物资精细化管理培训资料－－(2)跟踪管理,2_如何培训物资人员

　 精细化管理系统资料—(2)跟踪管理  27

　物资精细化管理系统资料

　（2）物资跟踪管理系统

　 物资跟踪管理是精细化管理系统的基础和核心，物资的内修、外修、报废、运行情况统计等均以跟踪管理台帐为基础。

　以原物资管理系统为依托，将原物资管理软件中出库的物资进行跟踪分类，不同的跟踪类别对应相应的归口部门，物资科对出库的物资建立跟踪台帐，落实责任部门和责任人，明确安装使用地点，并对后续的使用过程中相关信息的变动情况、物资设备的维修情况、使用情况、材料消耗情况等进行的跟踪管理。宗旨是责任到人，变动使用有申请有记录，以便及时全面地掌握全矿在用物资设备的数量、地点、状态、使用情况、原材料消耗及维修费用等信息。

　精细化管理系统的跟踪管理部分各工区主要有二方面的工作：

　1、首要的工作是物资跟踪台帐的建立。物资跟踪台帐的建立有两种方式：物资管理科出库时自动建立和各责任部门人工录入。

　A、物资跟踪管理系统上线前领用的物资属跟踪管理范围内的，由各使用部门进行清点登记，并录入到精细化管理系统中；

　B、物资跟踪管理软件上线后，所有经物资科出库的物资出库后，由物资科保管员根据出库单生成跟踪编码及跟踪台帐，再由各责任部门落实跟踪信息，填写出厂编号、制造日期等信息，明确责任人、安装地点等。对于电缆、钢丝绳等物资，物资科出库时每根只给出一个跟踪编号，责任部门再根据实际使用情况进行跟踪物资的分解，对分解出的部分系统自动生成跟踪编号，责任部门对分解出的部分单独落实责任人、安装地点等跟踪信息。

　C、(操作方法同A)精细化管理系统上线后，如果根据矿的规定扩大了跟踪管理的物资范围，再根据矿的通知由各工区对需入要纳入跟踪管理的物资进行清点并录入到系统中。

　跟踪物资录入、物资科出库建立的跟踪台帐信息落实后，核对无误即可提交归口部门确认，归口部门确认后，责任部门即不能再对跟踪台帐进行修改。

　 2、跟踪台帐建立后，对跟踪物资的日常工作主要是跟踪物资变更情况的维护

　。跟踪物资的变更包括：安装地点、责任人、责任部门的变更及跟踪物资的报废、遗失、停用等状态变更申请处理。

　 物资设备跟踪管理流程图：

　 所有物资设备置跟踪归类标记，并明确归口管理部门

　跟踪物资设备出库，对跟踪物资自动进行跟踪编号,物资科建立跟踪物资台帐明确责任部门

　各责任部门细化跟踪物资台帐:填写地点.出厂编号…制造日期等信息。对需要分割的进行跟踪分解

　责任人(部门)变更

　责任人提交申请

　责任部门

　归口部门批准

　新责任人(部门)接受

　跟踪物资移交

　物资设备报废

　责任人提交申请

　归口部门、有关部门及主管领导批准，根据报废原因分别处理

　转入废品库

　Ⅲ库

　物资设备遗失

　责任人提交申请

　归口部门、有关部门及主管关领导

　批准认可

　消帐

　地点变更

　责任人提交申请

　责任部门批准

　自动更新

　跟踪台帐信息

　在用物资设备查询及各种报表

　按责任人.责任部门.归口部门.地点.状态.物资名称.物资名称及规格.物资类别...

　各责任部门对以前领用的正在使用的跟踪物资进行清点登记，并录入跟踪管理系统中

　系统上线运行后又扩大跟踪物资范围，各责任部门对新纳入的跟踪物资进行清点登记，并录入

　物资跟踪管理软件使用说明：

　跟踪管理操作的主要内容

　1、物资科对物资界定跟踪类别（相关部门：物资科）

　2、物资科出库，跟踪台帐的建立：（有关人员：物资科保管员）

　3、各责任部门对物资科建立的跟踪台帐的细化落实（物资使用部门）

　4、各责任部门对跟踪台帐的分解（物资使用部门）

　5、各责任部门以前领用的跟踪物资的台帐录入（物资使用部门）

　6、归口部门对跟踪台帐的维护（归口管理部门）

　7、跟踪信息的变更（各责任部门、归口部门、管理部门）

　8、跟踪管理有关查询

　9、系统维护

　物资科跟踪类别的定义（相关部门：物资科）

　物资跟踪信息变更审批路径的设置（相关部门：信息中心）

　具体操作方法

　1、物资科对物资界定跟踪类别（相关部门：物资科）

　物资管理→入库出库→库存信息浏览维护，进入库存物资编码维护窗口。选择物资帐本显示出物资后，对物资分别界定跟踪类别。初始状态所有物资的跟踪类别均是“不跟踪”。对物资界定类别时可以对相同类别物资选中后点右键，在弹出的类别窗口中选择物资类别，对所选中的物资一次性界定跟踪类别，以提高工作效率。如果跟踪类别进行了层次划分，则界定物资的跟踪类别时系统自动限制只界定在跟踪类别的最低层上，在物资编码浏览窗口的跟踪类别下拉中及点右键后弹出的跟踪类别选择窗口上，只显示最低层的跟踪类别。

　 物资所属跟踪类别的界定由指定的人员进行。由系统管理员在物资管理的“系统维护—基础数据—用户数据中—物资跟踪类别、工具标记维护人列表”中指定物资类别界定人员。物资类别界定人员不受身份及帐本权限限制。

　2、物资科出库，跟踪台帐的建立：（有关人员：物资科保管员）

　物资科出库后，对属于跟踪的物资，系统自动将此出库单标注为“应跟踪”（在出库单查询功能中可以查询到此状态），在打印出库单前，保管员需对应跟踪的物资建立跟踪台帐，然后才能打印出库单。

