连锁超市劳动用工风险防范体系

来源:安全师 发布时间:2021-04-11 点击:

连锁超市劳动风险防范体系 (连锁超市10年人资管理经验总结
2020.1 目录 一、员工入职管理的风险防控 1 (一)员工招聘管理中的风险防控 1 (二)
劳动合同签订的风险防控 3 (三)
员工在试用期管理中的风险防控 4 二、员工在职管理的风险防控 6 (一)员工工资支付的风险防控 6 (二)工时与加班管理的风险防控 8 (三)休息休假管理的风险防控 9 (四)工伤事故处理的风险防控 9 (四)
各项证明材料的开具 10 (五)
专项合同的签订 10 (六)
员工社保购买 11 (七)
超龄员工的管理 11 (八)
规章制度的有效应用 12 三、员工离职管理的风险防控 13 (一)员工的离职类型 13 (二)
员工离职成本控制 15 (三)员工离职文本管理 15 一、员工入职管理的风险防控 (一)员工招聘管理中的风险防控 1.招聘工作中的风险源 1.1禁止使用童工 1991年我国就颁布了《禁止使用童工规定》,在劳动法出台前就明文规定了对青少年的特殊保护措施。不得招用未满16周岁的未成年人就业,也禁止为未满16周岁的未成年人介绍就业,这是法律的刚性规定(高压线)。

应对措施:入职时提供有效证明,核对年龄。

2.招聘阶段的风险控制 2.1做好用工风险和用工成本的分析 企业用工在选择正常的劳动群体外,可能涉及到一些特殊群体,如实习学生、退休人员、内部退养人员、停薪留职人员等。这些用工的对象与正常的劳动者不同,我们通常可以分为三种情况应对。

情形一:在校的实习学生(含寒、暑假工)
风险防范:首先签订实习协议书,此种情况无需缴纳社会保险,无需支付经济补偿金,不受最低工资标准约束,其次要明确工伤费用的支付方式,必要时应考虑商业保险降低风险问题。

情形二:招用退休人员或已经享受养老保险待遇的人员 此类人员属于劳务人员,不受劳动合同法调整,不受劳动标准约束,约最低工资、工作时间、休息休假等,优势明显,成本低。

风险防范:一是做好返聘协议的签订工作;
二是防止工伤成本支付,应购买商业保险。

情形三:招用停薪留职人员、内退人员、下岗待岗人员、放长假人员,首先要明确其与原单位的关系。

特别提醒:此类人员与用人单位发生用工争议,应按照劳动关系处理,其双重劳动关系是受法律认可的,其所有的行为都受劳动法和合同法的调整。

风险防范:此类人员录用的成本与机制优势已不存在, (二)
劳动合同签订的风险防控 1. 劳动合同的类型 1.1固定期限劳动合同 1.2无固定期限劳动合同 1.3以完成一定工作任务为期限的劳动合同 三种类型的合同有利有弊,不管哪种合同,都要规定的时间内与员工签订合同。一般员工入职第八天签订入职登记表的同时就与劳动者签订劳动合同,最迟不得超过1个月,更不能出现员工入职后不签订劳动合同的现象。

2.风险点:应签未签劳动合同应承担的相应法律责任如下表:
时间 原因 法律后果 用工之日起一个月内 劳动者不与用人单位订立劳动合同 支付实际工作时间的劳动报酬,同时应当书面通知终止劳动关系,不支付补偿金。两次通知 用工之日起超过一个月不满一年 用人单位未与劳动者订立劳动合同 用工之日起满1个月的次日开始、截止订立劳动合同日前1日,每月支付2倍工资,同时,补订劳动合同。

