行政办公物品采购及领用管理制度

行政办公物品采购及领用管理制度 目的 规范行政办公物品采购、库存、领用的管理，完善入库、出库手续，提高行政办公物品采购、库存及领用的工作效率、质量，保证公司各类行政办公物品的供应。

适用范围 公司所属各部门、门店 制度内容 采购管理 第一条 采购行政办公物品范围 1、公司行政办公用设备、设施；

2、日常行政办公用品、用具等低值易耗品。

第二条 采购程序 1、 行政部根据库存行政物品现况和各单位上报的行政物品需求计划填写《行政物品采购清单》并进行核算，将编制好的《行政物品采购清单》报请常务副总经理审批后，方可安排采购。

2、行政部负责依据各单位物品库存或需求进行审核和安排购置计划，以控制采购物品的数量、费用。对金额在 元以内的行政物品，由行政部长签字批准；
金额在 元以上的行政物品，由常务副总经理签字批准。

3、《行政物品采购清单》一试三份，财务部留存一份备案，另2份计划分别交行政部和采购员。

4、行政部长按计划安排实施采购。

5、行政管理员根据轻重缓急完成采购计划。

第三条 临时应急采购 1．应急物品采购必须具备以下条件：
（1）
确属应急必须品。

（2）
使用单位或部门经理审批后，报行政部长审查通过后，报常务副总经理签字批准。

2、应急物品采购流程：
（1）
需求单位或部门填写正式报告呈报行政部长审批；

（2）
行政部长核实无误，金额在 元以下的，签字批准；
金额在 元以上的，交常务副总经理签字批准；

（3）
签字批准后的《行政物品采购清单》交财务部备存1份，另2份分别交行政部和行政管理员。

3、行政管理员持已批准的《行政物品采购清单》采购物品。

4、购进后的办公物品须及时办理入库、建帐、建卡、报帐及交付使用等手续。

5、使用单位办理领用登记手续后领用所需设备或物品。

第四条 非特殊情况，不得使用现金采购。

第五条 固定资产类行政办公物品的采购 1、除日常办公用品以外，属于固定资产类的行政办公设备物品的采购，须在经理行政办公会议上研究确定，并列为公司年度预算计划。

2、属于固定资产类的行政办公设备物品的采购，行政部每年依据公司的实际使用需求，在编制的年度购置计划中列出。

第六条 说明：
1、《行政办公物品库存 月报表》。一式三份，财务部、行政部、库管各一份存档备查。

2、《行政物品采购清单》一式三份，财务部、行政部、行政管理员各一份。

库存管理 第七条 除财务部外，行政部要对公司所有财产设置管理台帐，并对全部在用设备物品分类别统一编码、标签、设卡。

第八条 公司所属各单位自行购置行政办公物品的，应严格按要求办理入库登记手续。当日购进的办公物品必须当日入库，无特殊情况不得延误。

1、入库单一式三联，第一联存根联由库房留存登记商品入库并下库存帐；
第二联由采购与财务对账；
第三联记帐联交公司财务部记帐。

2、填写入库单应写明物品的名称、用途、规格、单位、单价、数量等。

3、库管必须对各类入库物品履行入库前的验收，与审批后的《行政物品采购清单》进行核对，并对质量、数量、规格等进行检查、清点。对不合格的物品库管有权拒收，数量与送货单不符的按照实际数量入库，在《行政物品采购清单》上注明原因。

4、各类物品的供应商在结算费用时，必须出具有行政部相关责任人签收的原始入库单据，并提供正规的发票，按公司相关财务规定制度给予结算。

5、库管做好入库物品的登记，并每月统计汇总后出具报表。年末做出各项行政办公物品发放的汇总、相关费用支出的汇总和物品发放、使用情况的统计（包括不同类别的金额）、分析报告。以便于指导新的年度计划的制定、控制。

6、由各部门或单位使用的设备物品，须按设备物品实际放置场地分别详细登记在册， 按原登记的设备编号、名称、使用情况等进行登记备案。

领用管理 第九条 日常行政办公物品领用原则和程序：
1、建立《行政办公物品领用登记台帐》，并由发放人员负责登记。于每月底做出各部门、各单位及门店领用物品的分类汇总表并附带分析说明，作为下期计划、控制各部门、单位行政办公费用的测算依据。

2、行政部须严格按规定、计划及间隔期向部门、单位（门店）和个人发放办公物品。

3、领用部门、单位或个人须在《办公物品领用登记簿》上履行登记后方可发放。

4、领用间隔周期为 一周。

【注】为提高办事效率，公司规定在公司每周店长行政例会前一天下午按规定将领用物品计划报行政部相关管理人员，例会当日顺便取走。

5、个人日常办公物品的领用实行按部门、门店统一领取、个人自行保管、遗失不补。

6、公共办公物品按部门统一领取。由各部门、单位（门店）经理根据计划指定专人统一领取，并负责管理和使用。

7、为加强行政办公物品的使用和管理的监管，行政部对各部门、单位（门店）的行政办公物品的使用情况进行不定期的抽查。

8、应急物品领用时，由领用部门或单位（门店）经理提出申请，由行政部长或常务副总经理批准签字后，方可办理领用登记手续，领取申领物品。

9、对于易损物品实行以旧换新。因管理不善，造成行政办公物品遗失、被盗或损坏者，应及时报行政部补发，行政部将视情节要求责任人承担部分或全部赔偿责任。

第十条、本制度由行政部制订并负责修订和解释。

第十一条 本制度自正式发布之日起执行。