　物资管理→出库跟踪→跟踪物资→出库单建立跟踪台帐，即显示出应跟踪而未建立跟踪台帐的出库单，单击跟踪按钮，即弹出跟踪编码窗口，在出库单界面上单击某一条出库单，被单击的出库单即显示在弹出的跟踪台帐界面的上部，如果此出库单所出物资的一部分已经建立了跟踪台帐，则系统同时显示此出库单已经建立的跟踪台帐：

　根据出库物资的属性，输入跟踪计量单位及跟踪条数，单击自动跟踪编号按钮，系统即自动产生相应个数的跟踪记录。跟踪计量单位的输入根据所出物资的属性确定，若是设备类物资则跟踪计量单位与出库计量单位相同（例如：出库单5台设备，跟踪台帐的计量单位是台，数量是1，即一台设备一个跟踪编号），若所出物资是电缆、钢轨等，出库的计量单位是“米”、“kg”，而跟踪计量单位是“根”，根据实际情况建立相应的跟踪条数（电缆一根可以先建立一条跟踪台帐，钢轨要根据有多少条则建立多少个跟踪台帐）。生成跟踪台帐时系统自动默认跟踪台帐责任部门、责任人为出库单的领料单位、领料人，并同时自动默认出库日期、供货商等信息。初始建立的跟踪台帐的物资状态是“录入”，待各责任部门落实跟踪信息，输入出厂编号、安装地点、实际的责任人等信息后状态变为“使用”。

　 保存时系统自动为每条跟踪台帐生成跟踪编号。保存后再单击另一条出库单为另一条出库单建立跟踪台帐。出库单建立了跟踪台帐保存后，系统自动将此出库单标注为“已建帐”，此后在“出库单建立跟踪台帐”窗口即不再显示此出库单。

　3、各责任部门对物资科建立的跟踪台帐的细化落实

　物资科建立的跟踪台帐信息只有跟踪编号、物资名称规格、数量、责任部门等基本信息，各责任部门需对这些跟踪台帐进行细化，包括录入设备的出厂编号、出厂日期、技术参数等，并输入物资设备的责任人和安装地点。

　责任部门操作人员在程序主界面选择：“部门物资→跟踪物资→跟踪物资落实”进入跟踪物资落实操作界面：

　 此界面首先显示本部门未落实跟踪的一级库出库单，单击跟踪按钮，弹出跟踪落实窗口，并自动显示出库单界面上当前出库单的跟踪信息，单击不同的出库单显示相应出库单对应的跟踪台帐。

　 可以单击明细按钮，显示单条跟踪台帐，以方便数据的录入工作。

　 责任部门对每条跟踪信息录入设备的出厂编号、生产厂家及有关技术参数等信息，特别是要输入安装地点和实际的责任人。

　 跟踪物资责任人只能通过下拉列表选择，如果选中的责任人的名字有错别字，则在用户信息维护中对此人的名字进行修改时系统会自动修改跟踪台帐上责任人的名字。

　 一条跟踪信息录入完成确认无误后，即可以提交，提交方法：将跟踪台帐的归口部门确认字段由“未提交”改为“已提交”（责任部门不能直接改为“已确认”，如果改为了“已确认”，系统会自动恢复原状态）。提交后归口部门即可以确认，被归口部门确认了的跟踪记录责任部门不能再修改。提交后归口部门才可以在归口部门维护功能中对其进行确认。

　未提交的跟踪台帐的序号字段以红色显示，提交了的以兰色显示，经归口部门确认了的以黑色显示。

　 跟踪台帐的落实除了可以对本部门领用的物资进行跟踪落实，也可以对归口部门统一提报计划领用后移交本部门的跟踪物资进行落实。

　 对于归口部门统一提报计划的跟踪物资，物资科的出库单上记录的领料单位是计划提报部门，相应物资科建立的跟踪台帐的责任部门也是计划提交部门（例如微机由信息中心提报计划，出库后物资科建立的跟踪台帐的责任部门也是信息中心），这些物资可以由归口部门进行跟踪信息的落实后再提报责任部门变更申请，变更跟踪台帐的责任部门，也可以由归口部门直接将这些物资责任部门变更申请，再由使用部门进行跟踪信息的落实。具体方法：跟踪部门提交责任部门变更申请，经审批后，由责任部门接受。责任部门接受的这些设备尚未提交归口部门确认，责任部门需要落实跟踪信息后再提交归口部门确认。

　 对于接收了其它部门移交未提交归口部门确认的跟踪物资，责任部门的落实可以在“跟踪落实功能”或“跟踪物资录入功能”中进行。进入“跟踪落实”功能窗口后，如果本部门尚有未落实的出库单，则首先显示本部门未落实的出库单进行跟踪，如果本部门的出库单均已跟踪，则自动显示其它部门移交本部门需落实的跟踪信息（出库单“未跟踪”是指出此出库单的跟踪台帐未完全经归口部门确认）。跟踪落实时如果跟踪物资原来的状态是“录入（即未启用）”且物资的责任人和安装地点信息都被录入，则系统自动将台帐状态转为“在用”。

　 如果一条出库单的所有跟踪信息都已落实（包括落实前移交其它责任部门的）且均被归口部门确认，在此窗口中点保存按钮，系统会自动将此出库单标注为“完全跟踪”，此后再进入跟踪落实功能窗口后不再显示此出库单。

　 如果一条出库单的跟踪记录只有一部分被归口部门确认，则保存时此出库单被标注为“部分跟踪”。

　物资跟踪台帐的落实功能同时兼有台帐分解功能，可以对需要分别跟踪的物资进行分解后再分别建立跟踪信息。有关分解的操作见“四、跟踪分解”。

　4、跟踪台帐的分解

　对于电缆等集中领用，分割使用的物资，物资科出库建立跟踪信息时只有一个跟踪编号，责任部门分割使用时需要对分割的部分分别建立跟踪编号（包括在用物资的分割），对台帐分解由责任部门的管理员统一进行，分解出的部分相当于新增的跟踪信息，由责任部门管理员直接录入责任人和安装地点。

