2021年公司档案管理办法

　1 2021 年公司档案管理办法

　第一章

　总

　则 第一条

　为了加强公司的档案管理，有效地保护和利用档案资源，提升档案管理工作的标准。

　第二条

　 档案是公司在各项经营管理活动中形成的有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录的总和，包括经营销售、项目工程建设、合作、计划统计、人事劳资、教育培训和党、政、工、青、妇等各项业务活动中形成的档案。

　第三条

　 档案工作是公司各项管理工作的基础之一，档案信息化工作是公司办公信息化系统建设的重要组成部分。

　第二章 档案机构及其职责

　第四条

　 公司设立内控文员职务，专门负责档案的日常管理和各项具体的档案业务工作。

　第五条

　 公司内控文员必须忠于职守，具有高度的责任心。

　第六条

　 各部门应指定兼职档案员，负责本部门的文件材料的积累、整理及存档，并按规定向综合部内控文员移交归档。

　第三章 档案的归档

　第七条

　 文件材料的形成和积累是档案工作的基础，必须纳入各部门工作计划和有关人员的岗位职责，并将文件材料整理归档作为各项活动结束前的最后一道工作程序，以保证归档文件材料的完整、准确、系统。

　第八条

　 文件资料的归档范围：

　凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须向档案室归档，包括：

　（一）企业资产：包括各种物业（如楼宇、房产、土地）的

　产权证、使用证，重要资产批复、权属证明及产权变动证明材料，清产核资工作中形成的各种文件材料； （二）注册登记：包括公司设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； （三）综合管理：包括经理办公会形成的会议记录、纪要、决议等材料；文秘工作、劳动工资、人事管理、法律事务、外事公关、安全保卫等工作形成的文件材料； （四）经营管理：包括经营决策、计划统计等工作形成的文件材料，各种合同、协议及公证书，公司内部管理与整顿形成的文件材料； （五）社团工作：包括党、团组织、工会、协会、宣传教育等方面形成的文件材料； （六）物业建设：包括公司各种基建工程形成的依据性、基础性材料；设计文件、施工文件、监理文件和竣工文件材料； （七）设备仪器：包括各种自制、外购设备及安装调试文件材料；； （八）声像实物：包括各种活动形成的照片、录音、录像、磁盘、光盘、证书、奖状、奖章、奖杯、奖牌、锦旗、书画等； （九）其它有利用和保存价值的文件材料。

　第九条

　 不作为归档文件材料的范围 （一）重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

　（二）上级机关任命、奖惩非公司工作人员的文件、普发供参阅、不办的文件材料。

　（三）上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

　（四）未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印

　文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

　（五）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

　（六）参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。

　第十条

　 归档要求 （一）公司文件的交接归档应由各职能部门与内控文员共同完成。

　文件材料在处理完毕之后，各职能部门应对在本部门形成的文件，按其形成规律和特点进行初步整理后，定期移交给综合部内控文员集中管理。内控文员要对文件的整理和组卷给予必要的指导与协助。

　（二）必须保证归档文件的质量 1、 归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家标准要求。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。

　2、 归档的文件材料必须完整、系统、准确。

　3、 项目工程建设竣工验收等必须有档案管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）的完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。

　4、 归档的文件必须是原件。

　5、 保持归档文件材料之间的历史联系，能准确反映公司生产经营和各项管理活动的真实内容和历史过程，并进行科学分类、立卷和编目编号。

　6、 案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。

　（三）归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

　第十一条

　 归档时间

　（一）党政管理和经营管理档案，在翌年上半年内完成整理立卷和移交归档工作。

　（二）工程建设档案在竣工验收后一个月内归档。

　（三）涉及企业生产经营、组织机构设立、重大投资决策等内容的会议纪要或决议，在文件拟制盖章后，立即交档案室归档。

　（四）公司固定资产所有权证书（如房产证等），以及涉及固定资产买卖、租赁、转移、灭失等相关合同、协议、决议等文件，均由公司档案室负责保管，其中房产证在相关部门取证后的第二天交档案室归档；其他相关合同、协议、决议等在签署后一个星期内交档案室归档。

