[**里社区文书档案分类方案]文书档案如何分类

来源:普通话 发布时间:2020-03-30 点击:

  **里社区文书档案分类方案     为提高我社区档案管理水平,更好地为各项业务工作服务,实现档案管理规范化、标准化、制度化。根据《归档文件整理规则》(档发〔2015〕6号)、《**省归档文件整理规则实施细则》(甘档发〔2017〕28号)等相关法律、法规的规定,结合社区工作实际,对本单位形成的各种门类和载体的档案进行集中统一管理,并按照其内容和载体的不同,制定本分类方案。      一、归档范围及分类原则      (一)归档范围      1.单位文件材料归档范围      一是反映我社区主要职能活动和基本历史面貌的,对经济发展、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;      二是工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有价值的文件材料;      三是社区需要贯彻执行的上级、同级等单位的文件材料;      四是其他对我社区工作具有查考价值的文件材料。      2.单位文件材料不属归档范围      一是上级单位的文件材料中,具普发性不需我社区办理的文件材料;任免、奖惩非我社区工作人员的文件材料;供工作参考的抄件等;      二是我社区文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,单位内部互相抄送的文件材料;      三是同级单位的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;  凡属我社区归档范围的文件材料,各业务口相关人员必须定期按有关规定向办公室负责管理档案工作的人员移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。      (二)分类原则      我社区文书档案采用“年度+保管期限+机构”分类原则。      1.年度划分。将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入签发年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。      2.保管期限的划分。参照国家档案局第8号令相关规定,结合我委工作实际,以永久、定期(30年、10年)准确划分归档文件保管期限。      3.机构:办公室(代码BGS)      二、档号编制      全宗号—年度—保管期限—机构—件号,如:      1.061—WS·2017—Y—BGS—0001      061—全宗号(金川区新华路街道**里社区工作委员会)      WS—文书档案(门类代码)      2017—文件材料归档年度      Y—永久(保管期限永久)      BGS—办公室(机构代码)      0001—件号      2.061—WS·2017—D30—BGS—0001      061—全宗号(金川区新华路街道**里社区工作委员会)      WS—文书档案(门类代码)      2017—文件材料归档年度      D30—定期30年(保管期限定期30年)      BGS—办公室((机构代码))      0001—件号      3.061—WS·2017—D10—BGS—0001      061—全宗号(金川区新华路街道**里社区工作委员会)      WS—文书档案(门类代码)      2017—文件材料归档年度      D10—定期10年(保管期限定期10年)      BGS—办公室((机构代码))      0001—件号      三、文件间排列      1.不同年度的文件,按年度先后顺序排列。      2.不同保管期限的文件,按永久、定期30年、定期10年的顺序分别排列,同一保管期限内以党群类、综合类、行政类、业务类等级顺序排列。      3.分类最低一级类目(机构)中的文件,按时间结合发文字号排列。      四、组件要求     (一)件的构成      1.归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;      2.文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;      3.转发文与被转发文为一件;      4.原件与复制件为一件;      5.正本与翻译本为一件;      6.中文本与外文本为一件;      7.报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);      8.简报、周报等材料一期为一件;      9.会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;      10.来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可合为一件(来文与复文在同一归档年度时);      11.有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单于收文为一件,发文稿纸发文为一件。      (二)件内文件排序      1.归档文件排序时,正文在前,附件在后;      2.正本在前,定稿在后;      3.转发文在前,被转发文在后;      4.原件在前,复制件在后;      5.不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;      6.中文本在前,外文本在后;      7.来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;      8.有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后,正本在前,发文稿纸和定稿在后。      五、归档文件目录编制      归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录,编目应准确、详细,便于检索。      (一)归档文件应按照序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。      (二)归档文件目录使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面,页面设置为纵向。      (三)编制要求。      1.序号:为同一归档年度、同一保管期限下归档文件的顺序号。      2.档号:档号按照第二条编制。      3.文号:为文件的发文字号,不能省略。没有文号的,不用标识。      4.责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者,可使用规范简称。      5.题名:照抄文件的标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[ ]”。      6.日期:文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如20160809,月或日不够两位的前面补“0”。      7.密级:文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。      8.页数:每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。      9.备注:注释文件需说明的情况。      (四)编制归档文件目录册。归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录,应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题),其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范简称。  归档文件目录册应分不同的保管期限装订成册,一般要求永久和定期30年的纸质目录一式两份,一份纸质和备份的电子归档文件目录在移交进馆时随档案一并移交市档案馆,一份留存本单位备查。      六、归档文件的装订方法      (一)永久保管的归档文件,页数较少的使用直角装订法线装;页数较厚的使用“三孔一线”装订法装订。      (二)定期30年保管的归档文件,与永久保管的归档文件装订方法一致。      (三)定期10年保管的归档文件,如果装订符合文件装订要求,可保持原貌,如果装订不符合文件装订要求的,可用普通钉书针重新装订。      七、归档文件编页      (一)纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。      (二)页码应逐页编制,双页分别标注在文件正面右上角和背面左上角的空白位置,单页标注在文件正面右上角。      (三)文件材料已印制成册并编有页码的,且文件原有页码与拟编制页码相同的,可以保持原有页码不变,不再重复编页。      八、归档文件的装盒      将归档文件在同一保管期限内按顺序装入档案盒,装满为止,并填写档案盒盒脊项目。不同归档年度、不同保管期限、不同机构(问题)的归档文件不能装入同一个档案盒内。      九、备考表      备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。      (一)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。      (二)整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章。      (三)整理日期:归档文件整理完成日期。      (四)检查人:负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。      (五)检查日期:归档文件检查完毕的日期。      十、归档文件的排架      归档文件整理完毕装盒后,需上架排列,以每年形成的档案按“年度—保管期限”依次上架,便于档案移交进馆。不同保管期限的档案不能摆放在同一档案柜(架)内。      十一、归档电子文件的整理要求      (一)归档电子文件组件、分类、排列、编号、编目,应与纸质档案整理要求相一致;      (二)归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求,参加《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行;      (三)归档电子文件整理,应使用符合《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T 18894等标准的应用系统。      附件:**里社区文件材料归档范围和档案保管期限表 

                                                                                 **里社区工作委员会    

  2018年5月17日

 

推荐访问:文书 档案 方案
上一篇:[升旗仪式宣讲稿《倡导绿色发展理念,,打造和谐幸福家园》]倡导理念
下一篇:[方太厨房网络B2C项目商业计划书] 商业计划书项目

Copyright @ 2013 - 2018 优秀啊教育网 All Rights Reserved

优秀啊教育网 版权所有