公司办公室信息化管理制度

　公司办公室信息化管理制度

　1 总则

　1.1

　

　为推进公司信息化建设，规范和管理公司办公室及各种信息产品、信

　息资源的合理使用和投资，特制定本制度。

　1.2

　

　公司办公室职责在于统筹规划、规范和管理信息产品的使用和投资，

　组织和负责信息工程项目的实施，制定、修订信息管理制度、规则和规定。

　1.3

　关规定。

　1.4

　

　公司办公室贯彻执行公司和集团公司办公室的信息化制度、目标和相

　公司办公室管理内容包括：信息产品、信息资源、信息工程、监控系

　统、多媒体会议系统等。

　1.5

　

　本制度所指信息产品、信息资源包括计算机、外设及耗材和网络设备

　硬件，各类系统及应用软件，各类电子数据和网络资源等。

　2 硬件管理

　2.1

　

　信息产品硬件包括：

　2.1.1 计算机硬件包括：网络服务器、主机、显示器、键盘、鼠标、存储器、 各种接口卡（如视频卡等）。

　2.1.2 计算机外设包括：打印机、复印机、传真机、UPS（不间断电源）、扫 描仪、手写板、读卡器及其它外围部件在内的设备、备件和耗材。

　2.1.3 网络设备包括：光纤及其转发器、双胶线、交换机、三层交换机、视 频传输器、路由器、VPN、防火墙等。

　2.2 信息产品硬件管理内容包括：

　1

　2.2.1 信息产品硬件的购置、调配、维护、维修、报废和随机资料保管等工

　作。

　2.2.2 信息产品硬件（固定资产、配件）入库、登记。

　2.3 部门使用计算机及外设的安装、领用和调配 2.3.1 计算机硬件的装机、测试和相关备份。

　2.3.1.1

　

　新购置的计算机硬件，在公司办公室或使用部门处开箱验机，确保

　实物与配置清单相符；

　2.3.1.2 公司办公室技术人员会同供应商对设备进行装机和测试；

　2.3.1.3

　