　（五）人事档案由综合部在翌年的上半年内负责完成归档。

　（六）各项管理工作形成的文件材料，在翌年上半年内，要将应当归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向综合部归档。

　上述归档事宜均需办理相关归档移交手续。

　第十二条

　 归档手续 归档文件移交清单系公司文件交接归档的原始凭证，填写时一式两份。在办理文件移交归档手续时，交接双方—--职能部门和内控文员按清单移交点收，并在签字和注明日期后，双方各留存一份，以备查考。

　第十三条

　 归档份数 （一）各类文件材料归档一般为一式一份。

　（二）重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

　第十四条

　 内控文员有责任对公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

　第四章

　档案的分类与整理

　第十五条

　 归档的文件材料，应参照国家和省的有关标准和规范，充分考虑公司的管理职能，并结合档案的内容和形成特点，以便于公司的信息化管理与档案资源的综合开发利用为原则，进行档案的分类和整理。其基本要求：

　（一）归档材料应是原件，完整齐全，能准确反映公司生产经营和各项管理活动的真实内容和历史过程；

　（二）归档材料应经过系统整理，区分不同价值，分门别类地编制归档文件目录，便于保管和利用。

　第十六条

　 公司档案的分类共设置 6 个一级类目，即党群工作类、综合管理类、合同管理类、人事档案类、物业管理类、声像类。

　第十七条

　 保管期限表 公司根据国家档案管理部门的有关规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中永久为 50年以上，长期为 16 年～50 年，短期为 15 年以下。

　第十八条

　 档案的编制、统计 （一）内控文员应编制案卷目录、卷内文件目录、专题目录等检索工具，按《档案著录规则》进行档案著录工作。

　（二）内控文员应编制公司档案基本情况统计表，对档案数量、档案借阅人次，档案的利用效果编研情况进行统计。统计数据以原始记录为依据，要做到准确可靠。

　（三）内控文员应根据公司信息化系统建设的整体计划要求，具体负责公司档案数据库的录编工作。

　第五章

　档案的保管 第十九条

　 档案的存放

　（一）存当处配备档案密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　（二）存放胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号盒顺序排列在胶片柜或防火柜内。

　（三）存档处要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等八防工作。

　（四）内控文员应定期对档案室进行检查、清理、核对工作，做到帐物相符。发现问题及时采取措施，对破损档案应及时进行修补和复制。

　第二十条

　定期每半年进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到帐物相符，对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。

　第二十一条

　要根据公司的有关保密制度，对涉及知识产权和公司商业秘密的档案加强安全保管。

　第六章

　档案的借阅 第二十二条

　公司所有正式工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

　第二十三条

　公司工作人员在档案室查阅档案，均须办理借阅登记手续。

　第二十四条

　借阅档案应遵循以下程序：

　（一）借阅人员填写《XXXX 发展有限公司档案借阅审批表》。在借用单位申请一栏内写明用途、借用期限及管理责任人。

　（二）

　借用人将载有公司领导签字的审批表提交文档管理人员领取相关档案。

　（三）

　借阅人按时归还。

　第二十五条

　借阅公司秘密级以上级别档案的，需经总经理批准，并在指定地点查阅，未经批准不得复印。

　第二十六条

　借阅期满后需继续借阅者应重新办理借阅手续。

　第二十七条

　所借档案不得随意折叠和拆散；严禁对档案随意更改、涂写，以保证档案材料的严肃性和完整性。

　第二十八条

　档案如有丢失、损坏或泄密，当事者必须赔偿损失和承担相关责任，同时追究当事人所在单位负责人的领导责任。

　第二十九条

　拟调离公司的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

　第三十条

　公司档案不对外开放，特殊情况需经总经理批准。

　第七章 附则 第三十一条

　本办法解释权归公司经理办公会。

　本办法的未尽事宜遵照国家有关法律、法规的规定执行。