劳动者不与用人单位订立劳动合同 用工之日起满1个月的次日开始,每月支付2倍工资。同时,应当书面通知终止劳动关系,并支付经济补偿金。

用工之日起满一年 用人单位未与劳动者订立劳动合同 用工之日起满1个月的次日开始、截止到订立劳动合同前1日,每月支付2倍工资;
满1年的当天视为已订立无固定期限劳动合同,并应立即补订无固定期限劳动合同 应对措施:
1. 若连锁门店数量较多,员工基数大,人员更换频繁等,为了防止员工入职后没有及时或漏签合同,首先应加大对门店管理组(重点是负责劳动合同签订的岗位)的培训,提升门店的风险管控意识。

2. 门店和总部同时建立员工花名册,对员工劳动合同签订时间进行登记,加大对门店新进员工的复查。

3. 在ERP系统、合协等HR软件中进行劳动合同信息的登记和附件上传,能有效管控人员合同漏签,并设置合同到期预警,防止到期人员合同的漏签。

(三)
员工在试用期管理中的风险防控 1. 试用期期限规定 劳动合同期限 试用期期限 不满三个月或以完成一定工作任务为期限的 不得约定试用期 3个月以上不满1年的 不得超过1个月 1年以上不满3年的 不得超过2个月 3年以上的 不得超过6个月 无固定期限的 不得超过6个月 备注:非全日制用工,不得约定试用期 2. 试用期管理误区 2.1试用期内不签订劳动合同 企业对新员工的能力、工作态度不了解,为了占据主动,不被套牢,通常是谨慎的态度,想等试用期结束后再决定录用,于是试用期内不签订劳动合同。

风险防范:试用期是劳动关系的一种表现形式,试用期包含在劳动合同期限内,企业应当与劳动者签订劳动合同,否则存在劳动合同未签忘签的风险。

2.2员工升职、调岗、续约时再次约定试用期 法律规定试用期只有一次。用人单位对劳动者进行升职、调岗、续约等内部人力资源优化配置整合时,常有再次约定试用期做法,违背了劳动合同法。

2.3试用期离职要求支付培训费 试用期内用人单位为员工出资培训时,需要慎选培训对象,不要轻易培训。现行法律,试用期内员工更有提前三天任意解除权,及领取相应报酬的权利,且不用支付单位出资的培训费。

风险应对:如果由于特殊原因必须马上对新入职的员工进行专项培训的,可以与认可的员工进行约定缩短试用期,即提前终结试用期,免除员工行使任意解除权,来保证单位培训方面的成果。

2.4试用期内可随时辞退员工 用人单位和劳动者在试用期内解除劳动合同的条件是不一样的,员工有任意解除权,企业必须依据法定条件的出现,辞退员工需要证明员工不符合录用条件。

风险应对:企业在辞退试用期员工之前应做好举证,证明员工不符合公司的录用条件,要有事例,有痕迹。同时,应与员工及时沟通、有效反馈,双方达成共识。

二、员工在职管理的风险防控 (一)员工工资支付的风险防控 1.工资支付基本要求 基本要求:按时足额支付 按时:约定时间,周期法定 足额:约定金额,底线法定 计算方案按照企业依法制定颁布的薪酬制度。用人单位必须全额支付员工工资,不得克扣拖欠。

2.工资支付形式和周期 支付形式:货币 支付周期:每月支付一次 3. 工资支付限制 3.1合同约定日期,遇节假日或休息日提前在最近的工作日支付;

3.2一次性临时劳动,任务完成支付;

3.3依法解除或终止劳动合同时,用人单位应一次性付清工资。

风险点:
1.企业未依法支付工资的情况:①支付的工资低于当地最低生活标准;
②拖欠工资;
③克扣工资;
④拒不支付加班费。

企业未依法支付工资应承担以下法律后果:①限期支付并补发;
②经济补偿,在补发工资之外,按照拖欠部分的25%进行经济补偿;
③劳动者可以以此为由解除劳动合同并要求企业支付经济补偿金。④严重的将承担刑事责任。