　 跟踪分解的具体操作如下：

　 责任部门操作人员在程序主界面选择：“部门物资→跟踪物资→跟踪物资分解”进入跟踪物资分解操作界面：

　 输入查询条件，单击确定按钮显示出将要被分解的跟踪信息。例如：一条出库单500米电缆，物资科建立两个跟踪编码，每个数量250米，现在需要切割50米，则双击此250米的跟踪信息，此记录的跟踪编号即显示窗口的左上角“被分解”跟踪物资的跟踪号，同时已连接的子设备窗口中显示出设备以前被分解出来的子设备，这样，当设备分解时可以防止重复分解。单击

　新增按钮即新增一条跟踪记录，新增的跟踪记录的数量=0，归口部门确认标记=“未提交”，责任人、安装地点等其它信息与被分解的跟踪物资相同。如果分解出的记录的物资编号与原被分解跟踪记录的物资编号不同，则需要在新记录上录入物资编号，系统自动生成品名规格等，也可以单击分解出新记录，使光标在新记录上，再单击物资查询按钮，显示出物资查询界面，找到新跟踪记录的物资编号，将其拖入到当前分解界面分解出的新记录即变为拖入的物资名称及规格，如果分解界面上光标不在分解出的新记录上，则拖入物资时分解界面上无反应。新跟踪记录的数量可以修改，原跟踪记录的数量不能修改，如果分解出的跟踪台帐的物资编号与被分解物资的编号相同（分解出的跟踪记录的物资可以是与被分解的跟踪台帐的物资不同），则系统将自动改变原跟踪记录的数量，以保证分解前后的总数量不变；如果分解出的跟踪信息的物资编号与原被分解的跟踪记录的物资编号不同，新记录输入数量时原被分解的原跟踪记录的数量不变；如果分解前后物资编号相同，保存时系统还会对分解前后的数量进行效验。如果被分解跟踪记录是已经被归口部门确认的，则被分解记录所有信息都不能修改；如果被分解的记录未被归口部门确认，则被分解记录的跟踪信息可以以修改；分解出的新记录的跟踪信息总可以修改。

　分解出的新记录默认原记录的责任人和安装地点，可以对新记录指定新的责任人和安装地点。不管原记录是否已被归口部门确认，分解的出新记录都是“未提交”状态，落实完跟踪信息（责任人、安装地点）后，提交归口部门认可。

　如果原跟踪记录已经被归口部门认可，则在此界面上原记录的跟踪信息不能被修改，新记录的跟踪信息可以被修改；如果被分解的原记录未被归口部门认可，则原跟踪记录和新分解出的跟踪记录的跟踪信息均可以被修改。

　除了在通过“跟踪物资分解”功能进入跟踪分解窗口，在“跟踪落实”功能中按出库单显示出跟踪记录，落实责任人和安装地点时也可以对被落实的跟踪物资分解。操作方法与此分解的操作方法相同。

　如果一台大型设备的一个部件需要单独建立跟踪台帐，也可以对一个大型设备进行跟踪分解，产生新记录默认与被分解跟踪记录相同的物资，可以修改分解出的新记录的物资编号，系统自动产生名称、规格等信息（例如：一台大型设备可以把电机分解出来单独建立跟踪台帐）。

　分解出来的跟踪物资系统自动登记其来自的被分解物资的跟踪号，以便查询。

　 四(1)设备的连接与脱离

　 设备维修时有时只对设备中的子设备进行维修，例如：皮带机更换电机，则需要对皮带机进行分解，此后新领一台电机，需要将原来的电机与皮带机脱离，再将新领的电机与皮带机连接。

　“部门物资→跟踪物资→跟踪物资连接与脱离”进入连接脱离操作界面：

　单击设备台帐查询按钮，显示出设备台帐信息，查询到被连接或需要脱离子设备的主设备，将主设备拖入到“连接与脱离”界面的“连接到的主设备”区，系统会在“包含的子设备”区自动显示出此主设备已经分解出的子设备及已经连接上的子设备。

　 在“设备台帐查询”界面上找到要连接到主设备的子设备编号（例如新领的电机），将此子设备拖入到“连接与脱离”界面的“包含的子设备”区，则子设备区中出现拖入的子设备（例如电机）。

　 若需要将已经连接在主设备上的子设备进行脱离（例如：对皮带机上的电机进行更换后对原旧电机单独维修），则需要将原来的旧电机与主设备（皮带机）脱离，直接将“包含的子设备”区中的子设备（例如电机）拖出子设备区即可。

　 机厂维修时，如果需要将主设备上的子设备进行单独维修，则需要对主设备进行子设备的分解，分解出子设备；如果子设备又被装到其它主设备上了，则需要对设备进行子设备的脱离操作。如果维修后的子设备仍然与主设备连接在一起，可以直接将维修的子设备的状态改变“在内修”，这样保存时系统自动生成被改为“在内修”的子设备的维修记录，以便对子设备单独进行验收及入库并能统计出子设备维修的工作量。

　 机厂维修时如果由设备库中领用了子设备直接更换到了主设备上，或者维修了子设备后直接更换到了主设备上，就需将此子设备连接到主设备上，以便入库及出库时此子设备随主设备一起变更台帐上的状态及责任部门、责任人、地点等信息

　5、各责任部门以前领用的跟踪物资的台帐录入

　精细化管理的物资跟踪管理系统上线后，物资科出库时纳入跟踪管理的物资由物资科建立跟踪台帐，各工区落实。而跟踪管理系统上线前已经出库现在还在使用的物资设备，属于跟踪管理范围内的，由各责任部门清点登记，建立跟踪台帐，并录入到跟踪管理系统中。

　除了系统启用前已经出库并在用的跟踪物资需要直接录入，在系统运行一段时间后，如果根据规定又扩大了物资跟踪范围，则由物资科下发通知，各责任部门再将新纳入的物资录入到跟踪管理系统中来。

