国土资源局档案管理信息系统招标文件

　 临安国土资源局档案管理信息系统

　招

　标

　文

　件

　LC2009-02-1

　临安市公共资源交易中心

　二○○九年二月

　目 录

　第一章 邀请招标采购公告

　第二章 招标需求

　第三章 投标人须知

　前附表

　一、 总 则

　二、 招标文件

　三、 投标文件的编制

　四、 开标

　五、 评标

　六、 定标

　七、 合同授予

　第一章 评标办法及评分标准

　第二章 政府采购合同主要条款

　第三章 投标文件格式

　一、 投标文件外层信封封面格式

　二、 资信及商务文件格式（封面、目录、相关文件格式）

　三、 技术文件格式（封面、目录、相关文件格式）

　四、 报价文件格式（封面、相关文件格式）

　第一章 临安市政府采购招标公告

　 LG2009-02-1

　 根据临政采办执[2009]02号执行书，我交易中心就临安市国土资源局档案信息管理系统邀请招标采购(各投标单位需凭交易中心邀请函参加投标)。具体要求如下：

　1、招标项目：临安市国土资源局档案信息管理系统

　2、投标供应商资格要求：

　供应商资格要求：

　（1）符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的条件；

　（2）注册资金人民币50万元以上，具有浙江省内独立法人资格；

　（3）具有履行合同所必需的档案系统开发和扫描加工的专业技术能力（提供软件企业证书或有自主产权的其他软件产品证书）；

　（4）近5年内有承担过档案影像扫描加工和档案管理系统开发的类似项目的实践经验,并有良好的工作业绩和履约记录；

　3、标书发放时间、地点等：

　①招标文件发售时间、地点：2009年2月26日16：30前，临安市行政审批办理中心48号窗口。

　②招标文件售价(元)：标书每本500元(售后不退)。请投标人携带营业执照副本原件及复印件、法人委托书原件、身份证原件至临安市行政审批办理中心48号窗口登记报名后交纳。

　4、投标保证金及交付方式：请投标人于2009年2月27日9：00时前将20000元人民币投标保证金交纳至指定帐户。

　开户银行：杭州银行临安支行

　开户名称：临安市公共资源招投标交易中心招投标保证金专户

　帐 号：86918100084127

　5、投标文件提交截止时间：2009年2月27日 上午9：10时止，逾时作自动放弃。

　7、开标时间：2009年2月27日 上午9:25时(北京时间)。

　8、投标文件提交地点及开标地点：临安市行政审批办理中心48号窗口；临安市公共资源交易中心小型开标室。

　临安市公共资源交易中心地址：临安市浙皖农贸城三楼。联系电话： 0571 传真：0571 联系人：徐飞

　临安市公共资源交易中心

　 2009年2月

　第二章 招标需求

　编号： LG2009-10-1

　采购单位名称：临安市国土资源局

　1、临安市国土资源局档案管理信息系统项目需求方案：临安市国土资源局档案管理信息系统项目建设内容是将临安市国土资源局历史纸质档案资料进行数字化加工处理，建成标准化的网络基础资料数据库，同时建成一套基于计算机网络应用的档案管理软件系统。主要分为两大部分内容：

　1.1 构建档案管理信息系统

　主要完成一套国土资源档案管理系统。不仅要在技术上符合国家关于档案信息化建设的有关要求，在标准化程度上符合国土行业档案管理规范的专业性要求，而且还要能够与我局现有其他业务信息管理系统进行整合，在档案和业务数据间建立互换和抽取机制，达到信息的顺利交换，便于信息的一致性获取，减少重复劳动工作量。

　1.2 纸质历史档案的数字化加工

　完成约500万页的纸质和照片档案的扫描加工处理工作（包括档案的拆、装、扫描、索引和挂接），最终制作成标准化的图像文件，确保能够在档案管理信息系统中正常使用。

　第1章 档案管理信息系统建设需求

　2.1 技术要求

　2.100002.1 系统架构要求

　1) 要求采用多层架构，表示层、业务层、数据库访问层要求分开。

　2) 系统要求采用Client/Server（客户机/服务器）和Browser/Server（浏览器/服务器）两者结合的体系架构模式。扫描加工系统和属性数据录入和管理模块采用C/S模式，业务查询同时支持C/S和B/S两种模式。

