副主任职务说明书

　副主任职务说明书 岗位名称：

　副主任

　员工姓名：

　所属部门：

　总经理办公室

　到任本职日期：

　 /

　/

　工资级别范围 ：

　等

　级 至

　等

　级

　目前工资级别：

　薪酬类型：

　岗位分析日期：

　2004 年

　8 月

　岗位编号：

　岗位定员：

　现有人数：

　直接上级：

　总经办主任 直接下属部门/ / 岗位：

　 岗位设置目的：

　在总经办主任的领导下，协助总经办主任负责公司日常行政事务，协助总经办主任做好管理协调工作，并协助组织搞好政策调研和调查研究，向领导提供信息和政情通报，为公司领导决策提供依据，起好参谋和助手作用 职责与工作任务：

　职责一

　职责描述：在总经办主任的领导下，协助总经办主任负责公司日常行政事务，协助公司领导做好管理协调工作 工作时间百分比：10% 工作任务

　1. 协助总经办主任组织拟定公司日常行政管理制度，规范公司行政行为 频次：不定期 2. 协助总经办主任组织拟定部门工作计划，并组织实施 频次：每年一次 3. 根据公司领导指示，做好公司管理协调工作 频次：日常 4. 协助总经办主任组织检查、规范、督促公司各部门行政职能 频次：日常 5. 参与制定其他内部控制制度 频次：不定期 职责二

　职责描述：协助总经办主任负责总经理办公会、综合调度会和其他专业性会议的会务工作 工作时间百分比：5% 工作1. 协助总经办主任组织总经理办公会、综合调度会和其他专业性会议的会务的安排和通知 频次：日常

　任务

　2. 协助总经办主任组织安排各会务的场所，协调会议冲突 频次：日常 3. 协助总经办主任做好总经理办公会会议纪要 频次：日常 4. 协助总经办主任组织记录和归档公司综合调度会会议内容，并及时进行宣传 频次：每周一次 5. 协助总经办主任组织规范其他专业性会议 频次：日常 职责三

　职责描述：协助总经办主任负责组织落实总经理办公会、综合调度会等会议做出的有关决议、决定，协调各职能部门的工作关系，做好检查、协调、催办、督办工作 工作时间百分比：5% 工作任务

　1.协助总经办主任组织对会议内容进行整理、分析 6. 频次：日常 2.协助总经办主任根据会议决议、决定，结合公司领导指示贯彻落实相应工作 7. 频次：日常 3.协助总经办主任明确并协调各职能部门的工作关系 8. 频次：日常 4.协助总经办主任组织对各部门贯彻落实情况的检查、协调、催办和督办 9. 频次：日常 5.协助总经办主任组织将贯彻落实情况进行总结与分析 10. 频次：日常 6.及时向总经办主任及公司领导汇报工作进展和完成情况 频次：日常 职责四

　职责描述：协助总经办主任负责组织起草和审定公司行政工作计划及以公司名义上报、下发的文件和其他综合性材料 工作时间百分比：10% 工作任务

　1. 协助总经办主任按公司领导指示，组织起草和审定公司行政工作计划 频次：每年一次 2. 协助总经办主任组织起草《公司工作报告》 频次：每年一次 3. 协助总经办主任组织起草公司《汇报材料》 频次：不定期 4. 协助总经办主任组织编辑公司《内部参阅》和《情况通报》 频次：每月一次 5. 协助总经办主任组织编辑公司《年鉴》 频次：每年一次 6. 协助总经办主任组织对公司发文进行审核、登记、编号下发 频次：日常 7. 协助总经办主任组织审核公司行政对外材料 频次：日常 8. 协助总经办主任组织搞好政策调研和调查研究，向领导提供信息和政情通报，为公司决策领导提供依据，起好参谋和助手作用 频次：日常

　职责五

　职责描述：在总经办主任的直接领导下，负责组织管理公司档案及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为公司生产、经营服务 工作时间百分比：15% 工作任务

　1. 协助总经办主任组织制定公司企业档案管理制度，并贯彻落实 频次：不定期 2. 协助总经办主任组织对公司档案的接收与征集 频次：不定期 3. 协助总经办主任组织对公司档案进行鉴定、系统整理 频次：不定期 4. 协助总经办主任组织对公司档案进行管理、提供利用和统计工作 频次：不定期 5. 协助总经办主任组织档案资料的编研和档案资料信息的开发利用 频次：不定期 6. 协助总经办主任组织对档案业务进行监督和指导 频次：不定期 职责六

　职责描述：在总经办主任的直接领导下，负责制定和完善机关事务工作管理，完成机关事务工作 工作时间百分比：15% 工作

　任务 1. 协助总经办主任组织制定公司通讯管理制度 频次：不定期 2. 协助总经办主任组织公司办公用品的采购和管理 频次：不定期 3. 协助总经办主任组织对公司办公楼进行规范管理 频次：日常 4. 协助总经办主任组织制定和完善公司卫生绿化管理制度，并实施检查、督促 频次：不定期 5. 协助总经办主任组织对公司办公引用水的管理 频次：每年一次 6. 协助总经办主任组织公司机关事务的服务协调和配合工作 频次：日常 职责七