　跟踪物资的录入由各责任部门管理员统一录入，录入跟踪信息时可以直接录入责任人和安装地点，而经归口部门认可后责任部门即不能再修改跟踪信息。

　跟踪物资录入的具体操作方法：

　责任部门操作人员在程序主界面选择：“部门物资→跟踪物资→跟踪物资录入”进入跟踪物资录入操作界面：

　 此窗口可以新增跟踪台帐信息，也可以对以前录入的未被归口部门确认的跟踪台帐进行修改。责任部门对跟踪台帐的修改仅限未经归口部门确认的。

　 单击新增按钮产生新记录，系统自动默认当前录入人员的部门为责任部门，并默认录入日期等信息。录入物资编号系统自动显示名称、规格等信息，也可以通过单击物资查询按钮，弹出物资编码查询界面，查到物资编码后直接将物资拖入到当前跟踪信息录入界面。录入设备的出厂编号等技术参数，若是移动设备再录入设备编号。跟踪台帐的录入由各责任部门的管理员统一录入，直接录入责任人和安装地点。

　 跟踪物资有两个计量单位：计量单位和跟踪单位，计量单位是采购时使用的计量单位，跟踪单位是跟踪的条数单位。对于设备类物资其计量单位和跟踪单位通常相同，但对于电缆、钢丝绳等物资其计量单位和跟踪单位不同，电缆采购的计量单位是“米”而跟踪单位是“根”，钢轨采购计量单位是“公斤”而跟踪计量单位是“根”。录入时系统默认跟踪数量是“1”，而实际数量需要录入。

　 通过两个计量单位的使用，可以实现对大宗物资的批量跟踪功能。例如：某一批设备有几十数量甚至数百台，其型号规格相同，安放位置、责任人也相同，为了简化跟踪数据，就可以对这些物资进行批量跟踪，跟踪数量是1，但数量是实现的设备台数。批量跟踪的物资进行相应变更及报废时也同步进行。如果只对其中的部分进行变更或报废等处理，需要先对这条跟踪物资进行分解，变成两个或者多个跟踪号，每一个跟踪号中的数量之和仍等于原来的数量。

　 单击保存按钮保存数据，保存时系统自动为新录入的跟踪信息生成跟踪编号。

　 跟踪信息录入完成核对无误后，将“归口部门确认”字段选择为“已提交”，保存后即提交给归口部门确认，归口部门确认后，责任部门即不能再修改录入的内容。

　 跟踪台帐的录入兼有修改功能，以前录入的未经归口部门确认的，还可以修改。在窗口上部的查询条件输入窗口输入查询条件，单击查询确定按钮即显示出符合条件的跟踪物资，在跟踪物资录入界面上，系统限定查询条件的责任部门是登录人所在部门且不能修改，即只能对自己责任部门的跟踪物资进行维护。

　 输入查询条件后单击查询确定，显示符合条件的所有跟踪物资包括以前录入的跟踪物资和经物资科出库建立的跟踪，此处同样可以对所有未经归口部门认可的跟踪信息进行修改。对于物资科出库建立的跟踪台帐不能修改其物资编码，但可以修改出厂编号等技术参数，并可以修改责任人和安装地点。跟踪物资的责任人必须是系统中定义的人员，不能直接录入。可以直接选择责任人或双击责任人输入区，系统弹出人员树状列表，展开相应部门即显示此部门内的所有人员，为便于查找人员可以在人员树状列表上单击右键，在弹出的菜单上选择“按拼音码（姓名）排序”，再单击，其中的人员即按姓名拼音字头排序，以方便查找。

　 对未经归口部门认可的跟踪信息可以删除，但不能删除物资科出库建立的跟踪信息，也不能删除“跟踪分解”功能中分解出来的物资。自己录入的跟踪信息如果经归口部门认可后又需要修改或删除的，由归口部门在“设备管理—跟踪物资—跟踪物资归口维护”功能中进行修改或删除（见：六、归口部门跟踪台帐的维护）。

　 物资科根据出库单建立的跟踪信息如果出库单被回退，则此跟踪台帐的状态相应变成“作废”，被作废的跟踪台帐可以直接删除。

　 为了方便数据的维护，单击明细按钮可以按单记录界面显示，可以在单记录界面上录入数据。单击明细按钮后，弹出的单记录界面上显示当前界面中当前记录，当前界面上改当前记录则单记录界面上也相应改，同样在单记录界面改变显示的内容，当前界面上的当前记录也同步改变。在当前界面修改数据和在单记录界面修改数据产生的效果相同，数据修改后都需要单击当前界面的保存按钮保后才有效。

　 机厂录入在修设备或设备库保管员录入修复在库设备时需要注意录入设备的状态，而录入在用设备时系统自动默认状态是“在用”。

　6、归口部门跟踪台帐的维护、确认

　责任部门只能维护未经归口部门确认的跟踪台帐信息，跟踪信息经归口部门确认后责任部门即不能再修改。如果需要修**需要责任部门在“设备管理—跟踪物资—跟踪物资归口维护”功能中进行修改。“跟踪物资归口维护”除了实现归口部门对跟踪台帐的修改还实现归口部门对跟踪物资的确认功能。

　具体操作方法：

　“设备管理—跟踪物资—跟踪物资归口维护”，进入跟踪台帐维护功能界面，此界面与上述的跟踪物资录入界面相似，但系统自动默认查询条件中的归口部门是当前操作人的部门，并不允许修改。这样只能对自己部门归口内的跟踪物资进行维护。

　如果一个归口部门有多类跟踪物资，而不同类别的跟踪物资又归属不同的管理人员，则需要在跟踪类别定义功能中录入此跟踪类别的归口部门权限人（定义权限人的具体操作见“九、系统维护—物资跟踪类别定义”），当前登录人只能维护自己有权限的物资及未定义权限人的物资。若此类别未定义归口部门权限人，则归口部门内的所有人员有权限。查询操作时，如果登录人无任何权限则此登录人对归口部门内的所有类别有权限（归口部门领导可以不设置归口部门权限而对归口部门内的所有跟踪物资有查询权限）。

