搞好高校系部办公室信息传递,提高教育\教学\科研管理服务水平 办公室信息传递方式

　　[摘要]高等院校系部办公室工作实质要素是信息传递，作为信息传递的中转站，通过不同途径获取信息，组织信息和提供信息组织的平台，保证信息在学校和系部上下畅通流动，为实现系部领导的教育、教学、科研管理活动提供服务。
　　[关键词]高等学校； 办公室； 信息传递； 系部； 管理
　　[中图分类号] R193[文献标识码]A [文章编号] 1005-0515（2010）-10-001-01
　　
　　Improve the Information Transfer of the College" Office,Inhance the Service Level
　　of the Education,Teaching,Scientific Research Management
　　Sun-Yongjian
　　(Bengbu medical collegeanhuibengbu 233030)
　　[Abstract]The essence of the college" office is information transfer. The office is to obtain and organise the information and to provide the condition to organise the information, to ensure the information flow fluency among the departments of college, to probvide the service for the education,teaching,scientific research management.
　　[Keywords] college; office; information transfer; department; management
　　
　　高等院校系部办公室工作过程是信息过程，需要组织好信息，优化信息活动，提高信息活动效能。抓住工作中的信息要素，有利于实现办公室职能目标，优化单位机构活动。本文探讨系部办公室工作的信息现象，希望能揭示系部办公室工作的一个实质要素--信息流，强化信息意识，搞好办公室工作。
　　1 信息之重要性
　　信息社会中的信息技术，改变了我们工作方式。信息是领导进行科学决策和管理的依据，是系部办公室秘书主要的工作对象，决定了工作内容。系部办公室工作内容主要是围绕信息展开，处理信息是工作的核心，由此实现上情下达、下情上闻。
　　2 系办信息流动
　　系部办公室紧紧围绕学校和系部教学、科研、行政的中心工作，贯彻党的路线、方针、政策，落实学校和系部领导的决策、方针、意图等，使之转化成为基层单位教学、科研、行政活动，并准确地向学校和系部领导反馈执行情况，保证信息在学校和系部上下左右传递畅通。
　　以系部办公室为信息活动中心的信息系统中，系部和学校各职能部门是主要的信源--发出指令信号，生成符号信息。系部办公室工作人员是信息的接收方，即信宿，也是信源，是中转站，从上级单位接受信息，完整地记录各种来电、来文和口头通知，包括起止时间、地点、人数等要素，在获取、归类和处理过程中，经过检验、甄别、重组、存储等加工，理解信息语义，将信息及时、有效地转发给各教研室、实验中心、研究室和学生年级等信宿，保证信息质量，实现校和系部对教育、教学等活动的组织和领导。
　　前馈是在一项活动开展之前，预测信息，对信息样本进行调整，消除或减少教学、科研活动的不确定性，如对试讲、排练、出样本等的调节，能保证信息执行落实的质量，避免教学、科研、行政活动过大地偏离期望值。
　　经过信宿的执行产生各种教学活动，产生了新信息，通过汇报工作，反映问题，提出意见等向上级领导机关传送新信息，这就是反馈，能够发现结果与预期标准之间的偏差，通过采取措施，改进下一个输出信号，产生新指令，开始一个新循环。
　　反馈和前馈都为了增加教育教学活动发展的确定性，确保减少系部领导无效工作时间，使领导集中精力办理更为重要的工作。
　　系部办公室工作，实质是获取、加工、传递、存贮和利用信息，为领导提供信息服务，为上级机关提供信息资料，为教研室、实验中心、研究室和学生年级提供指导信息，实现院系各项教育、教学、科研和行政目标。信息流动循环往复，由此确定信息得到贯彻执行，符合系部组织管理目标。
　　3 信息获取方法
　　系部办公室获取信息途径有：
　　实地考察信息：像制定实习教学大纲，到各实习教学单位、现场观察和了解。相互交换信息：系部之间传送文件和联合召开会议，收集信息资料。间接查询信息：通过电话、问卷、信函等采集，如对理论/实验教学质量信息的采集，通过问卷调查，设计评分表，选定卷数、调查对象（专家和学生），最后统计分析，评价教学效果。而通过访问收集信息，能够互动交流，深入探讨，把存在的问题发掘出来，能够获得高质量信息。
　　网络是信息获取和传播的重要渠道，成为各级单位领导了解国内外最新动态的重要途径。网络能自动、有效、及时地获取海量的关联信息，成为获取教育、教学和科研资料的重要途径，而院校、系部网页则成为及时传递工作内容的宣传窗口。
　　4 系办工作类型
　　系办秘书工作人员主要是开展信息活动，一是直接针对信息资料，开展信息的提取、组织和利用，一是不直接操作信息而为领导进行信息活动提供环境。
　　4.1 系部办公室秘书工作人员，要不断学习秘书史和秘书的基础理论和应用理论，不断提高秘书工作修养，这是内在性的理论信息的组织活动；在具体业务和技术上，根据信息资源属性和利用要求，将信息有序化系统化，以便于检索、提取和利用。
　　4.2 为领导做好信息准备工作，提供一个便捷的信息交流平台，如阅读文书、报刊，开展调查、会议、会谈等，让领导进行信息的获取、加工、存储、传递和使用，优化信息流动；通过各级各类的接待工作，协助来访者收集院系的软硬件信息。
　　办公室工作人员通过信息活动，辅助系部领导者正确决策，协助系部领导对教育、教学、科研的行政管理。
　　5 结论
　　5.1 提高信息素养。办公室秘书工作人员要接受信息技术和信息素养的教育，要成为“学习型办公室”，要能确认、评估、获取和利用（to identity, to evaluate, to locate,and to use）信息，要强化信息意识，从信息的角度去理解系部办公室事务，采取有效的信息行为，要进一步提高信息能力，能获取、理解、加工、处理、转换为新的信息进行交流沟通。
　　5.2 秘书工作人员经过提取、变换、处理，压缩信息量，保证信息传输率，但要防止随意增减不确定的语义，避免干扰、误导。
　　5.3 搞好信息服务。服务是第一要务，为系部领导提供优质高效的信息，美化书面和口头语言形式，优化信息传播内容。
　　5.4 恪守信息伦理道德，政治上坚定，坚持按领导意图办事，热爱办公室工作，严守信息机密，不传播虚假信息。
　　5.5 要理解所传递信息的语义。完整全面的理解信息含义，有助于准确传递信息，防止信息失真。
　　5.6 信息的流动要节奏适当：分清主次轻重，急事急办，特事特办，缓事慢办。
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