北京师范大学干部人事档案电子化加工服务采购项目竞争性磋商723

　第三章

　技术需求书

　 项目需求

　对在职事业编人员的干部人事纸质档案共计 3280（卷）份按中组部干部人事档案标准进行数字化加工并进行 OCR 识别；按照国家干部人事档案标准对已完成数字化处理的 3280（卷）份档案进行三龄两历资料进行专业审核并对数据进行精确提取录入，形成文本数据导入干部人事档案管理系统；将数字化后成果挂接至干部人事档案管理系统。

　序号 采购内容

　内容说明

　单位

　数量

　1 档案电子化加工 彩色 RGB,300DPI 平板扫描、修图 页 1400000 2 OCR 识别 对数字化图像进行 OCR识别并制作双层PDF文件 页 1400000 3 干部人事档案三龄两历专业审核及数据精确提取 三龄两历数据精确提取 卷（份）

　3280 4 数据挂接 数字化成果与档案数据挂接至管理系统 页 1400000

　项目实施要求 一、项目实施总体进度要求

　2020 年 8 月 30 日前完成纸质干部人事档案电子化，2020 年 10 月 30 日前完成三龄两历资料专业审核和数据精确提取，形成文本数据并完成导入，完成数字化成果挂接。

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　 二、项目团队要求

　（1）项目团队组成要求 供应商应为本项目建立专业的实施团队，项目团队人员配置科学合理、分工明确，至少应包括项目经理、技术负责人、安全负责人、档案扫描员、质检员、档案审核录入等角色。

　供应商应保持项目组团队稳定。供应商应承诺配备 1 名项目经理，未经采购单位许可不得更换。供应商应提出具体管理措施，以确保该承诺得到落实。在项目实施过程中，供应商须按照采购单位的要求更换采购单位认为不合适的人员。

　（2）项目团队人员素质要求 供应商应明确项目经理和技术负责人在本项目中的岗位职责、任职资格及管理权限，并明确项目经理和技术负责人调动相关资源的权力，以确保工程顺利实施。

　根据项目工作建设工作的业务性质，供应商应分别配备经验丰富的项目经理、技术负责人、安全负责人、档案扫描员、质检员。

　三、项目管理要求

　项目实施期间供应商须在项目实施过程中制定项目管理制度和工作流程，疫情期间保证项目组人员健康，建立健全检测日志。合理规划项目的组织架构、沟通方式和工作职责，并报采购单位备案，定期向采购单位提供工程实施进展情况报告。供应商可根据项目实施经验，对项目管理工作提出相关建议。

　四、项目质量控制要求

　供应商应制定严格的项目质量控制规范和流程，并在采购单位认可的情况下按照制定的规范和流程严格执行。供应商须在应答中详细阐明质量管理措施以及方法。

　供应商应向采购单位提供相关人事档案数字化后的数据调用和安全存储培训，对数字化后的数据能够安全有效的利用。

　技术要求 一、档案数字化加工 干部人事档案数字化要严格遵守并达到国家标准：GB/T 33870-2017《干部人事档案数字化技术规范》，保证档案扫描图像与原件一致，满足采购单位对档案利用的需求。内容主要包括：档案扫描、图像处理、图像存储、数据验收、档案装订、数据备份与移交、数据管理、档案归库等。各工作环节内容及要求如下：

　（一）拆装修复和登记 拆除装订：影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。资料及档案内的成册资料严禁拆除。扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，确保档案安全、准确、无遗漏。

　区分扫描件和非扫描件：区分同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件。

　页面修整：对破损严重、无法直接进行扫描的档案，先期进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件进行相应技术处理（压平和烫平等）后再进行扫描。确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张的状况较较差的档案扫描图像清晰。档案整理前要对破损严重的档案进行修复，修复工作要求按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）进行操作修复过程中需要拆卷的档案，要在确保档案原件安全的基础上，严格按照档案拆卷流程和技术要求进行，要求资料能够还原。应区分对待不同规格和不同纸质的档案。