　3) 系统接口要求

　 提供多种公共的API接口:ActiveX控件，EXE接口，DLL组件接口，XML 接口， ASP接口等以供其它系统进行方便的高度集成，实现业务系统内部交互式查询与统计。

　4) 数据库要求

　要求采用Oracle数据库，同时支持SQL Server等主流数据库。

　5) 操作系统要求

　服务器采用Windows Server 2003，但同时也支持Windows Server 2000；客户端采用Windows XP，但同时也支持Windows 2000等。

　6) 数据安全技术要求

　用户认证

　系统提供用户认证，要求每个用户自行设定准入安全密码，用户密码经过加密保存在数据库。

　授权用户进入系统时需进行密码校验，校验通过的用户根据工作权限生成自己的使用界面，不通过则无法登陆本系统。

　权限管理

　用户权限管理是系统安全运行的保障，没有严密的权限管理也就没有安全可靠的数据保证。

　要求系统提供严密的授权机制，可对不同的分类档案，为不同的用户赋予相对应的工作权限(新增、修改、删除、查询、浏览、打印、借阅等)，只有经过授权的用户才能正常使用本系统。

　借阅申请要求有审核流程

　我局局域网内的用户可以通过网络发送借阅申请，必须经过我局档案管理要求规定的审批流程，经过相关管理人员的授权，只有通过审核的借阅申请，才能赋予用户相应的数据操作权限。与此同时，系统的日志管理模块应有详细记录供日后查阅。

　数据备份

　为保证数据安全，提供完善的数据备份方案。

　7) 其他要求

　独立于特定的硬件平台和操作系统；

　模块化设计，组件化开发；

　提供良好的可扩展性和容错性；

　提供良好的安全性；

　系统结构设计合理，不受机构、人员变动的影响。

　系统应具有严格的层次性的访问权限，建立的安全机制应该使系统能达到严格的级别控制，防止越权操作。

　系统应能对所有的操作进行追踪调查、记录并进行分类，具有日志记录和日志审理功能。

　2.2 功能模块要求

　2.2.1基本要求

　1) 档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能。

　2) 档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。

　3) 档案管理软件的研制、安装和使用，必须具有严格的安全保密机制。

　4) 档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。

　5) 档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便。

　6) 档案管理软件应配有完备的安装与使用技术资料，主要包括：用户手册、系统管理员手册、数据实体关联图等。

　2.2.2具体功能要求

　1) 提供档案扫描功能

　为了满足我局档案管理人员对日常纸质档案进行数字化加工的需求，该系统需要提供档案扫描功能，需要保证经数字化加工、扫描处理后能够转成符合实际需要的电子文件，保证经过该系统扫描处理后产生的数字化档案文件符合档案纸质化的行业标准和我局对数字化档案的质量要求。系统还需要支持多种扫描设备，除支持高速扫描仪和平板扫描仪，还支持数码相机、拍摄仪等设备。

　2) 提供数字档案管理功能

　数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：数据库的建立、修改、删除，档案目录和条目信息数据的输入、存储、修改、删除等内容。

　数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。

　数据项的设置应符合《档案著录规则》（DA/T18—1999）的规定。

　系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。

　应能保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。

　具有图纸管理功能的档案管理软件，其录入图纸的幅面（如A0）与精度应满足用户的应用要求。

　各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用通用文件格式。通用文件格式为：文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。确需采用专用（非通用）格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。

　要求实现对经扫描产生的数字档案文件在同一平台集中归档管理，严格控制权限。系统需要能够按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求，实现数字档案的著录、编目、组卷、归档等功能。

　档案的著录包括案卷信息和按要求需要著录卷内信息，实现档案属性条目数据和影像数据新增、删除和更新等功能，并且能够自定义著录的字段信息。

　要求系统具有多种档案编号方式。

　3) 整理编目功能

　整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。

　整理编目模块应能满足下列主要要求：

　能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序；

　能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能；

　能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等；

　具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表；

　具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。

　4) 档案检索查询和借阅功能

　检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。

　检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需求，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。

