医院财务档案管理中存在的问题及解决办法|档案管理员资格证

　　【中图分类号】R197 【文献标识码】A 【文章编号】1672－3783(2011)07－0288－01 　　【摘要】医院的财务档案既是记录和反映医院经济业务的重要史料和证据，又是医院财务档案的重要组成部分。随着我国社会主义市场经济的进一步发展，医院财务档案工作中新情况，新问题不断出现，如何管理好医院财务档案，以及在管理过程中如何采取相应的措施，寻求解决的办法，是医院财务档案管理中所面临的一个重要问题。
　　【关键词】医院 财务档案 档案管理
　　
　　医院的财务档案既是记录和反映医院经济业务的重要史料和证据，又是医院档案的重要组成部分。医院的财务档案是否真实、齐全、准确、完整，也就直接影响到医院财务档案管理的质量以及医疗事业的发展。随着我国社会主义市场经济的进一步发展，财务档案工作中新情况，新问题不断出现，如何管理好医院财务档案，以及在管理过程中如何采取相应的措施，寻求解决的办法，是医院档案管理中所面临的一个重要问题。
　　一 医院的财务会计档案管理的内容
　　依据《会计档案管理办法》“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”，具体包括：①会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；②会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿；③财务报告类：月度、季度、年度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；④其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；⑤电算化会计档案：是存储会计凭证、账簿、报告等的介质，包括磁盘、磁带、纸质等，还包括：①每年一次的数据库备份，②财务软件升级前的数据库备份，③打印输出的经过盖章签字的会计资料，④每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本，⑤所有版本的系统、网络、数据库、软件，⑥其他应该存档的有关资料或数据。
　　二 医院财务档案管理存在的问题
　　1 对财务档案管理的重要性认识不够，意识淡薄。财务档案工作是保存历史，服务现实，承上启下的一项重要工作。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，不够重视，存在应付思想，特别是当前医院财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。
　　2 财务档案人员素质有待提高。目前许多单位没有专职的财务档案管理人员，大多数是由会计人员兼管，没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验。对财务档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得整理出来的财务档案案卷质量不高，装订不规范，难以保证档案的完整性和安全性，就以前情况来看，会计档案管理人员都是会计兼职管理，由于会计人员工作量大，内部人事变动，都是各自保管自己经手的年度会计档案，导致财务档案资料没有及时向医院档案管理机构移交会计档案。严重违背了“会计档案管理办法”规定，不算一个合格的财务档案工作者。
　　3 财务档案管理不完善、不规范。财务档案管理机构是进行财务档案管理工作的组织保证，设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中各医院财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由不同人员兼职，如会计档案的装订由各会计人员完成，档案的归档由办公室人员完成，档案的查询由资料的形成人员负责等，由于工作的分散，管理环节的分散造成档案管理工作一系列的不规范，设施也不完善，不符合“七防”要求，没有档案检索工具，查找不方便。纸质档案和磁质档案未能同步归档。致使向医院档案管理机构移交的仅为纸质会计档案，还有会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，大有无人来销、无人敢销的局面。即使超过保管期限数年，也不愿销毁，由于种种原因导致医院会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。
　　三 医院财务档案管理存在问题的解决办法
　　1 提高认识，加强领导。主管领导要高度重视财务档案工作台，实行一把手负责制，明确专人负责会计档案的收集、整理、归档、查阅等日常会计档案工作。牢固树立起良好财务档案意识，按照《关于财务档案管理工作的规定》的办法实行谁财务，谁立卷，边财务边收集整理，审结卷成的原则，认真来做好这项工作。
　　2 强化财务管理人员素质。医院财务档案工作要适应不断发展的新形势需要，财务档案管理人员必须具备高素质，能力强的专职人员，同时对档案人员进行多途径、多形式的培训教育，不断更新知识结构，来提高档案管理人员的实际工作能力及责任心，能按管理标准进行科学的分类、整理、编目立卷，使其具有时代意识，包括信息意识、市场意识、现代化意识、法纪意识。一个高素质的财务档案人员必须具备德、能、勤、公、廉、俭六个方面的素质。医院财务档案人员每年都参加档案专业的培训，不断提高业务能力，运用档案知识，把医院会计档案资料按法规要求规范地移交给医院档案管理机构，并得到了档案部门的好评。
　　3 建立健全医院财务档案管理的规章制度。要使医院财务档案规范化，必须将档案管理工作纳入医院工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作人员职责》、《立卷归档制度》、《财务档案保管制度》、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》、《财务档案查阅制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。
　　4 优化管理手段，提高现代化管理水平，服务医院建设。财务档案信息化是社会信息化发展不可缺少的组成部份，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。因此，大力改善财务档案工作的硬件设施，确保档案的安全完整。一是及时添置、更新档案室部门设备，如防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等；二是加快档案工作现代化步伐，配备计算机、打印机、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备，并对财务档案基础信息实行计算机存贮。加强管理，方便查阅，利用大量的会计档案资料为各类财务检查提供最真实的依据。
　　5 是理性看待会计档案的鉴定销毁。会计档案的鉴定销毁是会计档案管理不可缺少的一环，按照《会计档案管理办法》规定，医院要制定切实可行的会计档案鉴定销毁制度，由档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并在销毁清册上签署责任人名称等内容，使鉴定销毁工作有据可依，规范实行；严格往来款项债权债务管理，对于超过一定期限的未能追偿款项，应提前做好单独立卷管理；加强审计部门的审计力度，以便及时发现问题，改善问题。做好会计档案的鉴定销毁工作，最大限度地合理利用存储空间，节约有限的人力、物力资源。
　　6 充分发挥财务档案的潜在作用。方便利用，更好地为财务工作服务。一是编制档案检索，编制案卷目录，全引目录，专题目录，文号目录等档案检索工具、索引；二是运用计算机进行检索，确保调档迅速准确，提高财务档案管理的效率；三是建立财务档案统计台帐，如财务档案查阅登记簿、文书档案汇总登记簿、财务档案数量统计台帐、财务档案移交清册等；四是将基建会计档案分开编号存放，并将各项基建合同、协议等资料作为原始凭证，一同归档；五是利用各种财务基础数据资料分析医院经济发展，财务运行中的特点、存在的不足，研究预防对策，为领导决策服务，为医院服务。
　　作者单位：110013 辽宁省沈阳市红十字会医院