浅析档案在企业运营中的支撑服务作用 运营和支撑是否要在一个部门

　 浅析档案在企业运营中的支撑服务作用

　[摘  要]随着我国社会主义市场经济体制的不断完善和改革开放的不断深入，档案在企业运营中发挥了越来越重要作用。提升挡案工作的管理水平和服务质量，使企业档案工作与企业的建设、生产、经营、管理等各项工作和谐同步地发展，如何让档案为企业创造经济效益、增强企业的竞争力，为建设和谐企业、和谐社会作贡献，成为我们当今企业发展面临的主要问题。  　　 档案工作是维护历史真实面貌、功在当代、利在千秋的重要事业，它与人类文明的产生、发展相伴随，并随着社会文明程度的提高和对档案的利用需求的增长，越来越深入渗透到人类活动的方方面面；是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。 一、档案在企业运营中的地位

　1、准确反映企业的成长历程 　　档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映，记录着企业成长的点点滴滴，何时建立，创业者是谁，何时盈利，何时扩张，战略目标调整过几次、领导人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案；企业发展何时平稳、何时动荡，原因何在，也可以从中找到规律和解答。 　　2、防患企业商业秘密外泄 　　企业档案无不涉及商业机密，如果没有统一管理，任凭管理人员个人处置，势必容易丢失，丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理，而且还有要保密意识。 　　3、决策制订的参谋和帮手 　　档案是一个单位规范管理的基础，企业做决策、出方案，往往都要查找历史数据，进行同比分析或方案对比，没有档案就无法进行。档案管理良好的企业，死档案强过活帮手，做决策离不开档案资料。档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。 　　4、企业文化的活标本 　　档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。 企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映(参阅张国祥老师文章《企业规范化管理之企业文化》)。是企业员工自己培养创建起来的，是不假外求的东西。做好档案管理的企业，在整理完善企业文化时，不需要搜索枯肠，不需要绞尽脑汁，不需要编造，只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善，企业文化的基本内容就有了，再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结，企业文化就丰富起来了。 　

