2010年7月中央电大专科《办公室管理》试题及答案

2010年7月中央电大专科《办公室管理》期末考试试题及答案 一、单项选择题 1．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？(B) A．必要时可形成文字材料，照本宣科 B．传达可以根据上司主要意思，溶人自己对问题的意见 C不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记 2．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？(D) A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来 B．想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务 C．开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿 D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做 3．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务？(B) A．准备资料 B．发表意见 C．现场服务 D．会议或会谈记录 4．传真机最好用来传送以下哪种邮件？(A) A．一般的图纸 B．机密文件 C．很长的文件 D．感谢信 5．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是(C)。

A．国名、地址、部门、姓名 B．姓名、地址、部门、国名 C．姓名、部门、地址、国名 D．姓名、国名、部门、地址 6．下列接受名片时唯一正确的做法是(A)。

A.接受名片时要用双手 B．大声念出名片上的头衔 C．接过名片马上放人兜内 D．传递名片将正面朝向自己 7．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？(B ) A．口字型 B．圆桌型 C教室型 D.U字型 8．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM～120CM，应该是(A)。

A.个人区 B．社交区 C．亲密区 D．公众区 9．文员协助举行宴会时，不用考虑(B)。

A.宴会的形式与气氛 B．有无休息室 C．有无停车场 D．交通是否方便 10.上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应(A)。

A.通知上司家人把衣服送达 B．自己到上司家里去拿 C．让上司自己去家里更换 D．去买新的服装 二、判断题 1．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。(对) 2．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。(错) 3．无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。(错) 4．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。(对) 5．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。(错) 6．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。(对) 7．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。(对) 8．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。(错) 9．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。(对) 10．介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。(错) 三、简答题 1．文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？ 参考答案：
(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；

(2)参谋作用}补缺作用；
增进关系作用；

(3)适事、适时、适地、适度。

2．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 参考答案：
(1)会议名称；

(2)会议记录人的姓名、盖章；

(3)时间（开始时间、结束时间）；

(4)会议地点；

(5)议题；

(6)主持人、主席；

(7)出席者名单；

(8)会议的经过情形及结论；

(9)相关的资料；

(l0)下次会议预定日期。

四、设计题 1．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 参考答案：
(1)接受任务 (2)了解来宾 (3)制订计划 (4)预订食宿 (5)迎接来宾 (6)商议日程 (7)安排会谈 (8)陪同参观 (9)送别客人 (10)接待小结。

2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？ 参考答案：
(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。

(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。

(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。

(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。

(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

五、案例分析题 1．海金精密仪器有限公司的技术开发部有8个工作人员，他们群策群力，花了整整一年开发了BRM系列产品，经广泛宣传，推销，国内外的销路很好，给公司创收了几百万元。公司总经理为了鼓励部下再接再厉，决定宴请技术开发部的全体成员，具体的时间、地点由总经理秘书卜小姐安排，只是规定了费用总数为2000元。

问题：
(1)卜小姐应该安排在什么时间、地点宴请比较好？ (2)卜小姐用怎样的方式通知技术开发部的成员？ (3)宴请结束一结帐，只花了1500元，对余下的500元，卜小姐买纪念晶发放好不好？ (4)除了宴请，卜秘书还可建议用其他方法来鼓励技术开发部吗？效果怎样？ 参考答案：
(1)应安排在本周的星期五下班后宴请，这时一周的工作已经结束，第二天是休息，晚一点也不影响工作。找个比较安静幽雅的餐馆，包个单间，总经理与大家上下级可交流感情。

(2)卜小姐应到技术开发部去向大家表示祝贺，并当场邀请。如果用电话通知，不能产生亲切感和更理想的气氛。

(3)宴会快结束时卜小姐可把技术部负责人拉到一边，把500元交给他，悄悄说：“我和总经理回去后，你们可不受拘束再饮一杯，或找个卡拉OK唱唱歌，明天把发票交给我就行。”发放纪念品会给公司其他人员知晓，造成不必要的麻烦。

(4)可以建议总经理给每人发奖金，还可建议在全体职工大会上表扬技术开发部。这样可激发其他部门的积极性。

2．某公司安排懂法语的小沈和办公室秘书小陈参加与法国某公司的商务会谈，范总经理特别叮嘱两位要做好准备工作。

正式会谈这天，坐在范总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，使得范总身上那套价值千元的名牌西服黯然失色。

范总经理与法国客商在接待室内寒喧时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放人杯中……这一切引起了范总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，范总经理也觉得尴尬。谈到价格时，范总一时性起，双方争执起来，小沈站在范总一边，指责客商。客商拂袖而去。范总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能！” 小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？” 小沈和小陈在接人待物、言谈举止方面有何不妥之处？正确的做法应该是怎样的？ 参考答案：
(1)衣着。二位女士穿着打扮不符合特定的会谈工作要求；
而且也影响了范总的形象，小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；

(2)卫生习惯。小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；

(3)应变能力。小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。范总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；

(4)领导权威。小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。

（评判第四、第五大题时，应视考生问题回答的合理性、表述的正确性与否给与分数，不要拘泥本答案的文字表述）