什么是公文写作格式 [常用公文写作格式与技巧]

来源:中考 发布时间:2020-04-04 点击:

  常用公文写作格式与技巧

 决定是适用于对重要事项或重大行动作出安排时使用的一种公文。 决定按其内容和使用情况,可分为4类: 一是用来统一对某一方面或某类带有普遍性的重大问题的认识,确定大政方针的,一般称作“方针政策性决定”。 二是用来部署某一重要工作或安排某一重要活动的,一般称作“部署指挥性决定”。 三是用来解决具有特殊意义的重要事项,一般称作“决策知照性决定”。 四是“表彰处分性决定”。首先介绍被表彰或被惩处的单位或个人的基本情况;二是叙写具体的先进事迹或错误事实;三是奖励或处分的依据;四是具体的奖励或处分的决定。 正文应写明两项内容:第一,决定的根据;第二,决定的内容。如果是法规性决定,还要提出希望或要求。

 通知适用于发布有关法规和规章,批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。可分为3类: 1.发布性通知,用通知来发布有关法规和规章,一般用于党政机关内部行文。发布性通知一般由标题和正文组成。正文较为简短,包括两方面内容:一是用介词结构前置的句式(即“现将…”)引出被发布的法规或规章名称;二是提出贯彻执行的希望或要求,通常使用习惯性语句“请认真贯彻执行”。 2.指示性通知:用通知来发布要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。指示性通知的写作结构通常由标题、通知缘由、通知事项组成。通知缘由一般应交代出发布通知的背景、目的、理由等,然后用过渡语“现将有关事项通知如下”,后用冒号开启下文。通知事项应明确具体地交代出应知和应办的事项,即工作的任务和要求。 3.中转性通知:用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文。具体分三种情形:一是将某一下级机关的公文批转给所属下级机关;二是将上级机关的来文转发给所属下级机关;三是将平级机关或不相隶属机关的来文转发给所属下级机关。批转、转发性通知一般由标题和正文组成。标题一般由发文机关、被批转、转发或印发的文件的标题和文种三要素构成。如果被批转对象系法规性文件,要注意加书名号。正文应载明三个方面内容:一是写明被批转、转发或印发的文件;二是阐述批转、转发或印发该文件的必要性和重要性;三是提出具体的贯彻执行的意见或要求,通常使用习惯用语有“请遵照执行”、“请参照执行”等。

 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求时使用的文种。 一般由标题、报告引据、报告事项、结尾4部分构成。 引据部分需陈述有关的背景或缘由,然后用过渡句“现将有关情况报告如下”等开启下文,其后用冒号、句号均可。 报告事项是正文的主体,若是汇报工作,则是“工作基本情况+主要做法和成绩+存在的问题+今后工作设想”;若是反映问题,则是“概述反映的问题或情况+分析产生问题的原因+提出解决问题的意见和办法”;若是答复上级机关的询问和要求,则是“简要叙述上级交办的事项或任务+采取的办法措施、处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项+交代处理结果,征询上级对处理结果的意见”;若是就某项工作中的错误向上级机关检讨,则是“陈述错误的事实概况+分析造成错误的原因及应负的责任+处理结果及今后的改进意见”。 结尾常用“以上报告如有不妥,请指示”、“特此报告”等。

 请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。分为两类,一是批准性请示,即下级机关就某项工作或某一问题直接向上级机关请求指示和批准;二是批转性请示,下级机关就谋一方面的工作制定出办法或措施以后,因职权范围所限,无权要求有关单位和人员予以贯彻落实,遂向上级机关行文请示,要求批转给有关单位办理,这类请示被批转后,实质上已成为上级机关的决定意见。 请示的内容一般由标题、正文、尾部三部分组成。 正文是请示的核心内容,需要载明两方面事项,一是请示缘由,不仅要选准角度,而且还要注意行文的逻辑性。二是请示事项,即请示的具体内容,要写好请示事项,关键在两点,明确和具体。 请示的结尾通常是“妥否,请批示”、“以上如认为可行,请批转有关单位执行”。

 意见是对重要问题提出见解和处理办法时使用的文种。一般情况下,“意见”只有建议性质,这样的“意见”是指来自下级机关的,一经上级机关批转或批准,就从建议性转化为指导性和约束性。另一种是出自于上级机关的“意见”,这里的本质含义已不再是参谋的性质,而具有了指示要求性。 意见一般由标题、正文、结尾三部分构成。 正文应当在开头部分用简明扼要的文字,说明行文的目的、背景、依据或缘由,其次应当明确、详尽地写出意见的具体内容,如阐明工作的基本见解、原则性要求、政策性措施及注意事项等,一般采用分条的结构安排方式。撰写时要注意做到三点:一是全面系统,即对工作的见解和要求,一定要顾及各个方面,使工作涉及到的各个部门,都能明确地领会工作的原则和要求;二是准确具体,即指意见中所提出措施和办法,用于要准确,表述要具体;三是层次分明,在意见中,一般既有工作的基本原则,又有具体的政策措施,撰写时应当分层叙述,不宜交织进行,以清眉目。 正文写完之后,一般用一个结尾段落来进一步强调工作或提出希望和要求。

 函是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项时使用的文种。从内容和作用上看,主要有:请求批准函、商洽函、询问函、答复函、告知函。 1.请求批准函:向有关主管部门请求批准事项的函。 2.商洽函:用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。 3.询问函:上下级或同级之间均可使用,如上级向下级询问工作情况或某一具体事情,下级向上级机关及主管部门询问有关方针、政策和工作中遇到界限不明确的问题等。 4.答复函:上级答复下级询问或主管部门批复申请事宜时使用的函。 5.告知函:平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函。 请求批准函的写法,正文包括三方面内容,请求批准的缘由+请求批准的事项+请求语“可否,请函复”。 商洽函的写法,标题一般写明商洽事项,并加上文种。正文包括两部分,一是商洽缘由,二是商洽事项。态度谦和、语言恳切,也可用“如果你们同意,请即复函”等惯用语作结。 询问函的写法,标题包括询问单位名称、询问事项和文种。询问函的正文包括两方面内容,一是询问缘由,二是询问的内容。 答复函的写法,标题包括答复单位名称、答复事项和文种。正文内容分为三部分:(1)告知情况,说明对方来函收悉,并简要复述对方所询问题或所提要求后,用“经…研究,现答复如下”作为承上启下的过度;(2)答复意见,针对来函的内容,给予明确具体的答复;(3)结尾,以“此复”、“特此函复”等作结。 告知函的写法,告知函和答复函非常接近,区别在于:答复函是答复对方所询问题,而告知函则是告知对方有关情况。正文包括两方面内容:(1)告知缘由,说明制发本函的原因;(2)告知事项,简明扼要地阐述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题。

 

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