　检索查询模块应能满足下列主要要求：

　能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；

　能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能；

　能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理。

　根据自定义的查询索引，输入的查询条件，能快速检索档案，根据不同的需求，对内的根据不同查询使用对象，具有基于C/S和B/S的查询系统，并提供权限控制和档案借阅审批功能。系统必须具有对案卷利用和库藏量、自定义等的统计功能，并产生各种统计报表。所有输出的查询和统计报表格式能自由定义。同时，系统提供的Web查询子系统能够方便地集成到现有的业务系统中，使档案的查询利用和统计更方便。

　 借阅管理功能应能满足下列主要要求

　借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。

　要求系统提供档案应用管理功能，分别满足不同档案调用查询需求，系统必须实现对业务科室调用业务档案、跨科室电子档案查询和纸质档案借阅等多种档案应用的功能需求。

　5) 安全保密功能

　档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发〔1998〕1号）的各项要求，具备系统访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，确保档案数据安全。

　系统访问控制，必须能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。

　数据保护，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别。涉密系统还应有严格的数据加密措施。

　系统安全保密监控，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。

　6) 档案的打印输出

　要求系统具有满足日常档案管理需求的打印输出功能。建立了电子档案后，可以打印输出成纸质档案，减少对原始纸质档案的复印，但要求系统对打印功能具有权限控制，设立复印、打印许可制度，明确哪些档案可以复印和打印，哪些不可复印和打印。要求系统支持打印各种输出各种表册，例如卷皮、卷内目录等。

　7) 系统管理和设置

　系统维护模块应具备用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能。

　用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。系统应能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录。

　系统日志管理应提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能，包括上机人姓名、访问时间（年月日时分）、所用微机编号、查询内容、利用方式（阅读、修改、

　拷贝、打印），并提供详情查询功能。日志文件保存时间应不少于两个月，需长期保存的日志文件应可自动转存备份。

　系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码表提供方便的维护。

　要求系统具有用户权限管理、档案类别、资料类别、档案索引、档案字段等系统数据设置管理功能。为了满足系统需求的可变性，系统必须具有的灵活性和定制性，实现档案类别和条目数据项的自定义功能。用户可以自行创建或更改档案类别，并设置条目字段，以适应档案业务管理的灵活性。

　第2章 纸质历史档案的数字化加工需求

　3.1扫描数量和工期要求

　3.1.1 临安市国土资源局档案数字化加工数量：

　1) 九大类纸质档案（A3以下幅面）（没有包括财务凭证）256197卷，计4855636页(结算方式以实际扫描量为准)

　2) 照片：14卷，计345张

　3.1.2 工期要求：

　要求自合同签订之日起9个月以内完成以上纸质历史档案的扫描工作。

　3.2 加工方式要求

　1) 由该项目具体实施的技术公司根据实际情况，提供高速扫描仪、计算机等相关设备和扫描软件系统等，提供技术人员和具体的协助人员，对纸质图文档案进行数字化处理及建库技术服务。

　2) 根据临安市国土资源局需求及工程要求，提供完整的纸质档案数字化加工的流程方案。并且进行业务流程策划，质量进度控制方案策划，安全保密方案策划，确保每一个流程、每一个环节都是严谨规范的。

　3) 要求建立质量进度控制机制，从项目管理、现场实施、技术保障措施等多个方面建立科学的质量和进度控制体系，对项目建设的质量和进度计划管理，控制到每个环节、节点、人员。确保项目保质保量的按期完工。

　4) 我局安排4-6位协助工作人员，分别负责档案的出库和入库的检查工作，在档案出库时，由负责档案出库的人员在档案出库登记表上记录档案的档号、标题及页数，然后交于扫描工作人员；档案扫描完成并装订好以后，交至负责档案入库的人员，由他们根据出库登记表对入库的档案进行核对，确保出入库的档案的档号、标题及页数一致。

　3.3 术语与定义

　1) 数字化digitization

　 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

　2) 纸质档案数字化digitization of paper-based records

　 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

　3) 数字图像digital image

　 表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。

　4) 黑白二值图像binary image

　 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。

　5) 连续色调静态图像continuous-tone still image

　 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描利彩色扫描两种模式。

　6) 分辨率resolution

　 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。

　7) 失真度distortion measure

　 对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何钾方面的偏离程度。

　8) 可懂度intelligibility

　 数字图像向人或机器提供信息的能力。

　9) 图像压缩image compression

　 消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。

　3.4纸质档案数字化加工各环节要求

　3.4.1 档案整理环节要求

　1) 目录数据准备

　 按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，需要修改的。应征得我局档案管理人员许可并记录，方可修改。