2.公司在发放工资后没有让员工在工资条上签字确认已领取工资或者让其他员工代为签字。

应对措施:
1.按时按量发放工资,这里的不低于最低生活保障工资是指在扣完个人社保部分后不得低于当地最低生活保障工资。

2.对于员工加班,一是要完善加班的审批环节,严格控制加班;
二是充分利用小时工制,灵活用工,减少员工加班;
三是尽量安排加班员工调休。

3.每月工资必须形成账册,每位员工都要在工资条上签字确认,这也是企业进行自我保护的必要手段。同时,也可以作为后期发生劳动争议时额一项重要的举证资料,证明工资发放情况和标准。降低企业的风险。此项工作应当以月为单位,在每月发放工资的同时就进行签订,汇总到人力资源部进行备案。

5.哪些情形的工资扣除不属于克扣或拖欠工资 情形一:用人单位代扣代缴的个人所得税;

情形二:依法签订的劳动合同或单位内部规章制度中有明确规定的,如因员工请事假、迟到、早退等原因相应减发工资的情形;

情形三:代扣代缴应由员工负担的各项社保费用;

案例探讨--实物抵工资,合法吗? 解析:如果平等协商,自愿用饭票、食物、代金券等物品抵扣工资,与工资等量,不持反对意见。如果不是员工意愿,被投诉,应对员工的诉求予以支持。

风险提示:慎重处理,不要随意触碰法律底线,即使自愿行为,面对法律刚性,仍然须承担后果。

法律依据:《劳动法》《工资支付暂行规定》工资必须以货币形式按月支付给员工本人。不得克扣或者无故拖欠劳动者的工资。

(二)工时与加班管理的风险防控 风险点:若员工加班情况较多,工作时间超过了规定的时间。

风险防控:
1.加班要有加班申请,必须店长/负责人同意的情况下才加班,并且留档;

2.员工加班按照加班时间给与支付加班工资。

3.在工资表中增加超时工资(加班)栏,用于体现加班工资的发放。

(三)休息休假管理的风险防控 员工在完成工作任务和规定的工作时间外,允许员工享有休假的权利。员工的休假管理一定要按程序流程来,员工请事假要按标准流程来走,并保留材料。

(四)工伤事故处理的风险防控 1. 工伤认可的四个关键点 1.1一个关系,即劳动关系 1.2“三工”原则:工作时间、工作地点、工作原因 1.3无过失原则 即不管劳动者受伤是否存在过失,只要不是故意自杀或自残或犯罪或吸毒、醉酒工作,均不影响工伤认定。

注意:员工上下班发生的交通事故认定工伤的,必须是非员工本人主要责任的事故(50%责任承担也可以)。

2. 工伤认定的时效性(各个地方不同)
工伤发生后必须在48小时之内向当地的工伤部门进行工伤备案,并且在工伤发生一个月之内进行工伤认定申请,超过这个时间将不予接收。

如果企业没有在员工受工伤的一个月之内进行工伤认定,员工本人可在受工伤的一年之内申请个人工伤认定,在此期间发生的一切费用将由企业承担。

应对措施:
1. 针对员工发生工伤,只要员工购买了工伤保险,不管任何原因都要第一时间向工伤部门报备,牢牢抓住48小时和1月这两个关键点。

2. 证明材料的收集保管。员工发生工伤,应现场取证拍照,交通事故应有交警出具的交通事故责任认定书,有监控的调取监控视频进行留存,以用作后期工伤部门的调查取证材料。

3. 法定工伤情形、视同工伤情形、非工伤情形 3.1法定工伤情形,(常见工伤类型)
3.2视同工伤情形,有三种:一是在工作时间和工作岗位,突发疾病死亡或在48小时内经抢救无效死亡的;
二是在抢险救灾等维护国家利益和公共利益受到伤害的;
三是原在部队因战、因公致残、已取得伤残证,到单位后复发的。