　平整档案应根据具体情况进行锤平或压平，不得损坏档案，不得破坏数据记录。档案的裁切要严格保持档案的原貌，不可将档案幅面裁小，更不能裁伤字迹。切口要求整齐。裁切短边，应一刀完成，裁切长边，可分数刀完成，但各刀口应联接平直，无接刀痕迹。整卷裁切的档案，要求刀口上下垂直，不得出现坏度。

　档案的装订应视原件的具体情况进行线装、包背装或精装。装订必须在确保档案安全的前提下进行，不得遮挡任何记录。装订后的资料要求牢固、美观。在档案修裱过程中，档案不能再次受损。要进行仔细地观察和分析研究，使裱糊的资料恢

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　 复在原来的部位上。档案裱糊所采用的纸张和裱糊剂要求是安全的，同时要能确保档案的长期安全存放。

　档案整理登记：详细记录档案整理后每份文件的起止页号和页数等情况。

　（二）档案扫描 1.根据档案幅面的大小(A4、A3、等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。同页有两个以上文件，需分别扫描。在扫描过程中不能对档案原件造成二次损伤。

　2.扫描采用真彩色 24 位 RGB 模式扫描，扫描分辨率≥300dpi。

　3.扫描影像存储格式：纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定；并按采购单位要求合成双层可 OCR 识别的 PDF 文件。

　（三）图像处理 1.应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边、排序等处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息，确保扫描件页面内容居中，保持档案原貌； 2.扫描图像字迹清晰、颜色适当，电子图片的倾斜度不得超出 3 度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲； 3.对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像进行拼接，拼接图像要求完整、正确、无痕迹；文件排列顺序正确。

　（四）图像存储 1.存储格式。所有档案(包括纸质、照片、底片)形成的图像文件采用单页 JPEG格式、双层 PDF 包文件存储。

　2.图像文件命名。每一份文件应以该文件相对应的唯一档号来为扫描后的图像文件命名。为了便于管理和数据挂接，图像文件命名的档号格式应与其目录数据库中的档号格式相一致。多页文件应建立相应的文件夹，并按档号加上页码顺序对图像文件命名。

　二、干部人事档案 R OCR 识别

　1.干部人事档案数字化成果 OCR 识别应遵循 DA/T 77—2019《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》，涉密纸质档案数字复制件的 OCR 工作，应符合涉密档案相关的管理和技术要求。

　2.档案 OCR 主要包括图像导入、图像预处理、比对识别、修改校正、成果整理输出 5 个业务环节。其中，图像预处理包括二值化、图像降噪、倾斜校正、图像监测。对比识别包括版式分析、档案特征分析、识别与匹配。成果整理输出包括成果整理、成果输出、成果验收等。

　3.档案 OCR 成果保存为双层 PDF 文件形式。应根据纸质档案数字复制件版式文件格式，形成支持全文检索的双层 PDF 文件。

　三、干部人事档案三龄两历数据精确提取

　1、涉及到档案中三龄两历的数据精准提出。包含涉及到三龄两历数据、档案名称、形成档案时间，材料完成性描述（是否涂改、是否经过组织人事部门确认盖章等）。

　2、结构化数据与电子档案 pdf 文件建立关联。

　四、数据挂接

　将干部人事档案三龄两历专业审核后精确提取的数据录入干部档案审核系统，并将 OCR 识别后的档案数字化成果与提取数据做链接对应，做到 100%挂接正确率。

　实施、保障与服务

　一、总体要求

　1、供应商需提供针对本项目配备的服务团队的基本情况，包括项目实施人员的资质证书、工作经验等。

　2、供应商需提供针对本项目的服务方案和服务承诺。

　3、供应商需提供针对本项目的质量保证措施。

　二、质量保障要求

　（一）成交供应商在签定合同时，应提供组成加工服务中心的组织机构表，成立项目组，指定项目负责人。工作人员进场后必须将身份证、个人简历、用工合同及相关证件的复印件交招标方审核保存。项目组工作人员不宜经常变动，如有变动，应及时向招标方备案，并按相应的程序进行交接。

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　 （二）成交供应商应在签订合同后 3 天内，提供完整的数字化加工方案，项目实施计划、项目操作标准、数字化加工管理流程、人员管理制度、安全保密制度、质量保障措施等。要求工作人员及所有电脑、扫描仪等加工软硬件设备、材质等（成交供应商提供所有加工设备）在 5 天内进驻扫描加工场地，并开展数字化加工工作。