　2) 拆除装订

　在不去除装订物情况下，影响扫描工作的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

　拆卷和装订不能损害档案原件。拆卷时原则上不允许裁切档案纸张，装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐，保持拆卷前的原貌；装订后由临安市国土资源局档案室负责检查，不符合要求的退回重新装订，要求一次性完成装订。并认真做好档案页码、页数的登记。

　将每份档案内的文件挨个校对，校对内容包括：文件对应情况、文件总数、纸张的洁净情况等。

　按顺序排列档案。各份文件按顺序正面朝上、依次排列，互相不可混排。

　对原件破损的档案，根据国土资源局的处理要求小心修补或粘贴。

　特殊纸张（如：已破碎的文件）将根据国土资源局要求进行必要的处理，如加薄膜等。文件整理完成，送交下一流程作扫描处理。

　3) 页面修整

　破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描，不能使用高速扫描仪的，要用平板扫描仪来扫描。

　4) 档案整理登记

　 制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

　5) 装订

　 扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

　3.4.2 档案扫描环节要求

　1) 扫描方式

　根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。

　纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式。

　2) 扫描色彩模式

　扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案．采用黑白二值模式进行扫描。

　页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，采用灰度模式扫描。

　页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，需要采用彩色模式进行扫描。

　3) 扫描分辨率

　扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

　采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，分辨率均要求300dpi。

　照片以原色彩为准用（600dpi）JPEG彩色扫描，保持原档方向。

　4) 扫描登记

　认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

　5) 本环节其他要求事项

　严格按照临安国土资源局要求进行档案扫描。

　图片命名时一定要正确，不能出现图片颠倒，错乱等现象。

　扫描时一定要保证档案原件不被损坏。

　图片质量检查人员一定要确保图片符合临安国土资源局要求。

　3.4.3图像处理环节要求

　1) 图像数据质量检查

　对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

　由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

　发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

　发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

　认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

　2) 纠偏

　对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

　3) 去污

　对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　4) 图像拼接

　 对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　5) 裁边处理

　 采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　6) 其他要求

　对于各种来源的地籍档案有相应解决方案保证影像顺序不错乱；

　保证影像有高效压缩存储；

　影像存储格式：文字采用（黑白二值）300dpi TIFF格式；照片以原色彩为准用（600dpi）TIFF彩色扫描，保持原档方向。

　对文档影像页进行准确关联命名，不乱页、不倒页，目录结构包含档号信息；

　对扫描的图像进行校正、切边、清边、消蓝、去污、硬件、手工去噪处理等技术处理，内容完整且版面、文字及线条清晰，无黑边、无杂点，图像保持水平，其倾斜度为0度；

　真实反映原始纸质资料上的信息；

　页面平正、美观，页面统一到标准A4、A3尺寸，页面内容居中端正，四周白色页边分布均匀；

　尊重原稿件，不得随意添加图元，对有效信号不得有涂改现象；

　对实物按原样装订按序上架，案卷页码不乱、不漏、不倒；

　100%准确入库，99%原样装订。

　3.4.4图像存储

　1) 存储格式

　 采用黑白二值模式扫描的图像文件，要求采用TIFF格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，要求采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

　2) 图像文件的命名

　纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

　多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

　3.4.5目录建库

　1) 数据格式选择

　 目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　2) 档案著录

　按照《档案著录规则》（DA／T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。

　需要建立档案目录数据库的质量检查机制，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据进行修改或重录。