　职责描述：在总经办主任的直接领导下，负责组织公司领导文件的传阅及报刊、传真、信件的管理以及公司文件的收发及管理，作好公司机要文书以及收发工作

　工作时间百分比：5%

　工作

　任务

　1. 协助总经办主任组织公司文件的收发 频次：日常 2. 协助总经办主任组织公司领导文件的传阅 频次：日常 3. 协助总经办主任组织制定和完善公司传真、机要管理制度 频次：不定期 4. 协助总经办主任组织公司各单位和个人报刊信件、杂志、包裹、汇款的收发工作 频次：日常

　职责八

　职责描述：在总经办主任的直接领导下，负责组织制定部门责任费用，制定和完善公司各类印鉴使用规定，制定和完善公司复印、打印制度和办法，保证部门责任费用的控制和公司印鉴使用安全，以及复印、打印正常进行

　工作时间百分比：5% 工作任务

　1. 协助总经办主任组织本部门各项责任费用的计划、控制、统计和核算 频次：每年一次 2. 协助总经办主任组织公司及领导印鉴、介绍信、证明等的管理和使用 频次：不定期 3. 协助总经办主任组织公司复印机、油印机、打印机的保养和维护 频次：不定期 4. 协助总经办主任组织对公司公文材料的打印、排版和复印 频次：日常 5. 协助总经办主任组织对打印材料的登记、统计，建立健全相关台帐，对机密文件，组织进行保密 频次：日常 职责九

　职责描述：在总经办主任的直接领导下，负责公司公务用车的管理、客运运输以及车辆的维修、保养、技术鉴定与日常管理

　工作时间百分比：15% 工作任务

　1、协助总经办主任组织制定公司小车班车辆的管理与维护制度 频次：每年一次 2、协助总经办主任组织对驾驶员、车辆管理员、维修人员定期进行交通规则、安全行车、文明检修等方面的职业教育 频次：日常 3、协助总经办主任组织对公司小车班车辆维修、保养、技术鉴定与日常管理 频次：日常 4、协助总经办主任组织建立健全各类车辆设备技术、维修保养档案 频次：日常 5、协助总经办主任组织公司小车班车辆所需配件的购置、验收、保管等管理工作 频次：日常 6、协助总经办主任组织公司小车班车辆行使证年检、二级维护证、道路运输证等的办理工作 频次：不定期 职责十

　职责描述：在总经办主任的直接领导下，组织公司办公用品的采购、管理和发放

　工作时间百分比：5%

　工作

　任务

　1. 协助总经办主任组织公司办公用品的采购、管理和分发 频次：不定期 2. 协助总经办主任组织公司接待物资和周转金的管理 频次：不定期

　职责十一

　职责描述：协助总经办主任负责组织部门绩效工资、劳动纪律管理，激发部门员工的工作热情

　工作时间百分比：5%

　工 作任务

　1. 协助总经办主任组织制定和完善部门绩效工资、劳动纪律管理制度 频次：每年一次 2. 协助总经办主任组织考核部门员工工作，并根据考核，进行绩效工资分配 频次：每月一次 职责十二

　职责描述：完成上级交办的其他工作

　工作时间百分比：5%

　相关权限：

　 配合总经办主任，有参与公司日常行政事务管理权，内部控制制度拟定权  在授权范围内，有协助公司领导做好管理协调权  总经办组织机构设置的建议权  对公司各种会务工作有安排协调权  在总经办主任的直接领导下，对公司会议做出的有关决议、决定有检查、协调、催办、督办权  在权限范围内，有代表公司对外联络权  有对下级员工岗位调配的建议权、任命的提名权和考核建议权  有机关事务、档案馆、小车班的管理制度拟定权、管理权  权限内资金的审批权  本领域（专业）获取信息、知识的工具的使用权  学习和接受再教育的权利  办公工具和劳动工具的使用权  相关事情的知情权

　汇报关系：

　 以上职责，向 总经办主任 汇报

　工作协作关系：

　 公司内部：各车间和部门  公司外部

　政府有关部门、中国证监会、省证管办、上海证券交易所、火车站、供应商、广告商、客户 等相关部门与单位

　工作环境：

　 独立办公室 使用工具设备：

　 一般办公自动化设备 工作时间特征：

　 正常工作时间，经常出差 任职资格：

　最低学历要求：

　 大学专科

　所需学校专业背景：

　 行政、法律管理相关知识

　所需资格证书：

　

　 所需工作经验：

　 4 年以上相关工作经验，2 年以上管理经验

　所需培训的科目：

　 企业管理、证券、法律、行政管理

　所需熟悉的知识面：

　 企业管理、行政管理、法律、证券、档案管理、秘书学

　所需工作技能：

　 领导能力  判断与决策能力  组织能力  计划与执行能力  目标设置能力  流程管理能力

　 预算管理能力  解决问题能力  化解冲突能力  人际沟通技巧  书面/口头表达能力  时间管理能力  计算机网络应用能力  熟练使用计算机办公软件

　个人素质要求：

　 人际敏感性  适应能力  充满自信  创新精神  正直诚实  知识分享  创业精神