档案室各项制度

　南湾子分理处档案管理领导小组

　组长：王存丰

　成员：朱振成

　陈孜奇

　南湾子分理处档案管理责任人分工

　信贷档案管理责任人：朱振成

　会计档案管理责任人：陈孜奇

　南湾子分理处档案室管理制度

　一、认真贯彻“以防为主、防治结合”的原则，切实加强

　档案室的各项安全措施。

　二、按时进行检测和纪录，认真做好档案室房温湿度记录，

　搞好档案室的卫生。

　定期检查档案保管情况，坚持做到防盗、防火、防潮、防

　蛀、降鼠、防尘、防光、防有害气体等各项工作。

　三、对档案室做到经常检查、掌管保管情况，发现问题，

　及时报告，并采取措施予以处理。

　四、档案室设专人负责管理，非保管接待人员未经领导准

　许不得擅自进入档案室，违者追究责任。

　五、档案出入库要及时登记，借出的档案要定期清退。

　六、定期对档案室的案卷及保管条件进行检查。

　南湾子分理处档案管理员岗位责任制度

　一、认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和

　档案主管部门的各项规定、办法，结合本单位实际情况，制定

　档案工作计划和管理制度。

　二、集中统一管理本单位全部档案，按照档案业务建设规

　范要求，做好档案收集、整理、归档等工作。

　三、负责指导、检查、督促兼职档案人员做好本部门档案

　的形成、积累、归档工作，确保档案的完整、准确。

　四、加强档案室管理，做好温湿度记录，定期检查档案保

　管情况，发现问题及时向有关领导汇报，积极采取措施，保护

　档案安全。

　五、按照“档案保管期限”和“档案鉴定、销毁制度”，

　定期做好档案的保管鉴定、销毁工作。

　六、做好档案统计工作，及时、准确地上报各类档案统计

　表，对本单位档案和档案管理情况做到心中有数。

　七、档案人员要忠于职守，自觉遵守档案制度，保守机密，

　认真做好档案管理工作。

　南湾子分理处信贷档案的主要内容

　一、农户小额信用贷款管理档案

　1、借款人身份证明，(户口簿、身分证复印件)。

　2、村基本情况表。

　3、农户基本情况表。

　4、农户资信等级评定及信用额度确认表。

　5、农户资信等级评定及信用额度调整表。

　6、农户资信等级及授信额度初评结果公示表。

　7、农户借款申请及调查确认表。

　8、其他有关材料。

　二、农户联保贷款管理档案

　1、借款人、联保人身份证明(户口簿、身分证复印件)。

　2、村联保小组设立情况统计表。

　3、设立联保小组申请书及联保协议。

　4、农户资信等级及授信额度初评结果公示表。

　5、联保小组成员借款申请及审批表。

　6、农户联保贷款合同。

　7、其他有关材料。

　三、抵（质）押贷款管理档案。（其中包括企事业单位）

　1、客户及担保人的身份证明(户口簿、身分证复印件)。

　2、营业执照、特殊行业生产经营许可证，企业资质等级证

　书，组织机构代码复印件。

　3、客户家庭收入及资产证明。

　4、客户财务报表、报告及其他财务资料。

　5、贸易购销合同、承包协议书、合资、合作的合同。

　6、项目可行性研究报告。

　7、公司组织章程、客户、担保人、董事会成员拟机构的决

　议。

　8、客户及担保人的征信系统查询记录。

　9、建立信贷关系申请书，建立信贷关系协议书。

　10、借款申请书、贷款调查、审查、审议及有权人审批记

　录。

　11、合同及合同补充文本。

　12、抵（质）押协议书、抵（质）押公证书。

　13、抵（质）押权利证书。

　14、共有人同意抵（质）押证明。

　15、抵（质）押物产权证明。

　16、贷款到期通知书、逾期贷款催收通知书。

　17、贷款展期申请书，展期协议书。

　18、贷后检查记录。

　19、有价单证止付、查询书。

　20、其他有关资料。

　南湾子分理处信贷档案的管理制度

　一、信贷档案是南湾子分理处提供管理收回贷款全过程的真实记录。主要包括客户及担保人资料档案和信贷操作档案。

　客户及担保人资料档案主要是客户及担保人的基本情况。

　其中包括小额信用贷款管理档案，农户联保贷款管理档案，抵

　质押贷款管理档案。

　信贷操作档案主要包括信贷业务调查、审查、贷审会(贷审

　组)审议、有权人审批及信贷业务发生后经营管理过程中的有关

　资料。

　二、本分理处按客户逐户建立信贷档案，责成专人进行管

　理，(档案管理员由客户经理担任)，以确保信贷资料的完整、

　安全和有效利用。

　三、本分理处的信贷人员是信贷档案资料收集整理的责任

　人。要按规定将信贷业务所涉及的全部资料进行整理，按类别、

　按户分类归档。交由档案管理员管理。

　四、信贷档案由档案管理人员专门管理，要设立单独档案

　专柜和档案室，信贷人员要定期将所收集到的材料移交给档案

　管理人员，由信贷管理人员整理、登记、归档。

　南湾子分理处信贷档案的调阅制度

　一、实行档案资料查询登记制度，相关人员需要查阅档案

　资料时，应向档案管理人员借阅，并建立借阅登记簿，在登记

　簿上签字。阅毕要及时归还。归还时信贷档案管理人员要认真

　核对，核对无误后签收归档。如档案管理不规范、丢失、鼠咬，

　要严肃追究相关人员的责任。

　二、严格信贷档案的调阅管理。信贷档案一律不准外借，

　内部调阅信贷档案，应由调阅人提出申请，经分理处负责人批

　准，由档案管理人员协同查阅，但不得调离本分理处查阅。

　三、公安、司法、检查机关和有关单位处理案件或特殊需

　要查阅信贷档案时，必须持有县级（含）以上主管部门的正式

　公文；有权机关根据需要可以抄录、复制、照相，但不得带走

　原件。分理处信贷档案管理员应对查阅情况进行记录，并由查

　阅人签字确认。

　四、内部和外部查阅信贷档案均应登记“调阅信贷档案登

　记簿”，并做出详细记录，查阅信贷档案的人员应进行签字。

　南湾子分理处会计档案的分类制度

　会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报表(报告)