　其中以下3类档案需要进一步录入的案卷信息如下：

　地籍管理类

　案卷信息录入，包括档号、分类号、土地登记类别、土地使用者、土地座落、地号、土地证号、权属性质、使用权类型、登记日期、保管期限、备注、操作员。

　土地利用规划类

　案卷信息录入，包括档号、所属县（乡、镇）、分类号、用地单位、土地座落、批准文号、保管期限、备注、操作员。

　建设用地类

　案卷录入信息，包括档号、所属县（乡、镇）、分类号、用地单位、土地座落、批准文号、土地用途、批准日期、操作员、保管期限、备注。

　 其他几类档案需要著录的案卷信息按实际需要再确定

　3) 目录数据质量检查

　 采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

　3.4.6数据挂接

　1) 汇总挂接

　 档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

　2) 数据关联

　 以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

　3) 交接登记

　 认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。并提交临安市临安市国土资源局审核同意后，进行处理。

　3.4.7数据验收

　 临安市国土资源局对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

　1) 数据抽检

　以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

　批次首批数据采用全检方式，合格率要求达到100%。

　以后批次以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

　一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5％。

　建立严格的质量检测体系，对扫描加工的数据进行检查，检查达到档案行业质量标准的，递交临安市国土资源局进行审核、验收。

　2) 验收指标

　数据验收以抽检方式进行，抽检比例为5%

　要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。

　抽检合格率在95%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检，直至达到验收要求。

　档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任。

　顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。

　数据验收合格后，目录和全文数据要向临安市国土资源局数据库迁移。

　目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

　一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95％以上(含95％)时，予以验收“通过”。

　 合格率=抽检合格的文件数／抽检文件总数x100％

　3) 验收审核

　 验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

　4) 验收登记

　 认真填写纸质档案数字化验收登记表单。

　3.4.8数据备份

　1) 备份范围

　经验收合格的完整数据应及时进行备份。

　2) 备份方式

　为保证数据安全，技术公司应提供完善的在线备份方案和实施办法，并注意异地备份。

　3) 数据检验

　 备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

　4) 备份标签

　 数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

　5) 备份登记

　 填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

　3.4.9档案入库

　重新整理后的档案将按照批次返还临安市国土资源局档案室，在返还过程中要严格按照借出时档案的顺序，并和档案管理人员一同对档案的完整性进行检查。并填写《资料移交单》。

　拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变。

　案卷不掉页、右边和底边整齐。

　卷皮破损严重的，需要调换卷皮。

　旧卷皮需全部交还国土资源局。

　3.4.10数字化成果管理

　1) 应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。

　2) 纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识.

　3.5、安全与管理要求

　1) 严格遵守有关保密、档案法规和临安市国土资源局的有关规定。数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违反有关法规的，将追究相应责任。

　2) 加工单位在签订合同时成立项目组，指定专人负责该项目，项目负责人必须为加工单位公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

　3) 项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。

　4) 签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

　5) 建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

　6) 不同的工序之间采取不同中措施，杜绝泄密事故的发生。

　7) 扫描加工场地要做好安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

　8) 项目完成经验收后，工作站上的数据必须在临安市国土资源局档案工作人员的现场监督下销毁，同时移交该数字化加工的监管系统监控记录。

　第3章 项目阶段性和最终成果要求

　加工单位在加工期间和项目最终完成后须向临安市国土资源局提交如下项目成果：

　1) 完整的档案数据库，全部数据加工成果入服务器

　2) 对数据加工成果进行在线备份，备份数据入备份服务器。

　3) 档案管理系统（含安装光盘） 2套

　4) 系统建设方案 2套

　5) 系统需求分析报告（含软件功能需求与数据要求） 2套

　6) 系统数据库设计文档 2套

　7) 系统详细设计方案说明书 2套

　8) 系统的运行测试分析报告 2套

　9) 系统培训资料 2套

　10) 系统使用操作手册 2套

　11) 项目总结 2套

　第4章 其他事项

　5.1付款方式

　合同签订后10个工作日内支付项目合同总额的20%作为首付款；合同总额的70%，按照纸质档案的扫描进度，三个月付一次，分三次付清（每次的付款额度根据当前扫描量在档案总量中所占的比例来确定）；剩余项目总款项的10%作为质量保证金在项目通过验收一年后支付。

　5.2签订相关保密协议。

　5.3签订质量保证与售后服务承诺书。具体内容要求如下：

　1) 质量保证期限：自项目验收之日起，质量保证期为技术服务或产品正常使用三年。在质量保证期内，技术公司应免费提供软件系统的功能升级、系统故障排除以及我局要求提供的其他技术服务。