　此窗口中可以查询到责任部门未提交的、已提交的和已经确认的跟踪物资，可以把“已提交”的改为“已确认”但不能把“未提交”的修改为“已确认”。如果需要责任部门对提交后的台帐进行完善修改，可以把“已确认”或“已提交”的改为“未提交”，以便责任部门能继续完善跟踪台帐的内容。

　此处归口部门对台帐的维护受系统参数设置的控制。如果物资管理系统的“系统参数设置—其它控制—不允许归口部门修改跟踪台帐信息”选择项被选中，则归口部门即不能修改台帐信息，只有物资管理系统的“系统基础数据—用户数据—物资跟踪信息维护人列表”中定义的人员及系统的超级用户“sa”可以修改被归口部门确认了的跟踪台帐信息。系统定义的维护人及超级用户“sa”，对跟踪台帐的维护不受责任部门和归口部门范围限制。

　关于删除：物资科根据出库单建立的跟踪信息如果出库单被回退，则此跟踪台帐的状态相应变成“作废”，被作废的跟踪台帐可以直接删除。跟踪报废、遗失后，提交了报废、遗失申请，报废申请批准并且旧物资被回收，遗失申请批准消帐的，可以由归口部门删除。其它状态的（在用、在维修等）也可以由归口部门删除，但物资科根据出库单生成的跟踪台帐和分解生成的跟踪台帐被不能删除。

　7、跟踪信息的变更

　跟踪台帐建立经归口部门认可后，责任部门即不能再对台帐进行修改，只有因录入的信息有误时归口部门或系统定义的维护人员才能修改台帐。但不能修改正常变更的信息。例如：责任人、责任部门、安装地点的变更，跟踪物资的报废、跟踪物资的遗失消帐等处理不能通过台帐修改功能实现，必须通过系统提供跟踪物资变更申请来实现。

　跟踪物资的变更包括：安装地点变更、责任人变更、责任部门变更、跟踪物资的报废、跟踪物资的遗失、跟踪物资的停用。

　1、跟踪物资变更申请的具体操作：

　“部门物资→跟踪物资→跟踪物资地点变更申请”进入跟踪物资地点变更申请操作界面；选择其它的变更申请进入的界面与地点变更申请界面相似：

　如果已经存在未提交的变更申请，则左边会列出未提交的变更申请的标题，双击此标题即显示出申请变更的跟踪物资明细。

　单击跟踪查询按钮，弹出跟踪物资查询窗口，此窗口限定查询自己责任部门的且责任人是当前登录人的跟踪物资。如果物资管理系统的“系统维护—系统参数设置—其它控制—跟踪物资变更申请需责任人提交及认可”选择项未被选中，则系统控制查询自己责任部门的所有跟踪物资，即可以对自己责任部门的所有跟踪物资提交变更申请，此方式是由责任部门管理员对本部门责任范围内的跟踪物资统一管理；反之选中了此选择项时，系统控制只能对自己本人责任范围内的跟踪物资提交变更申请，此方式是由责任人本人对自己责任范围内的物资进行处理。

　在跟踪物资查询界面上输入查询条件，找到将要提交变更申请的跟踪物资，将其拖入到变更申请提交界面。

　如果变更申请界面上没有未提交的变更申请标题，则拖入跟踪物资后，系统自动增加变更申请标题，并自动增加变更申请明细清单。如果变更申请界面上有未提交的变更申请标题，系统要求双击选中此次操作的变更申请标题，如果已经选中了变更申请标题，则拖入跟踪物资后系统自动增加变更申请的物资清单。

　已经存在变更申请标题时，也可单击左边的新增按钮增加一条变更申请标题，再对新增的标题拖入跟踪物资，而对原来未提交的暂不处理。

　变更申请的跟踪物资明细清单中拖入了跟踪物资后，为每条跟踪物资选择变更后的内容。地点变更申请选择新安装地点；责任人变更申请选择新责任人；部门变更申请选择新责任部门；而跟踪物资的“报废、停用、遗失消帐”申请，系统会自动默认变更内容且不允许修改。

　安装地点变更输入新安装地点时，可以从系统的下拉列表中选择新安装地点也可以直接录入新安装地点；

　责任人变更时不能直接输入责任人，可以从系统的下拉列表中选择责任人也可以双击责任人输入区，在弹出的责任人树状列表上选择新责任人（此操作与跟踪台帐录入中责任人选择相同），选择责任人时系统限定只能是自己部门的，如果选择了其它部门的人员，系统提示错误并自动清除，

　此责任人变更申请是自己责任部门内的责任人变更；

　责任部门变更时不能直接录入新责任部门，只能在下拉列表中选择责任部门，也可双击新责任部门输入区，在弹出的部门树状列表上选择责任部门，责任部门变更申请不考虑新部门的责任人问题，由新部门接受变更申请时再确定新的责任人。

　如果变更申请的审批按跟踪物资的审批归类分别审批，则跟踪物资的变更申请也需要分别提交。在物资管理系统的“跟踪物资类别定义”中为分每一类物资定义审批归属，则需要在“审批路径维护”功能中为审批路径选择审批路径审批归属。如果一种类型的变更定义了一个以上的审批路径，则表示此种类型的审批需要按审批归属分别提交申请，此种情况下向变更清单中拖入跟踪物资时，系统会自动校验，要求拖入的跟踪物资属于相同审批归属，不同审批归属的跟踪物资不能出现在同一个变更申请的物资清单中。通常情况下，如果物资安装地点、责任人的变更只需要本部门审批，而不需要归口部门审批，则安装地点、责任人的变更申请不需要按物资审批归属分别提交；而责任部门变更、报废、遗失等申请，必须经过归口部门审批，则需要按审批归属分别提交申请，而机电设备的管理在归口部门不同类别的机电设备又有不同的管理员，审批归属是按不同管理员划分的，因此机电设备的审批要按不同管理员的管理范围分别提交变更申请。