　及其他会计资料。

　(一)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他

　会计凭证；

　(二)会计账簿类：总账、各种分户明细账、日记账、固定

　资产卡片账，低值易耗品管理账、附注账簿、其他账簿；

　(三)财务会计报表(报告)类：月度、季度、年度财务会计

　报表(报告)，包括各种报表、余额表、附表、附注及文字说明、

　其他财务会计报表(报告)；

　(四)其他类：银行对账单、各种登记簿、会计档案移交(保

　管、销毁)清册、机构撤销(合并)交接清册、房屋购建的契据、

　计算机运行日志、客户挂失申请书、联行查询、查复书等。

　（五）会计档案分为纸质档案和电子档案，纸质档案是以纸为

　介质保存的会计档案；电子档案指以磁盘（带）、光盘、缩微

　胶片等电子信息载体为介质保存的会计档案。

　南湾子分理处会计档案的归档制度

　一、凡是分理处在各项活动中形成的具有查阅利用价值的各种文件资料均属归档范围。

　二、会计档案应依据归档要求，整理立卷，装订成册，按

　照保管期限进行分类，以内容和形成时间进行分类索引，编制

　会计档案保管登记簿，以便查阅。采用非纸介质存储会计档案

　的，应能满足阅读及打印要求。

　三、会计档案归档的基本要求：

　(一)分类组卷。

　会计档案立卷应采用“年度／保管期限／档案类别”的分

　类方法。即先将同一年度形成的会计档案按照保管期限分类，

　再将同一期限的报表、账簿、凭证等按类分开组卷，并形成分

　类索引。

　(二)整理与装订。

　1、会计凭证的整理与装订。凭证应每日整理装订，凭证过

　少的可将同一月份若干日凭证(不得超过?5?日)按日顺序合并装

　订，并用封面隔开；凭证过多的可分若干册装订。装订成册的凭证应在传票册封面上填明要素，编写顺序号，注明日期、保

　管期限及档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。

　2、会计账簿的整理与装订。总账按月分科目顺序整理装订，

　活页分户账分科目、账号按年整理装订，账页过多可分册整理

　装订。各种登记簿应分类别、科目按年整理装订。各种销讫卡

　片账按照销账日期按月或季整理装订。在年度中间更换或结清

　账页，应按照账号顺序分科目妥善保管，待年度终了统一整理

　装订。整理装订成册的账页，要填写“账首”和“账页目录”，

　另加封面、封底，在装订处加封并登记封面，注明名称、年度、

　保管期限、档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。

　3、会计报表的整理与装订。月计表、季报表、(半)年报按

　年整理装订，另加封面、封底，在装订处加封，登记封面，注

　明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和会计主管人

　员在加封处签章。

　(三)保存会计档案资料的磁盘或其他介质，也应按照档案

　资料的“年度／保管期限／类别”加以分类、编号、张贴标签

　并加装介质封套，注明档案资料名称、年度、保管期限及档案

　号，由经办人员在标签及介质封套上签章。

　(四)会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、

　易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同、股金证等具有

　法律效力的资料，应保存纸质档案。

　(五)其他会计档案的整理与装订，按有关规定执行。

　南湾子分理处会计档案的保管制度

　一、分理处应建立档案室，委派会计兼任会计档案管理员，

　对本分理处的会计档案实行管理，并按规定建立健全各类档案

　管理登记簿。