　公司办公室技术人员安装相关办公软件和完成基本配置，备份操作

　系统及驱动程序；

　2.3.1.4 交由使用部门相关人员使用。

　2.3.2 计算机硬件及随机设备保管原则为，谁使用谁负责。

　2.3.2.1 计算机硬件检验合格后，公司办公室技术人员应认真填写保修卡， 按要求寄回厂家或归档；

　2.3.2.2 驱动程序、使用说明、合格证、用户手册、光盘等随机所有文件和 软件资料，由公司办公室按档案要求负责保管。

　2.3.3 计算机硬件入库和出库

　2.3.3.1 购置的计算机硬件验货合格后，公司办公室在送货单上签署，并据 此填写入库单或固定资产增加单并录入相关数据库；

　2.3.3.2 使用部门填写领料单，部门经理审批，公司办公室核准后发出相应 的计算机硬件，并据此录入相关数据库；

　2.3.3.3 公司办公室填写信息产品备查账。

　2

　2.4 计算机硬件升级和调配

　2.4.1 公司各部门计算机硬件不能满足工作需要时，由使用部门提出书面升

　级、调换申请，公司办公室签署意见，主管领导审批，交由公司办公室实施。

　2.4.2 计算机硬件的维护和保养。

　2.4.2.1 计算机硬件在使用过程中，应经常保持设备的清洁；

　2.4.2.2 计算机应配备 UPS（不间断稳压电源）；

　2.4.2.3 非公司办公室相关人员不得打开计算机主机机箱和拆、换零配件， 严禁带电插拔配件及外设，违者按公司相关处罚条例执行；

　2.4.2.4 计算机及主要外设保养周期定为每季一次。维护人员在保养结束后， 填写计算机保养记录单。

　2.5　计算机硬件的维修

　2.5.1 计算机出现故障时，应及时填写“申请单”并通知公司办公室，公司

　办公室专业技术人员在接到通知后，尽快到现场检查故障原因，进行故障鉴定

　并维修；公司办公室无法维修的，经公司办公室负责人准允，联系相应供应商 或专业维修机构进行维修。

　2.5.2 计算机维修完毕后，公司办公室维修人员需填写“申请单”，经计算机 使用者签字确认，归档备案。

　2.6 计算机硬件的报废

　2.6.1 计算机硬件报废的条件：

　2.6.1.1 部件严重损坏，无升级或维修可能的；

　2.6.1.2 计算机过于陈旧，且已经无法正常办公的；

　2.6.1.3 维修费用超过或接近同等效能价值的设备。

　3

　2.6.2 计算机的报废由使用部门提出申请，公司办公室鉴定，属固定资产的， 由分管副总或常务副总审批后按固定资产相关规定办理报废手续。

　2.6.3 已作报废处理的计算机或部件，由公司办公室解体，凡可用零配件的 要进行登记，另作备用，其它残体交于相关部门处理。

　3　软件管理

　3.1　信息产品软件包括：

　3.1.1 各类操作系统（如 Windows 2000、Windows XP、Windows 2003、Windows7 等）。

　3.1.2 各类信息系统（如 OA、ERP-u8、pims、监控系统、考勤系统等） 3.1.3 各类应用软件（如 Excel、Word、AutoCAD 等）。

　3.1.4 各类电子数据、网络软体（网站、网络广告）等。

　3.2 信息产品软件管理内容包括：

　3.2.1 各类信息产品软件的安装、维护、规划、购置和开发等。

　3.2.2 主要的信息系统和网站建设及网络广告推广。

　3.2.3 各类信息产品软件的归档和保管。

　3.3　各类信息产品软件的安装、维护和开发

　3.3.1 公司各部门工作有软件需求的，提出书面或口头申请，使用部门负责

　人准许后，公司办公室方可根据实际情况选择是否外购或自行开发软件，以满 足使用部门需求。

　3.3.2 属于财务部门的软件系统不得随便在其它部门计算机里安装。

　3.3.3 计算机使用者或非公司办公室相关人员不得对计算机现有的应用软件 进行删除。

　4

　3.4 信息产品软件的归档和保管

　4.1 对于部门级或公司级的软件，公司办公室在机房服务器中备份。

　3.4.2 对于部门级或公司级的软件原件，公司办公室移交档案室进行保管。

　4　使用管理

　1　信息产品的使用包括：

　4.1.1 硬件的使用，如计算机、交换机、打印机、传真机、复印机等其它外 设。

　4.1.2 软件的使用，如操作系统、信息系统、办公软件等。

　4.1.3 网络资源的使用，如局域网、因特网等。

　4.2　信息产品的使用管理内容包括：

　4.2.1 计算机及外设基本操作规程和规定。

　4.2.2 信息系统等软件基本操作。

　4.2.3 局域网和因特网资源的合理使用。

　4.2.4 定期给公司计算机操作员开展培训业务等。

　4.3　计算机及外设基本操作规程和规定

　4.3.1 计算机使用实行定人定机。

　4.3.1.1 各部门的计算机由使用部门确定定人定机的名单，报请公司办公室 备案；

　4.3.1.2 计算机使用者应充分利用计算机处理业务，不得在工作时间内利用 公司计算机玩游戏、听歌等与工作内容无关的操作；

　4.3.1.3 变更计算机使用者或对计算机进行调配，应检查计算机原有配件是

　否完整，文档资料应该进行移交，个人资料应予删除，公司办公室据此更改备

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　案。

　4.3.2 计算机正常工作时，下班后按正常顺序关闭主机、显示器及外设，禁 止非法关机。

　4.3.3 禁止非公司办公室维修人员擅自安装、删除和随意更改计算机程序和 配置；禁止非本计算机使用者随意删除电子数据。

　4.3.4 禁止用软驱、光驱和其它移动存储器读取破坏计算机系统或网络的数 据。

　4.3.5 计算机操作人员应该避免计算机、打印机等疲劳使用，尽量降低设备 损耗。

　4.3.6 降低办公设备成本，提高设备的利用率，能共享的计算机外设应尽量 发挥其共享功能。

　4.4　主要信息系统的基本操作

　4.4.1 计算机操作人员必须熟练操作和掌握与自己业务密切联系的 OA、ERP 考勤、公文收发等系统模块。

　4.4.2 上班按时登录 OA 系统查看通知、任务、公文等公众信息，及时完成 工作流程中的任务。

　4.4.3 公司信息交流通过 OA 等内部统一邮件平台进行传递。

　4.5　局域网和因特网的合理使用