3.3非工伤情形,有三种:一是故意犯罪的;
二是醉酒或吸毒的;
三是自残或自杀的。

以上三种情形需要我们在工作中注意区分运用。

(五)
各项证明材料的开具 1. 员工在需要开具证明前要填写申请,并由部门负责人或店长签字同意。

2. 在给员工开具证明时,要询问具体用途,必要时可以在材料上备注。

3. 证明开具的内容一定是真实客观的,是要负相关责任的。

(六)
专项合同的签订 为了保证公司和员工的相关利益,在签订劳动合同外,我们还应该对不同层级、不同领域的岗位签订专项合同。

保密合同:针对全体员工 培训合同:主管级以上管理人员、核心技术员工 竞业限制:高层管理人员、核心技术员工 (七)
员工社保购买 劳动合同法规定员工在一入职时,企业就必须为员工购买社会保险,但在实际操作中,会有不同的情形出现。(购买社保是法律规定,针对商超员工流失大特殊性,企业在实际操作中都有自己的方式方法)
1. 员工主动要求不购买社保:针对这种情况,需要员工自己填写不购买社会保险承诺书,并在工资表栏目中增加社保补贴项,用于体现公司对员工的社保补贴。同时为了规避风险,应为员工购买商业保险。

2. 部分公司规定的新员工入职1年内不购买社保:对于这种情况可能存在员工本人有购买保险的想法。

应对措施(根据实际情况选择性使用):
①在员工入职时就要和员工解释清楚,让其有心理预期。

②在办理入职手续时让员工填写不购买社保承诺书。

③同样要选择商业保险来降低用工的风险,并在工资表中体现出社保补贴。

3. 在工资表中体现有社保补贴的好处,若有员工因保险问题与公司发生争议,在对其进行社保补偿的同时可以要求员工退回公司已发的社保补贴,降低公司的损失,一定程度上也降低了员工提起仲裁的几率。

(八)
超龄员工的管理 连锁超市门店基本都有超龄员工,由于员工年龄的增大,可能出现工作力不从心、疾病和工伤等发生率增高等问题,因此要加大对超龄员工的管理。

应对措施:
1. 员工一旦达到法定退休年龄即为超龄员工,劳动关系自动转为劳务关系,不受劳动合同法的约束,公司应与这类员工签订劳务合同,明确双方的关系。

2. 对于年龄过大或无法胜任工作的员工,应及时与员工进行沟通,可以婉转的以不能胜任公司工作为由劝其离职或转为小时工,对于超龄不能胜任公司工作的员工的辞退,公司可以不用支付经济赔偿。

(九)
规章制度的有效应用 企业规章制度是企业管理措施的具体化,是用人单位与劳动者之间的“法律”,规章制度一旦生效就必须严格执行,不得任意妄为。

风险点:
1. 公司规章制度没有对员工的违规行为及对应的惩罚进行明确,没有明确员工的责任。

2. 公司规章制度本身就不合法,有瑕疵。

3. 公司规章制度只存在电脑中,员工并不知道。

应对措施:
1. 在制定规章制度时应设定员工“红线”,性质恶劣的行为应在制度中明确,并对应惩罚措施,一旦后期有员工逾越了公司制度,公司可以按照制度执行,员工亦没办法追究公司责任。

2. 规章制度的设立不能简单的认为只要对企业有利就可以写,企业就可以按照制度来处理劳动关系,一定要符合国家的法律法规,符合常理。因此,规章制度不能超越法律上限,不能超出合理的范围。

3. 公司在制定或修改公司规章制度时,可以通过以下方式告知员工。

3.1开展规章制度的培训会,现场要求员工进行签字确认。

3.2以部门和门店为单位发放规章制度文件,由部门负责人牵头培训学习并要求全员签字进行备份。

3.3每一位新员工入职,在其入职时就进行规章制度的签收。

三、员工离职管理的风险防控 (一)员工的离职类型 1.关于劳动合同解除 劳动合同解除的方式:协商、法定和违法解除 1.1协商解除,是协商一致,提前终结劳动关系。其又分为企业主动在先和劳动者主动在先两种情形。企业提出需支付经济补偿金。