　档案室应具备“五防”、“五无”的标准，即：防盗、防

　火、防潮、防尘、防有害生物；无火患、无虫蛀、无霉烂、无

　鼠咬、无失窃。磁介质档案保管应具备防磁条件，每年翻录一

　次，实行双备份异地分别保管。磁介质档案应打印出书面档案

　装订保管。

　档案室应排列有序，按照保管期限或类别，项目以及项目

　内保管单位顺序，依次从左到右，从上到下排列，便于管理和

　查找。

　二、会计档案的保管期限分为?3?年、5?年、15?年和永久保

　管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年?1?月?1?日算起，

　如有必要可以延长，但不能缩短。

　三、存款人开设的银行结算账户管理资料、会计电子化系

　统开发和修改的文档资料应作为会计档案进行管理。银行结算

　账户管理资料保管期限为该账户销户后?10?年，会计电子化系统

　开发和修改的文档资料保管期限为该系统停止使用或重大修改

　后?5?年。

　四、会计档案管理人员应按照档案规定保管期限对会计档

　案分类管理，逐项编号、登记，并及时入库(柜)保管，确保档

　案的完整无缺。档案管理责任人调动需办理交接手续。出纳人

　员不得兼管会计档案。

　五、会计档案管理人员要定期检查会计档案，及时对破损、

　变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理。

　六、会计档案交接应编制移交清册，经合行财务会计部审

　批后办理交接手续，交接应在经办人员清点，分理处负责人、

　合行委派监交人签章后进行。

　南湾子分理处会计档案的调阅制度

　一、严格遵守会计档案调(查)阅登记制度，防止会计档案

　丢失和泄密。

　二、内部查阅会计档案，应由查阅人提出申请，经合行财

　务会计部或本分理处主任批准后方可查阅。采用网络形式查阅

　的，应严格执行有关控制制度。法律、法规授权部门调(查)阅

　会计档案时，应持有效证件和县以上主管部门的正式公函（文

　件），经在专人陪同下调（查）阅。

　三、调(查)阅人可以抄录、照相、复印或复制，但不得涂

　改、圈划会计档案，不得将会计档案拆封和借出。会计档案管

　理责任人应对调(查)阅情况进行记录，并由查阅人签字确认。

　四、调(查)阅会计档案的申请及公函应由经办人员和会计

　档案管理责任人共同签章，专门保管，以备查考，并做好相关

　的查阅记录。

　南湾子分理处会计档案的销毁制度

　一、保管期限届满的会计档案，应在合行统一领导下，按

　照下列程序销毁：

　(一)由本分理处会同合行财务会计部编制会计档案销毁清

　册；

　(二)合行行长在会计档案销毁清册上签署意见：

　(三)合行稽核监察部清查、核对会计档案销毁清册；

　(四)报请自治区联社财务会计部门审批(销毁清册、监察审

　计部门意见、合行行长意见作为附件)；

　(五)自治区联社财务会计部门、合行财务会计部、稽核监

　察部和本分理处共同派人现场监销，并在销毁清册上签章确认。

　会计档案销毁清册应注明要销毁会计档案的名称、卷号、

　册数、起止时间、档案号、应保管期限、已保管期限、销毁时

　间等内容；对会计凭证及附件要详细抄列凭证记载主要事项；

　采用磁盘或其他介质保存的会计档案，还应注明保存介质的档

　案编号、名称等内容。

　合行销毁会计档案，应将档案信息与其保存介质一同销毁。

　对销毁用磁盘或其他介质保存的会计档案，应会同合行科技信

　息部有关技术人员共同进行。

　二、保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了

　事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结

　为止。