　4.5.1 局域网使用基本要求：

　4.5.1.1 网络上共享资料未经本人或上级领导同意，严禁擅自拷贝、更改、 删除；

　4.5.1.2 各部门充分利用网络进行资料传输和数据共享，协同工作；

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　4.5.1.3 严禁对局域网内计算机进行攻击、破坏。

　4.5.2 因特网使用基本要求：

　4.5.2.1 充分利用上网时间，查找与工作相关信息；

　4.5.2.2 禁止登录不健康网站、上网聊天；

　4.5.2.3 禁止下载未经公司办公室允许的软件、程序和娱乐内容；

　4.6　公司办公室应定期开展培训

　4.6.1 公司办公室应定期对公司计算机操作员进行必要的培训。

　4.6.2 公司办公室应考核和培训计算机操作员对自己业务范围内信息系统的 应用。

　5　机房管理

　5.1 公司办公室机房禁随意出入

　5.2　公司计算机机房管理内容包括

　5.2.1 公用服务器和公用网络设备的购置、维护、维修、升级、报废等。

　5.2.2 主要信息系统（OA、ERP 等）的规划和建设。

　5.2.3 网站建设和网络广告推广。

　5.3　公用信息产品硬件的管理

　5.3.1 公司服务器和公司网络设备入库与出库按计算机硬件入库与出库程序 办理。

　5.3.2 公用服务器、公用网络设备与线路的维护、维修和保养。

　5.3.2.1 定期对上述公用硬件进行维护、保养，保养周期为每季一次； 5.3.2.2 需要维修的，交由公司办公室或相关职能人员鉴定并维修；公司办

　公室无法维修的，由相关人员填写故障鉴定报告和维修方案建议，公司办公室

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　负责人批准，联系相应供应商进行维修；

　5.3.2.3 维修完毕后，须由公司办公室维修人员填写维修记录单，由公司办 公室负责人确认并归档备案。

　5.4　公司主要信息系统规划和建设

　5.4.1 公司领导正确认识、积极参与和高度重视；

　5.4.2 公司办公室在整个信息工程实施过程中属于中心部门；

　5.4.3 实施前需了解、调查、熟悉、掌握公司各部门各环节工作流程和具体 要求，制定相应方案；

　5.4.4 从性能、价格、日后升级、二次开发的难易度和售后服务质量等多方 面考证信息系统并合理选购；

　5.4.5 提供试用版本的，公司办公室应该组织在一定范围内试用一段时间以 观效果；

　5.4.6 要合理规划、预测和协调事前、事中、事后等各环节工作及进程； 5.4.7 在协议或合同中明确、明晰投资双方权责；

　5.4.8 成立项目实施专门小组，项目中心负责人全权负责并制订项目实施可 行性方案，项目中心负责人直接对主管领导或总经理负责；

　5.4.9 定期由主管领导或总经理召开项目实施总结推进会议；

　5.4.10 实施过程中注重员工对自己业务范围内的信息系统的熟练应用。

　5.5　网站建设和网络广告推广由公司办公室统一负责

　5.5.1 公司办公室负责对公司网站进行总体规划和建设。

　5.5.2 公司办公室或协同相关部门对网站基础数据进行发布和日常维护。

　5.5.3 公司网络广告推广由公司办公室根据各公司的情况统一规划。

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　6　采购管理

　6.1 信息产品硬件采购包括部门用和公司用硬件采购

　6.1.1 部门需配置全新计算机，由所在部门使用人填写申请单，部门经理审

　核，公司办公室签署意见并填写详细配置等相关信息，总经理审批，由公司办 公室统一购置。

　6.1.2 部门需购置计算机配件、耗材或维修用配件，由所在部门使用人填写

　申请单，部门经理审核，公司办公室签署意见，由总经理审批后由公司办公室 统一购置。

　6.1.3 公用服务器和公用网络设备的购置，由公司办公室填写申请单和申请 说明书，总经理审批，交由公司办公室购置。

　6.1.4 信息产品硬件购置时，应掌握如下原则：

　6.1.5.1 品牌力求统一；

　6.1.5.2 购置时要货比三家，对供应商的产品性价和售后服务双重考查； 6.1.5.3 重要信息产品硬件的选购应考虑日后升级、扩展和基于集团应用环

　境；

　6.1.5.4 公司办公室有参与选择供应商的权力。

　6.2

　

　公司或部门需购置信息产品软件（重要业务信息系统），由公司办公室

　或使用部门填写信息产品软件需求申请报告，由主管领导与总经理审批后再交 由公司办公室办理。

　6.3　付款程序

　6.3.1 公司购置、维修等信息产品硬件取得的发票或费用，须有相关凭证或

　附件（如入库单、固定资产增加单、信息产品清单、维修记录单等），公司办公

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　室审核，财务部复核，总经理审批后报销。

　6.3.2 信息产品购置、维修、维护等，未按上述付款手续办理的，财务部应 拒绝付款。

　6.3.3 公司制度和集团公司办公室制度没作特别规定的信息产品报销均按此 规定执行。

　7　安全、保密管理

　7.1　公司办公室应负责公司计算机、服务器和网络安全

　7.1.1 定期对计算机和服务器等进行安全检查，关注、防止病毒和黑客的侵 袭，定期升级安全软件。

　7.1.2 定期对服务器电子数据进行光盘等介质备份、存储。

　7.1.3 定期对各部门的业务资料以一定的电子格式进行备份、存储。

　7.2　计算机操作者和公司办公室应遵守公司保密制度

　7.2.1 对于公司业务的一些机密、重要资料，不得外传。

　7.2.2 对于公司内信息系统平台内的私人和业务邮件，公司办公室人员不得 泄露。

　7.2.3 违反公司保密制度并给公司和他人造成损失和伤害的，依照公司相关 处罚条例执行。

　8　附则

　8.1　本制度解释权归公司办公室，未尽事宜由公司办公室负责修订。

　8.2　本制度自 2012 年 1 月 1 日实施生效。

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