公司办公设备管理规定_办公设备管理制度

　 办公（生活）设备日常管理制度

　第一章  总   则

　一、目的。为了保证公司办公（生活）设备正常的运转，提高办公（生活）设备的工作效率和使用寿命，特制定本制度。

　二、适用范围。本制度所指办公设备包括台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、投影仪、笔记本电脑、相机等；生活设备包括电视、空调、洗衣机、冰箱等。

　三、相关部门职责。

　1、人事行政部，主要负责办公（生活）设备的采购申请受理、采购、保管、配发、维修保养等事宜。

　2、任何办公（生活）设备必须在总经理批准的情况下，方可申请购买设备。

　3、设备使用部门，主要负责办公（生活）设备的申购、使用、保管、维修保养等事宜。任何设备不得由使用部门私自购买，不得由使用部门私自处置。

　第二章 办公（生活）设备日常管理

　一、办公（生活）设备的申请和购买

　1、各部门根据实际需要，提出办公（生活）设备的购买申请，并填写附表1《办公设备需求单》，报公司领导批准；购买设备金额大于2000元的，未列入年度预算的，需报集团管理部批准。

　2、经公司领导及集团审批后，交人事行政部备案，由专人购买。

　二、办公（生活）设备的领用

　1、设备需求部门根据审批的《办公设备需求单》到人事行政部领取，并办理领用手续。

　2、对部门领取的设备进行编号，以便盘点。

　三、办公（生活）设备的使用和保养

　1、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门主管负责监督检查。

　2、公司各类设备的保养和维修。由各部门参照规范，正确使用，注重平时保养。

　3、人事行政部对办公（生活）设备运行、保养情况进行监督检查。

　四、办公（生活）设备维修管理

　1、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报人事行政部处理；公司维修人员无法处理的，由人事行政部联系供应商统一保修。

　2、在保修期间内的设备，人事行政部应联系供应商进行维修；保修期外的设备，按照最经济可行的保修方案进行维修，包括委托维修商来完成维修任务。

　五、建立维修档案

　1、所有设备的维修都必须建立完善的维修档案，由人事行政部负责登记，主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。

　2、人事行政部应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通知使用部门加以防范。

　六、办公（生活）设备使用监督

　1、人事行政部对办公（生活）设备的使用进行不定期的检查。

　2、人事行政部对违规使用办公（生活）设备人员有提醒处罚的权力。

　3、办公电子设备每半年必须送回人事行政部检查鉴定后，重新办理领用手续。

　七、办公（生活）设备的盘点及赔偿

　1、人事行政部负责对公司所有办公（生活）设备进行分类，并建立设备管理台帐，每半年盘点一次，作到账物相符。

　2、在规定的使用年限期内，因个人原因造成设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。

　八、办公（生活）设备的报废处理

　1、报废审核。对于各部门提出的报废物品，要认真审核，经IT部门硬件工程师检测，确认不在保修期及不可修复后，填写附表2《办公设备报废申请单》报废处理。对于申请报废的办公设备已到报废年限并在固定资产账面残值五万元之内的固定资产，需报设备部备案、总经理签字核准后作报废处理。对于申请报废的办公设备未到报废年限或在固定资产账面残值超过五万元的固定资产，需报设备部备案、总经理签字核准，再上报集团总裁审批后方可作报废处理。

　2、对决定报废的办公（生活）设备，人事行政部应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。

　3、报废品由人事行政部集中存放、集中处理，不得随意丢弃。

　第三章 办公设备分类管理

　一、电脑的使用管理

　（一）专人收管

　1、每台电脑指定专人上机，负责日常操作，其他人员不得随意使用。

　2、电脑使用人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄漏。

　（二）电脑的操作规定

　1、严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。

　2、不得使用未经病毒检查的U盘，防止病毒入侵。

　3、严禁私自拷贝、泄漏涉及公司有关机密的文件资料。

　（三）病毒防护

　1、对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。

　2、任何电脑不得安装游戏软件。

　3、软件使用前要确保无病毒。

　（四）硬件保护

　1、未经人事行政部批准，任何人不得拆卸所使用的电脑设备。

　2、拆卸电脑设备时，必须采取防静电措施。

　3、硬件维护后，必须将所有设备复原。

　4、各部门主管必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。

　5、各部门必须采取必要的措施，确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。

　6、对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。

　（五）电脑的保养

　1、保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源。

　2、定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。

　二、电话的使用管理

　1、电话由人事行政部统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。

　2、每次通电话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。

　3、禁止拨打私人电话。

　4、电话出现故障的可报人事行政部进行维修。

　三、打印机、复印机的管理

　1、为确保复印机的安全运转，每天开机的时间不宜过长。

　2、打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。

　3、禁止打印或者复印私人资料。

　四、传真机使用管理

　1、传真机放置于总经理办公室及采购部，其他部门若需使用时至此处使用。

　2、不得使用传真传送个人资料，机密文件需经领导批准。

　3、每天下班后，传真设置成自动接收，防止遗漏重要文件。

　五、投影仪使用管理

　1、投影仪安置于公司会议室，需要使用部门向人事行政部主管申请。

　2、投影仪用于公司、部门会议以及培训。

　六、笔记本电脑的管理

　1、笔记本电脑放置于业务部、设备部、总经理办公室，其他部门若需使用时至此处借用。

　2、笔记本电脑用于公司经营、部门会议以及培训。

　3、因工作需要，以个人名义借用笔记本电脑的需填写附表3《笔记本电脑借用单》。

　七、数码相机的管理

　1、每台相机指定专人使用，负责日常操作，其他人员不得随意使用。

　2、因工作需要，以个人名义借用数码相机，需填写附表4《数码相机借用单》。

　3、使用人应及时对相机进行充电及日常维护，以保证相机能够正常工作。

　第四章其他办公（生活）设备的管理

　1、专管专用，公司所有办公（生活）设备都要指定专人管理，其他人员使用必须经设备负责人同意。

　2、办公（生活）设备要定期进行养护，以免老化影响使用。

　3、办公（生活）设备的使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员的过失造成丢失，要追究责任。

　第五章 附则

　一、本制度由人事行政部制定，解释权归人事行政部所有。

　二、本制度自下发之日起执行。

　附件：1、办公设备需求表

　      2、办公设备报废申请单

　      3、笔记本电脑借用单

　      4、数码相机借用

　**太平货柜有限公司

　二0一一年八月二日