医院会计档案立卷、归档、调阅、销毁制度

　医院 会计档案立卷、归档、调阅、销毁制度

　 为了加强对会计档案的科学管理，健全会计档案工作制度，根据中华人民共和国财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》的规定，结合本单位的实际情况，特制定本办法：

　一、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计专业材料，它是记录和反映经济业务活动的重要史料 的证据。因此必须加强对会计档案的管理，建立和健全会计档案的立卷归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实把会计档案管好。

　二、本单位每年形成的会计档案，应由财会部门按照归档要求，负责整理立卷及装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管一年，第二年上半年应由财会部门编造清册移交档案室保管。

　三、归档范围：

　1、会计报表 2、会计帐簿 3、会计凭证 实行会计电算化，年末必须将本年帐套数据软盘备份，每份数据均要备份二份，异地保管在指定的保管柜内。

　四、整理方法：

　1、分类：一般按年度形成分类，即首先按会计年度分开，然后按“类别名称”将会计档案分为报表、帐簿、凭证三大类。帐薄：一般是一本为一卷（册），即一个保管单位。活页帐应抽出空白页，再按会计科目顺序装订成册，并加具帐簿封面。凭证：按会计凭证的材料形成时间为顺序，连同所附的原始凭证，按日、旬、月的先后整理装订成册，年内连续编号共几册，并填写封面和备注。

　每册厚度要适中，装订线处要封角并由立卷人、会计主管人员签名或盖章，履行签封手续，以示负责。报表：按年报、季报、月报、旬报等分别组成保管单位，可按文书立卷要求进行，卷内目录一般填到月或季表 类型。2、组卷：会计凭证中工资清单签名的一页，应按月、按年归入到当年度的文书档案中去，属长期保管。3、卷内排列：一般应按会计材料形成时间顺序排列，报表卷内文字材料（如决算说明等）在前，表格在后。4、编页号：只编有效页号，一页一号，活页空帐页要抽出。5、装订：应拆除所有金属物，对已损坏的会计材料要进行裱糊，缺少装订线的要加边。6、拟写案卷题名（标题）：一般应由责任者（即作者）、时间（针对年月）、内容和名称四部分组成。

　7、案卷排列与编卷号：应先分报表、帐簿、凭证三大类，再按每类的不同保管期限顺序由长到短排列，一年度一个流水案卷号。8、编制案卷目录：历年案卷目录分报表、帐簿、凭证装订成三本。9、归档时间：当年的会计档案、在会计年度终了后，可暂由本单位财会部门保管一年，以方便利用。期满后， 原则上应按期将会计档案移交给档案室保管。移交时，财会部门应编制会计档案移交清册（案卷目录）一式两份， 交接双方应签字，一份由会计部门留存，一份随会计档案移交。若档案库房限制不能全部接收时，可暂留财会部门 保留，但会计部门需编制会计档案案卷目录送档案室存档。

　五、保管期限：

　1、会计报表：

　年报为永久；月报表和季报表为五年。

　2、会计帐簿：总帐十五年；现金日记帐二十五年；银行日记帐二十五年；明细帐和辅助帐均为十五年。

　3、会计凭证：十五年。

　六、会计档案的保管和利用：

　1、会计档案实行集中统一管理的原则。

　2、对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管。存放有序，查找方便。同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

　3、会计档案应为本单位积极提供利用，也可以为上级单位提供利用。调阅时，要严格办理手续。本单位人员 调阅，要经会计主管人员同意；外单位人员借阅，要有调阅单位的正式介绍信，并注明调阅会计档案的内容，经单 位领导人和会计主管人员批准后，办理调阅手续。在调阅过程中，只能调阅与调阅内容有关的资料，不能调阅与调 阅内容无关的资料。原则上档案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）册。外单位调阅会计档案，要抄录和复制的由会计主管人员签署意见，经本单位领导批准。如有特殊需要，经本单位负责人批准后，提供查阅或者复制，并办理登记手续。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度，为会计档案的利用提供依据。

　七、会计档案的鉴定与销毁：

　会计档案保管期满需要销毁,(除未了结的债权债务的原始凭证、涉及房地产权的转让契约外)，由档案室提出销 毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查、编造销毁清册，按不同情况分别报请主管领导或上级主管部门批准后销毁，销毁时应派人监销。销毁后，经销人、监销人、批准人均应销毁清册上签名盖章。