　变更申请的跟踪物资清单录入完成，保存后才可以提交。

　变更申请的提交及审批：

　物资管理系统的“系统维护—系统参数设置—其它控制—”中分别设置了“跟踪物资地点变更需要申请”、“跟踪物资责任人变更需要申请”、“跟踪物资责任部门变更需要申请”、“跟踪物资停用变更需要申请”的选择项。

　如果“跟踪物资地点变更需要申请”被选中（默认），则单击提交按钮后系统弹出地点变更的审批路径择窗口，双击审批路径显示出人员后即可提交；安装地点变更申请批准时系统自动更新跟踪台帐的安装地点；若此选择项未被选中，则提交时不需要选择审批路径，系统即自动更新物资跟踪台帐的安装地点。

　如果

　 “跟踪物资责任人变更需要申请”选择项被选中（默认），则单击提交按钮后系统弹出责任人变更审批路径择窗口，双击审批路径显示出人员后即可提交；若此选择项未选中，则提交时不需要选择审批路径，系统自动对此申请置批准标记。责任人变更批准后不自动更新物资跟踪台帐的责任人，需要由新的责任人在变更申请接受功能中对此变更进行“接受”处理。

　跟踪物资责任部门变更的提交与责任人变更的提交类似。责任部门变更时必须由新责任部门在下面的变更接受功能中对变更申请进行按受。

　跟踪物资停用变更与安装地点的变更相同，如果系统设置停用变更不需要申请，则提交时系统自动对跟踪台帐置“停用”标记；若停用变更需要申请，则停用变更批准时自动对跟踪台帐置“停用”标记。

　跟踪物资的“报废”、“遗失”必须提交审批；报废申请提交时系统自动对跟踪台帐置“申请报废”标记，报废申请批准时再置“报废未回收”标记；遗失申请批准时自动对跟踪台帐置“遗失”标记。报废的还需要由物资科进行报废物资的入库，报废物资入库后系统自动对跟踪台帐置“报废已回收”标记。

　跟踪变更审批的审批操作方法与材料计划审批的操作方法完全相同，在相同的界面，相同的操作方法。进入“审批处理”功能窗口，系统即显示出需当前登录人审批的标题，包括材料计划、二级出库、跟踪物资变更、设备维修、领用等各种类型的审批。如果当前登录人无需要审批的内容或审批的内容尚未传到当前审批人，则待审批标题区为空。跟踪物资变更审批的操作结果如上所述。

　2、变更申请的接受

　如果“系统维护—系统参数设置—其它控制—跟踪物资变更申请只能由责任人提交及接受”选择项被选中（默认），则责任人变更需要新责任人接受，而此选择项未被选中时此变更申请是责任部门管理员统一的维护工作，批准时即变更责任人而不需要责任人接受。而责任部门的变更总是需要新责任部门接受。

　跟踪物资变更申请接受具体操作方法：

　“部门物资→跟踪物资→跟踪物资变更申请接受”进入接受界面：

　系统自动显示本部门内部责任人变更为当前登录人的已批准的变更申请和其它部门变更到本部门的已批准的变更申请。

　单击全部接受按钮即接受了这些变更申请，若是部门内的责任人变更，则接受后系统自动更新物资跟踪台帐的责任人为当前接受人。

　如果是其它部门提交的部门变更申请（原责任部门不是当前登录人的部门），如果“系统维护—系统参数设置—其它控制—跟踪物资责任人责任部门变更需责任人申请并接受”选择项被选中（默认），则接受时系统自动将跟踪物资台帐的责任人变更成当前接受人，即要求对其它部门的变更接受时，各人接受自己的变更申请。如果“跟踪物资责任人责任部门变更需责任人申请并接受”选择项未被选中，则接受操作是责任部门管理员的操作，需要管理员在变更申请上录入新责任人后才能接受。

　 也可以按住“SHIFT”键或“CTRL”键单击鼠标选中要接受的变更申请，再单击选中接受按钮。则系统只对被选中的变更申请进行接受处理。

　 如果不接受变更申请，请选择拒绝操作，拒绝操作也可以全部拒绝或选中拒绝，具体操作方法与接受相同。变更申请被拒绝后，系统自动将原变更申请清单上的被拒绝的跟踪物资置“拒绝”标记。

　8、跟踪管理有关查询

　跟踪管理查询包括跟踪台帐查询、跟踪物资变更审批进度查询、跟踪物资变更情况查询等。

　跟踪物资台帐的查询分三种方式：责任部门查询、归口部门查询、领导查询。三种查询方式的操作方法相同，但查询到数据的范围不同。

　“部门物资—跟踪物资—跟踪物资查询”进入责任部门跟踪物资查询功能；“设备管理—跟踪物资—跟踪物资归口查询”进入归口部门跟踪物资查询功能；“领导查询—跟踪物资—跟踪物资查询”进入领导对跟踪物资查询功能。

　三种查询方式操作界面相同：

　窗口的上部为查询条件输入区，下部是数据显示区。责任部门查询时，系统自动默认责任部门为当前登录人的所在部门，且不能修改；归口部门查询时，系统自动默认归口部门为当前登录人的所在部门，且不能修改；领导查询时系统不默认责任部门和归口部门，可以选择查询任意责任部门和归口部门的跟踪物资。

　日期条件：默认状态下无日期条件，可以选择日期，按日期查询跟踪物资，日期类型包括“录入日期、制造日期、出厂日期、购入日期、发放日期、启用日期、报废日期、处理日期”，如果日期类型选择了空，则无日期条件，后面的日期范围即使输入了数据也不起作用。

　 安装地点：选择了安装地点，则查询此安装地点的跟踪物资，未选择安装地点，则查询所有地点的跟踪物资。

　 责任部门：选择了责任部门则查询此责任部门的跟踪物资，不选择责任部门则查询所有责任部门的跟踪物资。责任部门的选择方法：可以在下拉列表中选择，也可双击责任部门输入区，在弹出的部门树状列表中把要查询的部门拖入到责任部门输入区。