　2) 质保期满后，技术公司应继续为该系统提供终身维护，所需服务及产品允许收取相关费用，但应以成本价提供。

　3) 技术公司应定期对档案系统进行维护更新工作，对于我局提出的系统功能更新以及升级需求，应该及时响应并予以解决。

　4) 如果系统出现故障，影响系统正常运行，技术公司应在2小时内响应故障申告，24小时内派技术人员到现场排除故障。

　5.4签订培训及技术服务承诺书，要求保证我局人员能够使用项目施工方所提供的技术服务成果。具体培训内容要求如下

　1) 系统管理员的培训

　培训内容：系统功能的培训；安装培训；系统运行维护培训；数据库管理培训；图形、属性数据更新培训；权限设置与管理培训；

　数据录入培训；

　培训时间：在系统安装、调试后开始，到完全掌握为止

　2) 一般操作员的培训

　培训内容：操作规范的培训；系统功能的培训

　培训时间：在系统安装、调试后开始，到完全掌握为止。

　第三章 投标人须知

　前附表

　序号

　内容、要求

　1

　项目名称临安市国土资源局档案信息管理系统

　2

　采购数量及单位：详见第二章招标需求

　3

　投标报价及费用：1、本项目投标应以人民币报价；2、不论投标结果如何，投标人均应自行承担所有与投标有关的全部费用；

　4

　投标保证金：人民币 20000元整,应按《招标采购公告》第四条规定交纳。

　5

　答疑与澄清：投标人如认为招标文件表述不清晰、存在歧视性或者其他违法内容的，应当于投标截止前两天，以书面形式要求招标采购单位作出书面解释、澄清或者向招标采购单位提出书面质疑；答疑内容是招标文件的组成部份；因其他紧急情况影响本项目正常招标活动的，招标采购单位将以书面通知所有已报名的投标人。

