自动化办公系统（OA系统)管理办法:自动化oa办公系统

　 自动化办公系统（OA系统)管理办法（试行）

　第一章 总

　则

　第一条 为确保公司（以下简称“公司”）自动化办公系统（以下简称“OA系统”）安全、畅通运行，充分发挥OA系统的作用，提高工作效率，根据国家有关法律法规，结合集团公司及我公司办公自动化工作实际，制定本办法。

　第二条 OA系统主要运用于公司与上下级单位、部门之间；公司内部各部门（或单位）之间的公文流转及日常综合事务处理。

　第三条 OA系统的功能为协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划等，旨在实现公文电子传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

　第四条 OA系统的指阅读限权：未正式印发或办结的公文，只有参与流程的相关人员才有权限查阅。已办结的文件，除涉密文件外，可公开发布以供查阅。

　第五条 原则上所有非涉密文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均通过OA系统运行。涉密或不便通过OA系统流转的公文，仍按档案管理有关办法用纸质文件归档。OA系统正式公文必须以PDF格式发送。

　第六条 电子公文处理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，同步将发文底稿等有关纸质文件立卷归档，同时分类建立收发文目录。打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。

　第二章 系统管理

　第七条 公司综合事务部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作，对系统实行统一部署，分级管理，具体职责为：

　（一）对系统使用部门（或单位）和人员注册、名称变更、撤销等进行审核;

　（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；

　（三）征询各使用部门（或单位）意见和建议，协调解决各使用部门（或单位）在使用过程中出现的新情况、新问题；

　（四）培训各使用部门（或单位）系统管理人员和使用人员；

　（五）负责系统维护和硬件管理，确保系统安全、正常运行；

　（六）其他相关工作。

　第八条 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。使用人员首次登陆系统应及时更换密码，不得泄露，由于密码泄露造成的一切后果由本人负责。

　第九条 使用部门（或单位）需变更系统中的相关资料的，应向综合事务部提出书面申请，并办理相关手续：

　（一）使用部门（或单位）名称变更的，由该部门（或单位）来函确认新的信息员和使用人员名单，使用人员应同时备注是新增或是变更用户名；

　（二）使用部门（或单位）被撤销的，综合事务部负责通知网络办在交换系统中删除该部门（或单位）名称，注销或转移该部门（或单位）使用人员，并对系统中相关文件进行删除或转存等处理。

　（三）使用人员离开单位的，其原所属部门（或单位）应及时通知综合事务部注销其账户和资料。

　第十条 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权责，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

　第十一条 各使用单位和部门应指定一名信息员负责OA系统信息管理。OA系统所有使用人员在工作时间内开启电脑后，应保持登陆OA系统状态，保证及时动态接收、处置和办理文件。原则上待办事务处理时间不超过两个工作日。

　 第三章 运转流程

　第十二条 在系统中流转的电子公文，内容由发文部门（或单位）负责审核把关，文种和格式由综合事务部审核把关。

　第十三条 各部门（或单位）信息员负责相关电子公文传递。不便以电子公文传递或有特殊附件（如手迹、图片、书刊、工程图等）的，正文仍以电子公文形式运转，附件采用纸质公文交换的方式进行流转。

　第十四条 原则上应在领导签发文件后1个工作日内完成OA系统电子公文发送。

　第十五条 接受电子公文时，应认真核对，确认无误后方可进行打印或进入系统进行公文流转，并按常规收文进行登记，否则应予及时退回。

　第十六条 电子公文接受失败的，收文部门（或单位）应及时向发文单位说明原因，请求重发或及时排除故障。

　第十七条 公文处理需进入OA系统运转，OA系统将对每一步操作自动留痕，作为管理资料备查，并对每步操作实际状况及其效能进行督查。

　第十八条 收文部门根据来文及时提出拟办意见，按公文审批权限送领导批阅至相关部门办理。承办部门应按OA系统的设置及时办结有关事项。

　第十九条 拟制公文时，应进入发文系统按《操作规范》要求在发文稿纸中输入相关信息，如公文的标题，公文字、主送单位、抄送单位、份数、主题词、正文等，方可进入发文核稿操作。

　第二十条 各部门印制文件前，应将经领导签发的文稿清样连同发文稿笺打印一份，交部门负责人进行校对。

　第二十一条 经领导签发后的文稿，原则上不得再作修改。确需修改的，必须由核稿人员请示签发人同意并请签发人审改后重新签发。文件一经用印，综合事务部应及时对文件进行办结。

　第二十二条 已印制的文稿必须同时保存纸质发文稿签、文本以及正式印制的文件（2份），由综合事务部定期收集，逐份归档。

　 第四章 文档管理

　第二十三条 OA系统使用人员个人资料存放在菜单→个人事务

　→个人文件柜中，仅限本人查阅。

　第二十四条 各部门和单位内部共享的文件资料存放在菜单→知识管理→公共文件柜中，仅限本部门或单位人员查阅。

　第二十五条 部门或单位提供给公司其他部门和单位共享的资料，如管理办法、办事流程等，存放在菜单→知识管理→网络硬盘中，公司所有员工均可查阅。

　第五章 保密与安全

　第二十六条 文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、病毒文档录入系统。

　第二十七条 联入系统的计算机，应安装正版杀毒软件、操作系统和办公软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。

　第二十八条 所有涉密信息不得在OA系统内发布，也不得储存在与OA系统相联接的计算机中。

　第二十九条 使用人员应严格执行有关操作规程，不得侦测、盗用他人的账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息。

　第六章 系统维护

　第三十条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知网络办，查明原因，排除故障。

　第三十一条 OA系统使用人员和各部门（或单位）文档管理员应定期整理“个人文件柜”、“公共文件柜”、“网络硬盘”中的文档资料，及时删除过期无效文档；并及时删除在OA系统上生成的失效或错发的信息。

　第七章 效能督查与考核

　第三十二条 电子公文应在指定时间内办完，系统将自动记录并及时提示公文办理情况，进行效能督查。

　第三十三条 OA系统自动对协同工作进行跟踪，对所涉及部门和单位工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，并将使用情况纳入年度考核范围。

　第八章 附

　则

　第三十四条 本办法适用贵州省技产业发展有限公司与旗下分支机构。贵州省技产业发展有限公司旗下的全资、控股子公司据此制定制度并通过内部决策程序审批后执行；参股公司参照执行。

　第三十五条 对违反本办法者，公司将追究其责任。

　 第三十六条 本办法接受中国法律、法规、相关机构公布的规范性文件以及本公司章程的约束。本办法未尽事宜，依照国家及地区现行法律、法规的有关规定执行。本办法与国家及地区现行法律、法规的有关规定不一致的，以有关法律、法规的规定为准。

　 第三十七条 本办法解释权归公司所有。

　第三十八条 本办法自下发之日起生效实施。