　 责任人、归口部门：责任人、归口部门的查询操作与责任部门条件类似。

　 物资条件：物资条件中可以输入物资的跟踪编号、物资编号、设备编号、物资名称的全部或一部分。不输入任何内容则此条件不起作用。

　规格条件：输入物资规格的一部分。不输入任何内容此规格条件不起作用。

　跟踪类别：选择物资跟踪类别；如果所选的跟踪类别有子类，则查询包括子类的跟踪物资；无类别条件时为全部类别的物资。

　大类、小类：对设备进行跟踪类别以外分类方法的划分。

　固资、设备、租赁：此三种选择项可以实现对跟踪物资中“固定资产”、“移动设备”、“租赁工具”的查询。以租赁为例：单击租赁选择框，出现“√”时则查询租赁物资，出现“×”时则查询非租赁物资，而当选择框为空时则查询所有租赁和非租赁物资。

　金额条件：金额条件包括“采购单价、计划单价、资产原值、资产值”，金额类型选择框后是金额的数值范围输入区。可以查询采购单价在某一范围的跟踪物资；资产原值即原始出库金额，可以查询原始出库金额在某一范围内的跟踪物资。当金额条件类型选择空时，则无金额条件，即使用输入了金额范围也不起作用。

　以上条件可以同时输入多个。输入多个查询条件时，显示同时符合这些条件的跟踪物资。输入查询条件，单击查询确定按钮，显示符合条件的跟踪物资。此窗口几个功能按钮的介绍

　明细：单击此按钮，系统弹出一个小窗口显示当前跟踪物资的信息，内容与查询界面界的当前行跟踪物资相同，此小窗口只显示一条跟踪物资，单击另一行，则此小窗口显示另一行跟踪物资的详细信息。

　汇总表：单击此按钮，则对查询到跟踪物资进行汇总显示：

　此汇总表上每个跟踪类别为一行，每个责任部门中的数量为一列。领导查询或归口部门查询时涉及到多个责任部门的跟踪物资，此表显示某一类跟踪物资在每个责任部门的数量。

　设备档案、外修历史：部门查询时只有设备档案按钮，领导查询及归口部门查询时还有外修历史按钮，这两个按钮打开的界面相似：

　 通过外修历史按钮打开此窗口时，小窗口默认在“外修历史”功能面上(有关外修历史的查询在外修功能中介绍)。通过设备档案按钮打开此小窗口时，小窗口默认在“变更”功能页上，若是领导查询或归口部门查询功能中单击设备档案按钮打开此小窗口则系统同时允许对外修历史进行查询，而部门物资查询功能中打开此小窗口时则只能查询“变更”和“维修”。

　“变更”功能显示此跟踪物资的历史变更情况，包括跟踪地点变更、责任人变更、责任部门变更等此设备历史上的变更情况。

　“维修”功能页显示此设备的维修历史，包括内修和外修历史。

　此小窗口默认的查询方式是“按跟踪号”，可以换为“按物资号”、“按物资名”显示跟踪物资的相应变更历史和维修历史。

　打开此小窗口后，再在跟踪物资查询页面上单击某一跟踪物资，若是“按跟踪号”则显示此跟踪物资的变更历史或维修历史；若是“按物资号”则显示数据范围扩大，显示此编号物资（即与此单击物资的品名规格完全相同的全部物资，包括其它跟踪号的）的变更历史和维修历史；若是

　“按物资名”，则显示数据范围进一步扩大，显示的是与被单击的物资名称相同的全部跟踪物资的变更历史和维修历史。

　通过此“设备档案”按钮，查询某一设备的历史档案。

　跟踪物资变更审批进度的查询包括：地点变更、责任人变更、责任部门变更及报废遗失等各种申请的审批进度，跟踪物资变更审批进度查询分为个人查询、责任部门查询和领导查询三种。三种查询方式界面和操作方法相同，但查询到的数据范围不同。“设备管理模块”中的“跟踪物资变更进度查询”是归口部门的查询，此进度查询的范围与领查询相同（因有的变更申请是不按归口部门分分别提交的）。

　“部门物资—跟踪物资—跟踪物资变更申请进度部门查询”进入到责任部门对本部门的变更申请进度的查询窗口。

　“部门物资—跟踪物资—跟踪物资变更申请进度个人查询”进入到变更申请提交人对本人提交的变更申请进度的查询窗口。

　“领导查询—跟踪物资—跟踪物资变更申请进度查询”进入到领导对全矿跟踪物资变更申请进度的查询窗口：

　左边列出变更申请的标题，双击变更申请标题，在右边即显示出被双击标题的跟踪物资明细清单。

　窗口左上角日期输入框显示变更申请的日期条件，此日期是变更申请标题的查询条件。变更申请不同的审批状态其标题以不同的颜色显示，绿色：未提交；兰色：在审批；黑色：已批准。

　鼠标指向标题区和明细清单区的中间位置，出现“←→”时可以拖动改变两区域的显示宽度。

　跟踪物资变更申请查询：

　跟踪物资变更审批进度查询实现按申请批次对物资变更申请的查询，而“变更申请查询”可以查询一段时间内各种变更的跟踪物资的汇总查询。

　跟踪物资变更申请的查询内容包括：责任人变更、责任部门变更、地点变更、报废等各种变更情况的查询；查询方式包括责任部门查询、归口部门查询、领导查询三种方式。

　三种查询方式的界面及操作方法相同，但查询到的数据范围不同。

　“部门物资—跟踪物资—”选择“跟踪物资地点变更申请查询”、“责任人变更申请查询”等，可以查询到任一时间段内责任部门范围内跟踪物资的各种变更申请。

　“设备管理—跟踪物资—”选择“跟踪物资地点变更申请查询”、“责任人变更申请查询”等，可以查询到任一时间段内归口部门范围内跟踪物资的各种变更申请。

　“领导查询—跟踪物资—”选择“跟踪物资地点变更申请查询”、“责任人变更申请查询”等，可以查询到任一时间段内全矿所有跟踪物资的各种变更申请。

　 选择不同的变更查询，可以查询到跟踪物资的各种变更情况。包括安装地点的变更、责任人的变更、责任部门变更、跟踪物资的报废、遗失、停用等。

　 日期输入框输入起止日期，单击日期确定按钮，显示此时间段内的所有此种变更申请。

　9、系统维护

　1、基础数据设置

　物资管理系统“系统维护—系统参数设置—其它控制”中的配置参数：

　“不允许归口部门修改跟踪台帐信息”：选中后，归口部门即不能对已经归口确认的台帐进行修改，只能由“系统基础数据--用户数据”中设定的“物资跟踪台帐维护人员”进行修改；若未选中此选择项，则归口部门总可以对物资跟踪台帐进行维护；而责任部门对物资跟踪台帐的修改仅限归口部门未确认前，归口部门确认后，责任部门即不可对台帐进行修改。