　6

　投标文件组成：正本壹份；副本叁份

　7

　投标截止时间及地点：2009年 2月27日9：10临安市行政审批办理中心48号窗口

　8

　开标时间及地点：2009年 2月27日9：25临安市行政审批办理中心小型开标室

　9

　评标办法及评分标准：详见第四章评标办法及评分标准

　10

　评标结果公示：评标结果公示于临安市公共资源交易中心网

　11

　中标公告及中标通知书：公示3个工作日后，发出中标通知书。

　12

　投标保证金退还（不计息）：除招标文件规定不予退还保证金情形外，未中标的投标人提供正规收款收据（由投标单位开具），交易中心退还投标保证金。

　13

　签订合同：公示期满后，由中标单位和采购单位自行签订。

　14

　履约保证金的收取及退还:由投标保证金转为履约保证金。合同履行完毕（凭验收单和由中标单位开具的收款收据）后5日内无息退还。

　15

　采购资金来源：财政

　17

　投标文件有效期：30?天

　18

　解释：本招标文件的解释权属于临安市公共资源交易中心。

　一 总 则

　（一） 适用范围

　本招标文件适用于关于临安市国土资源局档案信息管理系统项目的招标、评标、定标、验收、合同履约、付款等（法律、法规另有规定的，从其规定）。

　（二）定义

　1、招标采购单位系指组织本次招标的代理机构（“招标人”）和采购单位。

　2、投标人”系指向招标方提交投标文件的单位或个人。

　3、“产品”系指供方按招标文件规定，须向采购人提供的一切设备、保险、税金、备品备件、工具、手册及其它有关技术资料和材料。

　4、“服务”系指招标文件规定投标人须承担的安装、调试、技术协助、校准、培训、技术指导以及其他类似的义务。

　5、“项目”系指投标人按招标文件规定向采购人提供的产品和服务。

　6、“书面形式”包括信函、传真、电报、电子文档等。

　7、“▲”系指实质性要求条款。

　（三）招标方式

　1、本次招标采用邀请招标方式进行。

　2、本次招标设定上限价（不另设上限价的以预算价作为上限价），上限价由采购人确定并在开标现场密封提交，并由招标人在 开标 时当场公布。

　（四）投标委托

　投标人代表须携带居民身份证。如投标人代表不是法定代表人，须有法定代表人出具的授权委托书。（正本用原件，副本用复印件，格式见第六章）。

　（五）投标费用

　不论投标结果如何，投标人均应自行承担所有与投标有关的全部费用。

　（六）联合体投标

　本项目不接受联合体投标。

　（七）关联企业投标

　1、本招标文件所称关联企业,是指存在关联关系的企业;“关联关系”的界定适用《中华人民共和国公司法》217条之规定。

　▲2、关联企业中, 同一个法定代表人的两个及两个以上法人，母公司、全资子公司及其控股公司，都不得同时投标;一经发现，将导致投标同时被拒绝。

　关联企业中, 如其中两家或两家以上投标人的法定代表人为同一人或相互之间存在投资关系且达到控股的，同时提供的是同一品牌产品的，应当按一个投标人认定。评审时，取其中通过资格审查后的报价最低一家为有效投标人；当报价相同时，则以技术标最优一家为有效投标人；均相同时，由评标委员会集体决定。

　3、除2所述情形之外的关联企业允许同时投标。

　4、多家代理商或经销商参加投标，如其中两家或两家以上投标人存在分级代理或代销关系，且提供的是其所代理品牌的产品的，比照本条第2项处理。

　（八）转包与分包

　1、本项目不允许转包。

　（九）特别说明：

　无

　（十）质疑和投诉

　1、投标人认为招标文件、招标过程和中标结果使自己的合法权益受到损害的，应当在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人、采购代理机构提出质疑。投标人对招标采购单位的质疑答复不满意或者招标采购单位未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级采购监管部门投诉。

　2、投标人认可中心在质疑答复程序中启用的调查和复评等程序，在该程序操作过程未明显违反法律禁止性规定时，不得提出疑义。

　3、质疑、投诉应当采用书面形式，质疑书、投诉书均应明确阐述招标文件、招标过程和中标结果中使自己合法权益受到损害的实质性内容，提供相关事实、依据和证据及其来源或线索，便于有关单位调查、答复和处理。

　二 招标文件

　（一）招标文件的构成。本招标文件由以下部份组成：

　1、招标公告

　2、招标需求

　3、投标人须知

　4、评标办法及标准

　5、合同主要条款

　6、投标文件格式

　（二）投标人的风险

　投标人没有按照招标文件要求提供全部资料，或者投标人没有对招标文件在各方面者作出实质性响应是投标人的风险，并可能导致其投标被拒绝。

　（三）招标文件的澄清与修改

　1、投标人应认真阅读本招标文件，发现其中有误或有要求不合理的，投标人必须在投标截止前10天内以书面形式要求招标采购单位澄清。

　2、采购代理机构必须以书面形式答复投标人要求澄清的问题，并将不包含问题来源的答复书面通知所有购买招标文件的投标人；除书面答复以外的其他澄清方式及澄清内容均无效。

　3、采购代理机构对已发出的招标文件进行必要澄清、答复、修改或补充的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间五日前，在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布更正公告，并以书面形式通知所有招标文件收受人。

　4、为保证投标人有足够的时间按修改、补充后的招标文件的要求编制和修正其投标文件，招标采购单位应当酌情推迟投标截止时间和开标时间。招标文件的答复、澄清、修改、补充通知实质上改变招标需求相关内容，且自招标文件的答复、澄清、修改、补充通知发出之日起至投标截止时间止不足三天的，招标采购单位必须推迟投标截止时间和开标时间，并将变更后的时间书面通知所有招标文件收受人、按规定在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布变更公告。

　5、招标文件澄清、答复、修改、补充的内容为招标文件的组成部分。当招标文件与招标文件的答复、澄清、修改、补充通知就同一内容的表述不一致时，以最后发出的书面文件为准。

　6、招标文件的澄清、答复、修改或补充都应该通过本代理机构以法定形式发布，采购人非通过本机构，不得擅自澄清、答复、修改或补充招标文件。

　三、投标文件的编制

　（一）投标文件的组成

　投标文件由资信及商务文件、技术文件、投标报价文件三部份组成。（投标文件具体组成情况，需标注“▲”标记的条款视具体采购项目确定）

　1、资信及商务文件：

　（1）投标保证金收据（可单独提交）；

　（2）投标声明书 (格式见附件)；

　（3）法定代表人授权委托书(格式见附件)；

　（4）营业执照、税务登记证;

　（5）产品销售许可证;

