再加上财务管理基础相对薄弱，财务人员没有统一的处理事务方式，容易出现科目使用不规范、财务数据不连贯、会计记账不严谨等问题，导致4S店收入和成本不匹配、往来账目核对困难，不能反映真实的业务情况。

比如部分财务人员发现预交定款与提车付款客户不一致时，也会在销售车款中笼统地按照最终开票入账，售后结算也只根据账上金额做收入而忽视不同赠券的变现，人员频繁变动致使无人落实厂家返利情况及对接客户应收未收账款，这些问题必然损害汽车4S 店的利益。

(一)按照不相容岗位制度实施重要岗位定期轮岗制度

汽车4S 店在实际工作中应当严格遵循不相容岗位的分离制度来进行活动，比如财务部门的出纳、收银岗位人员必须要分离。

汽车4S 店管理层还需要定期检查和不定期审计该岗位以防出现财务风险问题，需要每日核对客户车款收付是否一致，开具的发票、优惠券的使用是否正确等工作，一旦该岗位有财务问题会让4S 店出现重大损失。

汽车4S 店里的重要岗位也需要每隔三四年轮换一次，让行政和财务等重要岗位上的负责人进行跨区域的轮岗，或者直接在不通知本人的情况下对相关岗位工作人员进行离岗检查，该制度的实行可以有效监督重要岗位工作人员的行为规范，规避人为因素造成汽车4S 店的损失。

(二)严格按照授权审批政策实施

财务人员收取定金时，必须以价格授权审批政策为依据严格审核订单，业务人员在新车销售过程中，销售订单及赠品与客户当面签字确认，并对空白合同进行入库管理。

管理人员需要对售后部门事故车的维修、保养、赠券等确认并授权后，才可向客户赠予，严禁出现先赠送后审批的现象。

行政部门审核公司日常费用，在审核无误后统一立项并经由公司负责人审批后执行，严禁各部门出现无报备就自报自销的行为。

对超出权限的特殊事项，由管理层报备上级领导，集团领导商讨后通过特殊业务审批后执行。

(三)加强专项审计和常规审计日常化

内部审计有效监督了汽车4S 店内部控制管理执行情况，并能及时发现经营决策错误和管理漏洞，降低了经营风险。

汽车4S 店需要引进专业的审计人员来对所经营的业务进行专项审计和常规审计。专业的审计人员需要精通4S 店的业务流程，并由销售、财务等各部门管理级别人员组成审计小组去检查汽车4S 店的经营业务，结合店内实际经营状况，对4S 店在运营过程中是否存在漏洞做出评判，对4S 店内出现的异常情况进行追查，并分析原因直至找到源头，这样才能有效遏制各种舞弊行为，解决4S 店存在的真正问题。

4S 店的专项审计和常规审计相结合可针对性地重点整改店内不合理的工作流程，促进企业健康平稳发展。

(四)优化内部控制流程，合理控制库存

汽车4S 店需要动态管控库存状态。

在车辆入库时工作人员要对厂家随车商品交运单进行核对，并检查车辆的整体状况是否在运输途中遭受撞击破损，再由信息员、整车入库管理员签字确认。

在车辆出库时也要全面核对整车收银签发的出门证是否有业务经理、收款员、库存管理人员的签字确认。

同时，管理人员需要对在库车辆进行定期盘点，及时更新车辆库存台账。

此外，试驾车在卖给客户时要按照市场的二手车价格，并对试驾车履行固定资产处置的审批流程，可以减少试驾车在仓库滞留并占据4S 店监管成本的情况。

这种严格的车辆出入库的管理较好地实现了车辆库存管理和整改，能够使汽车4S 店尽可能做到动态管控库存。

(五)加强员工培训，控制人员流动性

汽车4S 店应当保证员工的稳定性，长期稳定的财务人员能使4S 店的各项业务连贯一致，重视工作人员的培训工作以便培养专业人才，尤其是财务人员的专业培训，能使其深入了解4S 店的业务，再结合本身的财务专业岗位，为以后开展业财融合的工作打好基础。

比如为避免出现代付款纠纷问题，需要客户当面签订代付款证明，使用赠券时需要及时登记台账，专门人员要落实厂家返利是否顺利到账，禁止财物人员出现空岗现象等，同时4S 店还要在日常培训中及时讲解公司新政策，让员工适应新要求，加强企业文化建设，树立全员内控意识，让员工认同公司理念，切实履行内控职责，进而留住更多人才。

综上所述，伴随着4S 店在汽车领域内数量和业务的不断上升，其内部控制必然会遇到更多问题。只有对汽车4S 店内部控制现状持续进行全面思考和探索，才能更好地做出内部控制的措施和方案。明确各部门工作责任，严格执行内部控制制度，落实每位员工的执行力，解决所存在的问题并实施切实可行的优化方案才能有效规避风险，提高4S 店的整体盈利水平。

现阶段的汽车4S 店的内部控制工作依然任重道远，只有使此项工作保持与时俱进，才能不断提高内部控制水平，规避财务风险，解决面临的各种新型问题，促进4S 店整体前进。

4S 店各部门领导也需要促进各部门信息的交流，保证财务信息的准确性和真实性，为审计部门提供可靠的数据参考，便于制定相应的发展决策，从根源上减少财务风险问题，促进企业未来的全面健康发展。

面对越来越激烈的市场竞争，加强内部控制并不断持续加深地优化此项内控制度，才能使4S 店在市场竞争中占据显著优势，为4S 店在之后的业务开展中持续稳定地发展保驾护航。