　“跟踪物资地点变更需要申请”：选中此选项(默认)后，跟踪物资地点变更申请提交时需要选择审批路径，地点变更申请批准时更新物资跟踪台帐的地点；未选中此选项，则跟踪物资地点变更申请提交时不出现选择路径窗口，系统直接更新物资跟踪台帐的安装地点。

　“跟踪物资责任人变更需要申请”：选中此选择项(默认)后，提交责任人变更申请时出现审批路径选择窗口，需批准后责任人变更申请才有效；未选中此选项，则责任人变更申请提交后即有效。此选项与“跟踪物资变更申请只能由责任人提交及接受”选择项配合，如果只能责任人提交及认可，则变更申请有效后，需要责任人在变更接受窗口中对变更进行接受，才更新跟踪物资台帐的责任，而未选中“变申请需责任人提交认可”时，责任人变更申请有效时系统即自动更新跟踪物资台帐的责任人。

　“跟踪物资责任部门变更需要申请”及“跟踪物资停用变更需申请”如果选此选择项，则提交时不出现审批路径选择窗口，直接置批准标记，变更有效。若选中了此选择项，则提交时需要选择审批路径，变更申请经批准才有效。

　停用申请有效时系统即自动更新物资跟踪台帐的状态为“停用”。

　责任部门变更申请还需要经新责任部门接受后才更新物资跟踪台帐。如果选中“跟踪物资变更申请只能由责任人提交及接受”，则新责任部门接受其它部门移交的跟踪物资时，接受人自动默认为此跟踪物资的新责任人系统自动更新跟踪台帐；如果未选中“跟踪物资变更申请只能由责任人提交及接受”，则接受时需要接受人指定新责任人。

　 物资管理系统“系统维护—基础数据—用户数据—跟踪物资类别界定及工具标记界定人列表”，此列表中的列出的人员及超级用户sa可以把物资编码表中的物资界为“不跟踪”或“跟踪”，并为跟踪物资界定跟踪类别。而其它人员不能变动物资的跟踪类别。（见“一、物资跟踪类别界定”）

　物资跟踪类别的定义（相关部门：物资科）

　物资管理系统“系统维护—维护—基础数据—物资跟踪管理分类码”进入物资跟踪类别定义窗口：

　跟踪物资的类别可以按层次定义，类别分层次时通过类别编号联系，每层两位编号，下层的类别号是在上层类别号的基础上再加上两位。

　定义了类别编号名称后，还要定义类别的归口部门，以便责任部门录入跟踪台帐时系统自动根据物资的跟踪类别确定其所属的归口部门。另外还可能需要设置归口部门权限人，归口部门权限人列出此类别的归口部门管理员的代码，同一类别有多个管理员时以“，”间隔，归口部门权限人的权限在“跟踪物资归口维护”及“设备台帐维护”功能中使用，进行归口维护时，登录人具有归口部门的权限且此类别的又有归口部门权限的限制，则此类别的跟踪物资只由有权限的人维护，如果跟踪类别未定义归口部门权限，则归口部门内的任何人都可以维护。物资范围说明主要是对跟踪类别内物资范围的描述，系统中没有控制作用；审批归属用以控制此类别的物资的变更申请的审批，例如：机电归口的物资有多个类别，机电科有多个设备管理员，每个管理员负责不同类别的设备，在责任部门变更、报废申请时，不同类别的跟踪物资需要提交不同的归口部门的不同管理员审批，相同审批类别的定义相同的审批归属。

　审批归属名称的定义在物资管理系统的“系统维护—基础数据—系统基础数据设置”的“可选择数据”中定义。此处定义的审批归属要跟踪物资变更申请的审批路径中定义的路径适用的项目属性相对应。同一责任部门的同一种的变更申请，要为不同审批归属定义不同的审批路径。

　2、物资跟踪信息变更审批路径的设置（相关部门：信息中心）

　跟踪物资变更审批路径的定义与材料计划审批路径的定义方法相同。

　“系统维护—审批路径信息维护”进入如下界面：

　需要为每一种变更类型分别定义审批路径。以开拓工区跟踪物资报废为例，因为开拓工区责任范围内的物资可能归属于多个归口部门，就需要为每个归口部门定义审批路径，机电科的设备种类较多，不同种类的设备又属于不同的设备管理员，机电科的归口的审批归属应按管理员不同分别设置。这样开拓工区跟踪物资的报废就有多个审批路径。

　每个路径名称都有适用的责任部门和项目属性。适用的项目属性即跟踪物资变更的审批归属，与跟踪物资的类别定义中的审批归属相对应。一种类型的变更定义了多个审批路径后即表示此种类型的审批有多个归属，进行跟踪物资变更申请的跟踪物资清单维护时，系统会要求一次提交的物资清单必须属于同一个审批归属。

　路径名称定义完成，单击“人员组成”功能页，为每个路径定义审批人员。

　用样的方法再为跟踪物资的“责任部门变更”、“遗失申请”等定义审批路径。

　如果跟踪物资的责任人和安装地点的变更不需归口部门审批，则跟踪物资的责任人和安装地点的变更就只需要一个审批路径（责任部门负责人）即可。

　2013-5-18