　（6）成功案例和业绩证明（投标人同类项目实施情况一览表、合同复印件、用户验收报告、用户评价）；

　（7）制造商认为可以证明其能力或业绩的其他材料；

　（8）投标人情况介绍；

　（9）商务响应表（格式见附件）；

　注：上述文书若未能如实、完整提供的，将视为无效投标。

　2、技术文件

　货物类项目的投标技术文件

　（1）对本项目系统总体要求的理解。

　（2）系统软件功能、图像处理功能描述；

　（3）成功案例

　（7）投标人实施、验收方法或方案；

　（8）扫描加工描述

　（8）技术服务、技术培训、售后服务的内容和措施；

　（9）项目实施人员一览表

　（10）优惠条件：投标人承诺给予招标人的各种优惠条件，包括售后服务、专用耗材等方面的优惠；

　（11）投标人对本项目的合理化建议和改进措施；

　（12）投标人需要说明的其他文件和说明（格式略）。

　注：上述文书若未能如实、完整提供的，将视为无效投标。

　3、报价文件：

　（1）投标函（格式见附件）；

　（2）投标报价明细表（格式见附件）；

　（3）投标人需要说明的其他文件和说明（格式略）。

　（4）开标一览表（单独封装，格式见附件）；

　▲注：法定代表人授权委托书、投标声明书、投标函、开标一览表必须由法定代表人签名并加盖单位公章；资格、资质证书复印件应加盖单位公章；其他文件资料均须加盖单位公章；签章不齐的视同未提供。

　（二）投标文件的语言及计量

　▲1投标文件以及投标方与招标方就有关投标事宜的所有来往函电，均应以中文汉语书写。除签名、盖章、专用名称等特殊情形外，以中文汉语以外的文字表述的投标文件视同未提供。

　▲2投标计量单位，招标文件已有明确规定的，使用招标文件规定的计量单位；招标文件没有规定的，应采用中华人民共和国法定计量单位（货币单位：人民币元），否则视同未响应。

　（三）投标报价

　1、投标报价应按招标文件中相关附表格式填写。

　▲2、投标报价是履行合同的最终价格。

　▲3、投标文件只允许有一个报价，有选择的报价将不予接受。

　（四）投标文件的有效期

　▲1、自投标截止日起 30 天投标书应保持有效。有效期短于这个规定期限的投标将被拒绝。

　2、在特殊情况下，招标人可与投标人协商延长投标书的有效期，这种要求和答复均以书面形式进行。

　3、投标人可拒绝接受延期要求而不会导致投标保证金被没收。同意延长有效期的投标人需要相应延长投标保证金的有效期，但不能修改投标文件。

　4、中标人的投标文件自开标之日起至合同履行完毕止均应保持有效。

　▲5、在投标有效期内，中标人具有与其他采购人直接签订同类政府采购合同的资格。

　（五）投标保证金

　▲1、投标人须提交投标保证金。否则，其投标将被拒绝。

　2、保证金形式： 现金或电汇

　3、未中标人，其保证金在以下日期中的较早日退还：中标公示期满后

　4、中标人应在中标通知书发出 3 日内与采购人签订合同并交纳 20000 元履约保证金（由投标保证金转）。

　5、保证金不计息。

　6、下列情况，投标保证金将不予退还：

　（1）投标人在投标有效期内撤回投标文件的；

　（2）未按规定提交履约保证金的；

　（3）投标人在投标过程中弄虚作假，提供虚假材料；

　（4）中标人未按规定的时间、地点与采购人签订合同的；

　（5）其他严重扰乱招投标程序的；

　（六）投标文件的签署和份数

　▲1、投标人应本招标文件规定的格式和顺序编制、装订投标文件，投标文件内容不完整、编排混乱导致投标文件被误读、漏读或者查找不到相关内容的，是投标人的责任。

　▲2、投标人应按资信及商务文件、技术文件、投标报价文件正本各一份，副本各 叁 份分别编制并单独装订成册，投标文件的封面应注明“正本”、“副本”字样。活页装订的投标文件将被拒绝。

　3、投标文件的正本需打印或用不褪色的墨水填写，投标文件正本除本投标人须知中规定的可提供复印件外均须提供原件（复印件须加盖投标人公章）。副本为正本的复印件。