　（三）成交供应商必须建立严格的质量检测体系，设定加工程序中的质量检验环节，指定专人负责整个产品加工的质量检验工作。成交供应商对每个质检环节的产品经过自检认为产品质量符合规定要求后，应及时递交招标方审核验收，如因提交不及时或质检不合格造成的时间延误和损失由成交供应商自行负责。

　成交供应商在质量检验环节过程中，须每周向采购单位上报一次该周质量检验报告,发现问题及时整改。采购单位对成交供应商提供的周质量检验报告进行核查，如因提交不及时，或招标人在核查过程中发现质量不合格的，第一次予以口头警告，第二次下达书面整改通知书，第三次招标人有权取消其中标资格，没收履约保证金，给招标人带来损失的，成交供应商还要承担相应的法律责任。

　（四）成交供应商要建立严格的管理制度，在档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、档案装订、数据备份、档案归库、光盘移交等各个环节中都要建立详细、完整的工作日志，并及时对工作日志进行整理、汇总，装订成册。在项目结束时，工作日志、产品质量验收记录、纸质档案工作流程表等资料随同光盘一起移交采购单位。

　三、安全保密要求

　成交供应商要严格按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》、《档案数字化外包安全管理规范》等国家规定、规范、标准及招标方提出的技术要求，进行档案数字化加工等。

　档案扫描工作必须在采购单位指定的场所内进行，并确保加工场所的正常秩序和安全。

　(一)数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保无监控死角。视频监控系统应由招标方专人负责；视频监控数据自产生之日起保存不少于 6个月；招标方应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。

　 (二)工作人员严禁将随身物品与档案混合放置；严禁在工作场所使用与工作无关的笔记本电脑、手机、移动存储介质等；严禁携带任何火源、食品、饮料等进入加工场所；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。

　(三)档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如 USB 接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

　(四)档案数字化加工必须使用通过国家安全认证的品牌设备和正版软件。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。

　(五)用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用。档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由招标方人员现场监督。

　(六)档案数字化项目完成后，采购方应组织专业人员按照本《规范》的要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。

　(七)档案数字化项目完成后，成交供应商应会同采购单位拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给采购单位，并办理相关移交手续。对成交供应商所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。

　四、售后服务

　(一)项目验收合格后，成交供应商须提供一年的免费质保期服务。

　(二)无论在质保期内还是质保期满后，均提供采用电话、传真、电子邮件、现场等多种方式 24 小时不间断技术支持服务。需要现场解决的，承诺 24 小时内到现场解决。

　(三)本项目结束后一年内因采购单位自身系统升级而需要进行档案扫描数据的迁移，成交供应商提供免费数据迁移服务。

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　 (四)为档案馆软件使用人员提供免费的档案资料加工软件的使用培训，同时提供后续技术支持。

　(五)对项目中出现问题的档案资料，有重新整理、免费补扫挂接的责任。

　项目验收要求 一、数据抽检

　（1）以抽检的方式检查已完成的所有数据，包括录入准确率、目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

　（2）对已完成的档案数字化数据验收时抽检的比率不得低于 10%。

　二、验收指标

　根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于10%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为 100%，其他内容的抽检合格率应不低于 95%。

　三、验收审核

　（1）采购方对成交供应商数据进行分批验收。数据验收合格后，成交供应商要采用在线和离线相结合的方式对数据进行备份。

　成交供应商提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回，全面自检，采购单位验收记录不向成交供应商公开，待验收通过后，采购单位公开验收记录。在退回自检期间，采购单位将不再向成交供应商提供加工的档案。

　（2）采购单位在验收中检出的错误，成交供应商及时、无偿予以纠正并再提交采购单位验收。

　（3）成交供应商完成上述工作后，向采购单位提交书面系统验收申请，采购单位在接到申请并确认符合系统验收条件后，在 7 日内组织验收委员会进行评审验收，根据合同内容对应用软件进行全面检查。如经评审不合格，责成成交供应商限期整改，达标后重新验收。