　5、企业宣传的资料库 　　企业需要进行宣传时，只需在档案室调取资料补充新内容就可以了，既不需要临时抱佛脚，打乱正常工作，也不需要准备道具、背景像排演似的，劳命伤财，。档案管理规范的企业，宣传资料真实可信，对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。 　　6、企业员工的成长史 　　档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。很多企业员工进来时一张表，出去时还是一张表。更有甚者，员工一辞职，个人档案就消失得无影无踪了，这实在是一个误区；人事部门对于已经离职的员工档案应该定期移交档案管理部门，应该加强员工档案管理，每年补充、更新员工档案内容，准确及时记录员工成长的脚步。员工在企业多少年，档案就应该记载多少年的主要成长历程。企业人事档案应该成为员工的成长史。 二、为企业运营提供支撑服务 档案工作的服务性是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的基本原因。档案工作者要确保服务获得效益，并做到既搞好服务，又维护档案的完整与安全，为构建和谐企业服务。档案工作以服务为宗旨就必须彻底改变现有的工作状况，在服务理念上从被动服务转化为主动服务；在服务内容上从单一库藏档案服务转化为全方位信息资源服务；在服务方式上从最终的利用服务转化为全过程指导性服务；在服务形式上从等待利用转化为多种形式的档案展览或建立开放利用中心；在服务的技术手段上从档案库房实体转化为用利用电子或多媒体传输等先进技术手段；在服务的质量上要从单向服务转化为双向的需求服务。 1、 前端服务 档案管理工作，即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。档案管理业务的各个环节，实际上由两部分组成：档案基础工作和档案提供利用工作。档案基础工作为提供利用工作创造条件；提供利用工作则反映了档案基础工作的成果。 档案基础工作的源头就是收集，要将收集工作当成服务工作，暂且称之为前端服务，也就是档案工作延伸到档案的形成过程。档案的形成过程即各种形态的具体档案，从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。所以要使档案收集的齐全完整，为利用工作创造好条件，就必须在档案的形成过程中做好前端服务工作，如对企业的建设项目档案，在开工前就要编制“工程应交档案材料总目录”，编制“音像拍摄大纲”、编制“档案材料形成的规范要求”等，提供给项目建设者，以便在工作过程中按规定、规范及时形成档案，留下真实客观的记录，较好地体现档案的原始记录性。同时开展档案业务知识及标准制度宣贯工作，使这些制度、要求、规定深入人心，指导档案的形成，使档案的制作材料较好，格式规范，留存齐全、完整。　　 2、 过程服务 档案工作的过程服务是一项重要的工作，过程服务重在过程管理，是档案工作者融入企业的各个生产经营管理的全过程进行档案管理，是一种主动服务。企业档案工作的基本原则是：集中统一管理企业档案、维护档案的完整与安全、便于各方面对档案的利用。满足对档案利用的需要，是档案工作的根本目的。这就要求我们档案工作者必须从齐全完整、安全、满足利用上下功夫，过程服务正是围绕基本原则开展工作的有效途径。如企业基本建设工作过程中，从设计阶段、设备及施工单位的招投标阶段、生产准备阶段开始就介入档案工作的跟踪服务，档案人员积极参与各项工作，了解对档案的需求，有针对性地提供档案信息资源服务，提供规范的表式、格式以及参考资料等。了解项目建设过程中各阶段实际形成档案情况，有针对性地进行检查指导纠偏工作，避免不必要的返工整改；过程中及时组织学习项目档案分阶段地接收归档工作，避免大量堆积在施工现场或遗失等不安全情况；进而及时地向专业人员和相关人员提供档案有效利用，达到良性循环。这过程中档案工作者必须时时树立过程服务的观念，与相关业务人员密切配合，而不是只是单一的等待人家移交归档，最终发现问题而到了不可收拾的地步，如不齐全导致不完整，不及时导致不安全。过程服务是维护档案的完整与安全的手段，没有档案的完整与安全就不可能有档案的方便利用。 3、实体服务 档案的实体服务，就是根据需求和库藏档案的实际情况提供档案实体借阅利用，这是每一个档案工作者必须掌握的基本技能，也是一项基础工作。随着科学技术的发展，计算机技术及网络信息技术的不断发展，实体服务的范围、手段和方法都在发生巨大的变化，如果停留在一种服务方式，那档案工作必将被时代所淘汰，必须在如何做好实体服务上下功夫，变因需求而提供的借阅为超前的资源共享服务；必须在如何提高服务效率上进行探索研究，充分利用网络信息技术，变手工提供实体利用为通过网络快速传送信息服务；必须在如何保证提供的实体利用的准确性上下功夫，变库藏死档案为动态的跟踪实际的活档案。如，企业的科技档案，是企业生产管理科研工作的凝结，利用价值非常高，不仅在企业的生产工作中起着现行作用，还在今后的改扩建工作中起着重要作用，提供档案实体利用就必须是快速的、准确的、资源共享的档案，在保证档案信息资源安全的前提下，最大限度、最大范围地向各方面提供档案信息，并有完善的服务手段和较高的服务水平，这才是真正的档案实体服务。 4、 开发利用服务 档案的开发利用始终的档案工作的重点，但是，档案的开发利用工作在目前来看是一个薄弱环节。档案只有通过利用才能体现价值。档案开发利用服务，就是要改变过去那种狭隘的思维定势，采取多种形式、多种渠道和多种方式利用档案，充分发挥档案信息资源的服务作用，通过编研档案资料、举办图片、实物展览、网上信息发布、档案专题研究成果发布会等多种渠道提供利用，营造档案资源开发利用的大环境，让档案更好地为企业中心工作服务，真正实现档案服务职能由保管型向开发利用型转变。 如，企业的荣誉实物档案展览室、企业年鉴的编撰发行、科技活动成果编研材料的展览、局域网的新归档入库档案信息发布等等，都是档案工作者在开展有效的档案开发利用服务工作。 三、企业档案工作当前的任务 档案工作要和谐持续不断发展，就必须让档案在被开发和利用的过程中最大限度地产生经济效益，以创效益为目标，挖掘档案潜在的价值，为企业提升竞争力服务。档案工作的效益：是企业对档案工作的投入和档案部门对企业或社会档案信息需求的有效满足程度两者之间的比较关系，有滞后性和不直接性，且具有社会效益。所以我们必须从各方面管理出发，紧紧围绕企业中心工作，做好档案工作的服务与创新，实现管理目标，增强企业竞争力，使档案工作所创的效益最大化。那么，我们广大档案工作者将如何去实现这一目标呢？

　档案工作“十二五”发展规划纲要指出要以全面提升档案信息服务能力和服务水平为目标，以不断提高档案信息化建设和电子文件管理水平为重点，通过规范管理和重点突破，为中国电信实现“十二五”时期的目标任务提供优质高效的服务。就必须做到： 一是健全完善档案工作管理体制和运行机制。坚持“统一领导、分级负责”的原则，进一步健全完善档案工作组织体系，强化档案机构的管理职。 二是全面梳理现有档案工作规范，构建具有实际操作意义的档案工作制度体系。从工作规章、管理制度、业务规范三个层面梳理现有的档案工作范围，根据工作需要进行修订或增补，构建具有实际操作意义的档案工作制度体系，为档案工作长远发展提供根本性保证。 三是不断提高档案信息化和电子文件管理水平，对电子文件实行安全有效的管理，加快推进档案资源数字化、信息采集自动化、信息服务网络化进程，为实现档案信息资源充分共享奠定良好的基础。 四是全面加强档案基础管理工作，做好重点工程项目档案、境外机构档案管理工作和文件材料收集归档以及档案整理、鉴定、统计、安全等工作，进一步提高单位的档案基础管理水平。 五是发挥档案信息资源储备优势，大力做好档案信息资源开发利用工作，在满足企业整体工作需求的同时，满足员工学习企业知识的需求，为提升员工队伍的能力和素质，提高工作效率，增强企业核心竞争力服务。 六是坚持以人为本，从档案工作的现实需要和长远发展出发，切实加强档案干部队伍建设，为档案工作持续、健康发展提供保障。  总之，我们要通过优质的服务与创新思维，提高档案工作者的综合素质，提升挡案工作的管理水平和服务质量，使企业档案工作与企业的建设、生产、经营、管理等各项工作和谐同步地发展，同时为企业的进一步发展提供档案支撑服务，为企业创造经济效益、增强企业的竞争力，为建设和谐企业、和谐社会作贡献。