1.2法定解除,是法律规定的解除条件出现,双方提前终结劳动关系。

1.3违法解除,是解除合同不符合法律的规定。其又分为企业和员工违法解除劳动合同。企业需要支付经济补偿金。

2. 劳动合同终止 2.1劳动合同期满终止,需支付经济补偿金。

2.2员工主体资格消灭终止,如员工依法领取养老保险待遇、员工达到60周岁、员工死亡、被宣告死亡、被宣告失踪等。无需支付经济补偿金。

2.3企业主体资格消灭终止,如用人单位被宣告破产、提前解散、注销、被吊销营业执照等。需支付经济补偿金。

3. 为保护劳动者利益,以下六种情形限制解除或终止:
3.1从事职业病危害作业劳动者未进行离岗前职业健康检查,或疑似职业病的在诊断或医疗期间的;

3.2劳动者患职业病或因公负伤并被确认丧失或部分丧失劳动能力的;

3.3劳动者患病或负伤在医疗期内的;

3.4女职工在“三期”内的;

3.5劳动者在本单位连续工作满15年,且距法定退休年龄不足5年的;

3.6法律规定的其他情形。

风险点:
1. 员工离职在办理离职手续时,在离职材料上写由于公司原因导致的离职甚至是公司辞退,可能会造成不必要的经济补偿;

2.员工申请离职但要求公司出具被公司辞退的证明,或虚假证明劳动合同到期导致的劳动关系终止,以此来申请失业金。此类行为属于骗取国家失业金,员工也会以此要求公司给与经济补偿。

应对措施:
1. 在检查员工填写的离职材料时要仔细,在办理员工离职时要明确离职原因,严格规范员工离职手续的办理,HR部门/门店管理者要加强监督。

2. 对于这类不符合事实情况的证明拒绝开具,设立组织纪律,一旦发现予以重罚。

(二)
员工离职成本控制 1. 员工离职前的欠款应及时清掉,并做好离职交接。

2. 无正当理由情况下不得随意扣除或拖欠离职员工的工资。

3. 及时为离职者办理离职手续,终止劳动关系,以防造成社保继续缴纳,尤其是工伤发生,将履行相关经济赔偿责任。

4. 及时约定相关离职限制性责任。如培训服务期内的经济责任、竞业限制的相关经济补偿责任。

(三)员工离职文本管理 1.离职文本,是指劳动关系当事人就劳动合同解除、终止事宜作的法律文件。一般有如下类型:
类型 离职文本 明确解除或终止具体事项 协商解除 解除协议书 明确哪方在先,明确解除时间,明确经济补偿事宜 单位解除 解除通知书 明确解除类型,明确解除理由,明确解除时间,明确经济补偿事宜 员工解除 辞职申请书 也可以用解除通知书代替,但一定要明确是员工主动辞职的 合同终止 终止通知书 明确终止理由,明确终止的时间,明确经济补偿金事宜。

2. 离职文本的作用 2.1区分离职类型,不同的离职类型权利和义务是不同的,离职文本是最后的、最有效的区分离职类型的手段。

2.2处理争议的证据。离职文本属于法律文本,发生纠纷的重要书面证据,通过文本确立离职类型,明确双方的责任。

2.3争议起算时间点。因离职产生纠纷的,属劳动争议范畴,劳动争议是受时效限制的。

3. 员工在签订离职申请和解除劳动合同证明书时,一定要求员工本人签字,不得由他人代写。

4. 风险点:部门门店图省事在员工离职后没有及时办理离职手续或干脆不办理手续,导致员工离职劳动关系却一直没有解除,一旦员工发生意外将有可能追究公司责任。

5. 应对措施:
1.加强培训,提高HR部门/门店的意识,务必做到每个人离职都完善离职手续,同时设立制度要求,一旦发现将给与处罚。

2.对于自动离职拒不来办理离职手续的员工,应及时与之联系,可通过电话录音、手机短信等方式举证,限定期限内来办理手续,并发放通知函,逾期不来办理的将视为自动解除劳动关系。

以上内容是10年超市HR工作经验总结,还需不断精进完善。如有不对之处,欢迎指正。

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